Websiteonderhoud in Eindhoven

Wat wel meespeelt, en vaak onbewust, is het technische signaal dat uw site afgeeft. Een pagina die vier seconden nodig heeft, een certificaatwaarschuwing in de browser, een zoekfunctie die niets vindt of een PDF-link die naar een foutpagina wijst: dat leest een ingenieur als slordigheid. Niet aan de website, maar aan het bedrijf. In een markt waar u wordt vergeleken met twee andere leveranciers, is dat een duurder detail dan het lijkt.

Wat wij daarom meten in plaats van vinden

Wij werken met cijfers waar dat kan. De laadtijd van de zwaarste pagina's, het aantal verzoeken dat een pagina doet, de reactietijd van de server, het aantal geblokkeerde inlogpogingen, de tijd tussen het uitkomen van een beveiligingsupdate en het uitvoeren ervan. Die getallen staan in uw maandoverzicht en ze zijn vergelijkbaar over de tijd, zodat u ziet of het beter of slechter wordt in plaats van dat u het moet geloven.

Dat vinden technische bedrijven prettig, en het houdt ons ook scherp. Als de laadtijd van een productpagina in drie maanden oploopt van twee naar drie en een halve seconde, dan is er iets gebeurd: een nieuwe plugin, een zwaarder beeld, een externe script van een marketingtool. Dan zoeken wij dat uit voordat het een probleem wordt. Zonder meting merkt u zoiets pas als het al hinderlijk is, en dan is de oorzaak veel lastiger terug te vinden.

Een designstudio op Strijp-S liet ons kijken naar een site waarvan de zwaarste projectpagina bijna acht seconden nodig had. De oorzaak bleek een combinatie van niet-verkleinde beelden en drie lettertypebestanden die extern werden opgehaald terwijl er maar één gebruikt werd. Na een halve dag werk stond diezelfde pagina op iets meer dan twee seconden, zonder dat er visueel iets was veranderd. Zulke winst zit vaker in wat er onnodig wordt meegeladen dan in het ontwerp zelf.

Het probleem zit in de koppeling tussen documenten en pagina's. Een datasheet wordt vervangen door een nieuwe revisie, maar de oude versie blijft ergens anders op de site staan en wordt nog steeds gevonden. Een productlijn vervalt, de pagina blijft. Een handleiding verhuist en drie verwijzingen ernaartoe werken niet meer. Bij bedrijven met honderden documenten is dat binnen een paar jaar onbeheersbaar geworden.

Wat er in beheer bij hoort

• Periodiek controleren of alle documentlinks nog werken, intern zowel als naar sites van partners en distributeurs.
• Bijhouden welke revisie er online staat en oude versies uit de mediabibliotheek verwijderen zodra er een nieuwe is.
• Vervallen producten netjes doorverwijzen naar de opvolger in plaats van ze te laten verdwijnen in een foutpagina.
• Zorgen dat grote PDF's niet ongemerkt de laadtijd van een overzichtspagina beïnvloeden.

Daarnaast speelt de taal een rol. Veel bedrijven in deze regio exporteren en hebben een Engelstalige versie naast de Nederlandse. Wat wij bijna altijd zien, is dat de Engelse kant achterloopt: nieuwe producten staan er niet op, of het formulier op de Engelse contactpagina verstuurt naar een adres dat niemand meer leest. Voor een buitenlandse inkoper is dat de enige versie die er is. Wij vertalen niet, maar wij melden per maand welke pagina's in de tweede taal ontbreken of verouderd zijn, zodat het een keuze blijft en geen ongeluk. Zulke controles vallen bij ons onder een vast onderhoudscontract in plaats van onder losse opdrachten.

Wat wij bewust niet aanraken zonder overleg, is de indeling van uw catalogus. Hoe u producten groepeert en benoemt, is een keuze van uw verkoop- en engineeringkant, niet van een beheerpartij. Wij melden wel wanneer die structuur bezoekers in de weg zit, bijvoorbeeld wanneer een productlijn alleen via de zoekfunctie te vinden is of wanneer twee pagina's vrijwel hetzelfde beschrijven. U beslist, wij voeren uit.

Rond een beurs verandert er in korte tijd veel. Er komt een landingspagina bij, een aanmeldformulier voor een afspraak op de stand, een nieuwsbericht, en na afloop moet dat allemaal weer weg of aangepast worden. Dat zijn kleine wijzigingen, maar ze zijn tijdgevoelig, en het is uitgerekend het type werk waarvoor u niet wilt wachten op een offerte. In een abonnement zit dat erin: u geeft door wat er moet komen, wij zetten het klaar, en bij Zakelijk en Groei gebeurt dat binnen vier werkuren.

