Websiteonderhoud in Nijmegen

Waar het in de praktijk misgaat

Het meest voorkomende probleem is niet spectaculair: formulierinzendingen die jarenlang in de database van de website blijven staan omdat de gebruikte uitbreiding dat standaard doet. Een praktijk denkt dat de aanvraag alleen per mail binnenkomt, maar er ligt intussen een archief van duizenden regels op een server waar niemand naar omkijkt. Wordt zo'n site gekraakt, dan is dat meteen een datalek met meldplicht.

Daarnaast zien wij regelmatig verwerkersovereenkomsten die nooit zijn opgesteld, een certificaat dat wel is aangevraagd maar niet overal wordt afgedwongen, en analysescripts of chatvensters die gegevens naar partijen buiten de EU sturen zonder dat iemand daar ooit een besluit over heeft genomen.

Wat wij eraan doen

Wij ruimen die opslag op, stellen een bewaartermijn in, zorgen dat al het verkeer versleuteld loopt en brengen in kaart welke externe scripts uw pagina's laden. Formulieren testen wij elke maand door ze daadwerkelijk in te dienen, zodat u niet pas na een stille week ontdekt dat er niets meer aankomt. De beveiliging van uw WordPress-site hoort bij elk pakket: updates, een firewall, controle op verdachte inlogpogingen en een reservekopie die buiten uw eigen hosting staat.

Wij zijn geen juristen en schrijven geen privacyverklaring voor u. Wat wij wel doen is de techniek zo inrichten dat uw verklaring klopt met wat er werkelijk gebeurt. Dat scheelt in de praktijk de meeste discussie bij een audit of bij vragen van een zorgverzekeraar.

Wat wij niet doen, is uw praktijk bang maken. De meeste zorgsites die wij nakijken zijn niet gevaarlijk, ze zijn achterstallig. Dat verschil is belangrijk, want achterstallig is met een paar uur werk opgelost en daarna is het een kwestie van elke maand even kijken. Wij zetten in de eerste rapportage daarom duidelijk uit elkaar wat er werkelijk moet gebeuren en wat rustig kan wachten tot het volgende onderhoudsmoment.

Het patroon dat wij herkennen

De verantwoordelijkheid verschuift ongemerkt. Eerst regelt de bouwer alles, dan neemt iemand van de organisatie het erbij, vervolgens is die persoon weg en blijft er een site over waarvan niemand meer weet op welke hosting hij draait. Wij hebben meer dan eens moeten uitzoeken bij welke provider een domein liep, omdat de factuur naar een mailadres ging dat al twee jaar niet meer bestond.

Technisch loopt zo'n site langzaam vast. Het thema is nog gebouwd voor een oudere PHP-versie, een deel van de uitbreidingen is uit de handel genomen en de contactpagina verwijst naar een telefoonnummer dat niet meer klopt. Voor bezoekers is dat verwarrend, en voor een zoekmachine is het een signaal dat de organisatie er misschien niet meer is.

Overname zonder gedoe

Wij nemen zulke sites regelmatig over. Eerst brengen wij in kaart wat er staat: hosting, domeinregistratie, mailkoppeling, welke uitbreidingen actief zijn en welke daarvan nog onderhouden worden. Daarna maken wij een volledige kopie, testen wij de updates op die kopie en zetten wij pas daarna de live site bij. Zo weet u vooraf of er iets breekt, in plaats van dat u het merkt op een maandagochtend.

Voor organisaties die met projectbudgetten werken is de maandelijkse opzegbaarheid vaak doorslaggevend. U zit nergens aan vast en kunt het onderhoud laten meelopen zolang het project loopt. Stopt het, dan zetten wij de site netjes in een rustige staat of dragen wij hem over aan de volgende beheerder, met alle inloggegevens op één plek.

Er is nog een reden om zo'n site niet te laten versloffen. Loopt er een aanvraag voor financiering of een samenwerking met een ziekenhuis of hogeschool, dan wordt er vrijwel altijd even naar de website gekeken. Een site die technisch achterloopt en waarvan het laatste bericht uit 2021 stamt, maakt dat gesprek nodeloos moeilijk. Bijwerken kost in de meeste gevallen minder tijd dan het schrijven van de aanvraag zelf.

Vijf dingen die telkens terugkomen

• Achterstallige kern en uitbreidingen. Gemiddeld staan er tien tot twintig updates open, waarvan er meestal een of twee een bekend beveiligingslek dichten.
• Geen werkende reservekopie. De hosting maakt er misschien een, maar niemand heeft ooit geprobeerd die terug te zetten. Een back-up die u nooit hebt getest, is een aanname.
• Foto's rechtstreeks uit de camera. Beelden van drie tot vijf megabyte per stuk, waardoor een pagina op mobiel traag opbouwt.
• Formulieren die niets meer doen. Vaak door een gewijzigd mailadres of een strengere mailserver, en zonder dat er ergens een kopie wordt bewaard.
• Verlaten uitbreidingen. Sliders, galerijen en formulierbouwers die de maker jaren geleden heeft opgegeven en die nu open staan.

