WhatsApp voor uw salon: herinneringen en berichten

De WhatsApp Business-app

Een gratis app op een telefoon, los van uw privé-WhatsApp, met een zakelijk profiel: adres, openingstijden, een korte omschrijving. U kunt een afwezigheidsbericht instellen voor buiten openingstijden, een begroetingsbericht voor nieuwe klanten en snelle antwoorden voor vragen die steeds terugkomen. Voor een salon met één of twee mensen is dit vaak al genoeg om rust te brengen.

Het WhatsApp Business Platform

Dit is de variant waarmee software automatisch berichten kan versturen, bijvoorbeeld een herinnering vanuit uw boekingssysteem. Hier werkt u via een aanbieder of via uw salonsoftware, niet via een app op de telefoon. Het is wat u nodig heeft als u wilt dat elke klant de dag voor de afspraak vanzelf een bericht krijgt.

Het belangrijkste verschil: de Business-app is voor gesprekken die u zelf voert. Het platform is voor berichten die uw systeem verstuurt.

• Het 24-uursvenster. Stuurt een klant u een bericht, dan kunt u daarna 24 uur vrij antwoorden. Elk nieuw bericht van de klant zet die 24 uur opnieuw in.
• Buiten dat venster: alleen vaste sjablonen. Een herinnering drie dagen na de boeking valt buiten het venster. Die moet via een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon, met vaste tekst en invulvelden voor naam, datum en tijd.
• Toestemming van de klant. Voor zulke berichten moet de klant hebben aangegeven dat ze via WhatsApp bericht wil krijgen. Een vinkje bij het boeken is de gebruikelijke weg. Leg vast wanneer en hoe de toestemming is gegeven.
• Kosten per bericht. Voor sjabloonberichten kan Meta kosten rekenen, afhankelijk van het soort bericht en het moment. De tarieven veranderen; kijk bij Meta of bij uw aanbieder voor de actuele bedragen.

Een herinnering is een servicebericht, geen reclame. Wilt u klanten ook wijzen op een actie of een nieuwe behandeling, dan is dat een ander soort bericht, met eigen voorwaarden en kosten. Houd die twee gescheiden.

• De naam van de salon, zodat het bericht niet als spam voelt.
• Datum, tijd en behandeling. Bij meerdere kappers ook de naam van de kapper.
• Een link om te verzetten of af te zeggen.
• Eventueel een praktische zin: "Kom gerust met droog haar" of "Parkeren kan achter de salon".

Een herinnering met een verzetlink is een van de eenvoudigste middelen tegen lege stoelen. Hoe herinneringen samenwerken met aanbetalingen en een afzegbeleid, leest u bij no-shows voorkomen met aanbetaling en herinneringen.

• Een vaste salontelefoon of een vast nummer. Niet uw privénummer. Dan kunt u na sluitingstijd echt stoppen, en neemt een collega het over als u vrij bent.
• Een automatisch antwoord met de boeklink. "Wij zijn aan het knippen en antwoorden zo snel mogelijk. Wilt u een afspraak maken? Dat kan direct via deze link." Een deel van de klanten regelt het dan zelf.
• Snelle antwoorden. Voor openingstijden, parkeren en de vraag wat een kleuring kost.
• Vaste momenten om te antwoorden. Tussen twee klanten, in de lunchpauze, aan het eind van de dag.

Klanten sturen soms foto's van zichzelf of van hun haar. Bewaar die niet ongemerkt op uw telefoon tussen privéfoto's. Gaat het om foto's die u wilt gebruiken of klantgegevens die u vastlegt, lees dan AVG in de salon voor de praktische kant.

Let op dat een zwevende appknop rechtsonder op de telefoon niet over de boekknop of de cookiemelding heen valt. Test het op een paar telefoons, want een knop die de boekknop afdekt, kost boekingen. Hoe de boekknop zelf op uw site komt, leest u bij online afspraken maken voor uw kapsalon.

• Een WhatsApp Business-profiel met afwezigheidsbericht, begroeting en snelle antwoorden.
• Automatische herinneringen via uw salonsysteem of via Glowbook, waarin WhatsApp-herinneringen standaard zijn opgenomen.
• Een toestemmingsvinkje in het boekscherm, zodat u kunt laten zien dat klanten hebben ingestemd.
• Een appknop op uw website die niets anders in de weg zit.

U kunt ons zelf ook gewoon appen: voor vragen over uw site of een aanpassing aan de prijslijst. Een WhatsApp-knop op uw site zit in het pakket Salon Compleet, € 99 per maand, met de website, hosting en onderhoud erbij. Het totaalplaatje staat op website en online boeken voor uw kapsalon.