Rust inbouwen op de juiste momenten

Andersom plannen wij ingrijpende technische wijzigingen liever niet in zo'n week. Een overstap naar een nieuwere PHP-versie, het vervangen van een verouderde pagebuilder of een verhuizing naar zwaardere hosting doen wij in een periode waarin het rustig is op de site. Bij veel bedrijven hier is dat de bouwvak of de laatste weken van december. Wij vragen dat gewoon aan u, want u weet beter dan wij wanneer uw klanten aan het werk zijn.

Er hoort nog iets bij dat vaak vergeten wordt: campagnes leggen extra last op de site. Een site die met dertig bezoekers per dag prima werkt, kan onderuitgaan bij een advertentiecampagne of een vermelding in een vakblad, meestal doordat een zware overzichtspagina of een ongecachete zoekfunctie de server laat zwoegen. Dat is vooraf te testen en zo nodig te verhelpen, en dat is een stuk goedkoper dan het achteraf ontdekken op de dag dat het budget al is uitgegeven.

Vakantieperiodes zijn een apart geval. In de bouwvak en rond de kerst is er op veel bedrijven niemand die de site in de gaten houdt, terwijl buitenlandse klanten in andere landen gewoon doorwerken. Wij monitoren door en herstellen storingen die binnen het abonnement vallen zonder dat u eerst toestemming hoeft te geven. U leest achteraf in het maandverslag wat er is gebeurd en waarom. Voor bedrijven met export is dat vaak de eigenlijke reden om beheer uit te besteden.

De ontwikkelaar is in loondienst gegaan bij een van de grote werkgevers hier, of het bureau richt zich inmiddels op andere klanten en rekent een tarief dat niet meer past bij het onderhouden van een bestaande site. Wat overblijft is een systeem dat u niet durft aan te raken. Updates worden uitgesteld omdat niemand weet wat er stuk kan gaan, en dat uitstel is precies wat het risico vergroot.

Hoe wij zulke sites in beheer nemen

Eerst brengen wij in kaart wat er is: welke bestanden zijn aangepast, waar zit het maatwerk, welke plugins hebben een licentie en op wiens naam staat die. Vervolgens maken wij een externe back-up buiten uw hosting, zodat er hoe dan ook een werkende kopie bestaat die niet afhangt van de vorige partij. Daarna richten wij een testomgeving in, want bij maatwerk gaan wij niet rechtstreeks op de live site aan het werk.

Achterstallige updates voeren wij gefaseerd door, telkens met een controle van de onderdelen die er echt toe doen. Werkt de configurator nog, komt een formulierinzending aan, blijven de prijzen kloppen. Waar maatwerkcode niet meer te redden valt omdat een nieuwe PHP-versie hem breekt, zeggen wij dat en leggen wij de opties voor. Soms is de oplossing een klein stukje herschrijven, soms is het een bestaande plugin die hetzelfde doet en die wel onderhouden wordt. Wat wij niet doen, is een nieuwe website verkopen; wij bouwen die namelijk niet. Wij houden wat er staat draaiende zolang dat verantwoord is, en zeggen het eerlijk wanneer dat niet meer zo is. Wat er onder de dagelijkse technische hulp bij WordPress valt, spreken wij vooraf af.

Onze afspraken zijn eenvoudig. Bij een site die offline is, beginnen wij direct met herstellen, ongeacht welk pakket u afneemt. Overige verzoeken pakken wij binnen vier werkuren op bij Zakelijk en Groei, en binnen acht werkuren bij Basis. Updates controleren wij wekelijks; beveiligingsupdates wachten niet op een vaste dag. Voor elke ingreep staat er een back-up klaar, en die back-ups bewaren wij extern binnen de EU, los van uw hosting, in meerdere generaties zodat wij niet alleen naar gisteravond kunnen terugkeren.

Wat het kost en wat u ervoor terugziet

Basis is 79 euro per maand, Zakelijk 149 euro en Groei 249 euro, exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten, geen minimale looptijd en de prijs is landelijk gelijk. Voor een site met maatwerk of een besloten gedeelte is Zakelijk meestal het passende niveau; Groei is bedoeld voor sites met veel wijzigingen of een webshop. Elke maand ontvangt u een verslag in het Nederlands met de uitgevoerde updates, de doorgevoerde wijzigingen, de geblokkeerde inlogpogingen, de ontwikkeling van de laadtijd en de status van de back-ups.

Waarom op afstand hier goed werkt

Wij komen niet langs, en bij technische bedrijven blijkt dat zelden een bezwaar. Een reisuur en een vergadering leveren minder op dan een appje met een schermafbeelding erbij. Ons technische team zit in India en werkt in een andere tijdzone, waardoor er ook buiten uw kantooruren gemonitord en doorgewerkt wordt; storingen zijn daardoor regelmatig al opgelost voordat de eerste medewerker de fabriek binnenloopt. Afstemming, rapportage en telefonisch contact zijn Nederlandstalig. Wilt u eerst weten hoe uw site ervoor staat en welk pakket past, dan kunt u uw situatie aan ons voorleggen zonder dat daar iets uit hoeft te volgen.