Wat u daarmee kunt

Dat lijstje krijgt u van ons op papier, in gewoon Nederlands, met per punt wat het risico is en hoeveel werk het kost. U mag daar zelf mee aan de slag of het bij uw huidige bouwer neerleggen. Wij vragen er niets voor en hangen er geen verkoopgesprek aan vast.

Het nut zit vooral in de volgorde. Een ondernemer die hoort dat er twintig updates open staan, weet niet waar hij moet beginnen. Wij zetten erbij welke drie dingen deze week af moeten en welke rest kan wachten tot het volgende onderhoudsmoment. Meestal is de site binnen een dag in een veilige staat en gaat de rest daarna in maandelijkse stappen.

Wat ons daarbij telkens opvalt, is hoe vaak ondernemers ervan uitgaan dat hun site in orde is omdat hij er goed uitziet. Vormgeving en techniek staan echter volledig los van elkaar. Een site kan er strak en modern uitzien en tegelijk drie jaar zonder enige update draaien. Andersom komt net zo goed voor: technisch niets aan de hand, terwijl de inhoud al twee jaar niet klopt. Om die reden lopen wij bij een controle allebei de kanten na en niet alleen de motorkap.

Wat er speelde

Het aanmeldformulier verstuurde al ruim vijf maanden niets meer. De hostingpartij was overgestapt op strengere verzendregels en de site verstuurde nog altijd mail vanaf een adres dat niet bij het domein hoorde. Die berichten verdwenen bij de ontvanger zonder foutmelding. Ondertussen stapelden de inzendingen zich op in de database van de site, waar niemand ooit keek: 214 aanmeldingen die nooit zijn beantwoord.

Daarnaast laadde de homepage in ruim negen seconden op een gemiddelde mobiele verbinding. De oorzaak was een fotogalerij van de behandelruimtes met beelden van vier megabyte per stuk, plus drie los ingeladen lettertypen.

Wat wij hebben gedaan

• Verzending omgezet naar een correct ingestelde afzender met bezorgbevestiging, plus een kopie van elke inzending naar een tweede adres.
• Beelden teruggebracht naar webformaat en pas laten laden wanneer de bezoeker eraan toe is.
• De achterstallige inzendingen geëxporteerd, zodat de praktijk die mensen alsnog kon benaderen.
• Bewaartermijn ingesteld op negentig dagen en de oude regels opgeruimd.

Het resultaat

De laadtijd op mobiel ging terug naar iets onder de drie seconden. In de twee maanden erna kwamen er weer 30 tot 40 aanvragen per maand binnen, ongeveer het niveau van voor de storing. Van de 214 achterstallige aanmeldingen reageerde bijna een kwart alsnog positief op een excuusmail. Het is geen spectaculair verhaal, maar het laat wel zien wat een halfjaar zonder controle kost. Het onderhoud dat dit voorkomt, kost minder dan één gemiste behandelreeks per maand.

Wij noemen dit voorbeeld omdat het zo gewoon is. Er was geen inbraak, geen kwaadwillende partij en geen dure fout. Er was een wijziging bij de hostingpartij waar niemand van wist, en een halfjaar waarin niemand het formulier heeft uitgeprobeerd. Precies daarom staat die test bij ons elke maand op de lijst, ook wanneer er niets aan de hand lijkt. Het is saai werk, en het is het enige wat dit soort stille storingen op tijd zichtbaar maakt.

Waar u dan tegenaan loopt

Meestal ontbreekt het niet aan goede wil maar aan bereikbaarheid. Uw mail blijft twee weken liggen, de site staat er intussen uit, en u ontdekt dat u zelf geen beheerdersaccount hebt. Soms staat het domein zelfs op naam van de bouwer in plaats van op uw bedrijf. Dat laatste is te repareren, maar het kost tijd die u op zo'n moment niet hebt.

Hoe wij een overname aanpakken

Wij beginnen bij eigenaarschap. Domein op uw naam, hostingaccount op uw naam, u als hoofdbeheerder in de site zelf. Pas daarna kijken wij naar de techniek. Van alles wat wij aantreffen leggen wij vast waar het staat en wat het doet, zodat u die informatie ook hebt als u ooit met iemand anders verder wilt. Wij houden niets achter en geven op verzoek alle gegevens mee.

En als er geen contact meer mogelijk is

Ook zonder medewerking van de vorige beheerder komen wij er meestal uit. Via de domeinregistratie is te achterhalen waar een site draait, en met een aantoonbaar recht op het domein kunt u toegang terugvragen. Wij begeleiden dat traject en bouwen ondertussen een werkende kopie op, zodat u niet weken zonder website zit.

Bereikbaarheid is precies de reden dat onze afspraken vastliggen. Ligt uw site eruit, dan gaan wij er direct achteraan. Voor gewone verzoeken hangt de reactietijd af van uw pakket: vier of acht werkuren. U hebt een Nederlands nummer en WhatsApp, geen ticketsysteem dat u nooit terugbelt.

Overigens werken wij prima samen met een bouwer die nog wel actief is. Veel ondernemers laten het ontwerp en de grotere aanpassingen bij hun vertrouwde partij liggen en leggen alleen het technische onderhoud bij ons neer. Dat scheelt die bouwer werk waar hij toch weinig zin in heeft, en u weet zeker dat er elke maand iemand naar de site kijkt.