AVG in de salon: klantgegevens, allergieën en foto's

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres voor afspraken en herinneringen.
• Afspraakgeschiedenis: wanneer iemand kwam en voor welke behandeling.
• Kleurformules, haarstructuur en notities over voorkeuren.
• Soms een geboortedatum, voor een verjaardagsbericht.
• Gegevens over allergieën, huidreacties of een gevoelige hoofdhuid.
• Foto's van het resultaat.

De vuistregel uit de AVG is dat u alleen vastlegt wat u nodig heeft voor een duidelijk doel. Een telefoonnummer om een herinnering te sturen: prima. Een geboortedatum die u nergens voor gebruikt: niet nodig. Hoe u een klantenkaart zo inricht dat er alleen in komt wat u gebruikt, staat op de pagina over de digitale klantenkaart.

Voor een salon ligt uitdrukkelijke toestemming het meest voor de hand. Dat is volgens de AP een zwaardere vorm van toestemming dan normaal: specifiek, goed geïnformeerd en gegeven met een duidelijke, actieve handeling. Een vinkje dat al aan staat telt niet.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

• U vraagt de klant of u de reactie mag noteren, zodat u er bij een volgende kleuring rekening mee houdt. U legt vast dat de klant daarmee instemt.
• U noteert zo weinig als nodig. "Allergietest gedaan op 3 maart, reactie, geen oxidatiekleuring" is genoeg. Een uitgebreid verhaal over medicijnen hoort er niet in.
• Alleen de mensen die het nodig hebben, kunnen het zien. Een stagiair die alleen föhnt, hoeft niet in elke klantenkaart.
• Wil de klant niet dat u het opschrijft, dan respecteert u dat. U vraagt het de volgende keer gewoon opnieuw.

Wordt de allergietest of het kleurconsult online aangevraagd, let dan op wat het formulier vraagt. Een open veld "Heeft u allergieën?" op de website haalt gezondheidsgegevens binnen via uw mailbox. Laat zo'n vraag liever bij het consult in de salon.

• Vraag het voordat u de foto maakt, niet als hij al online staat.
• Maak duidelijk waar de foto komt: alleen Instagram, ook de website, of ook advertenties.
• Toestemming moet vrij zijn. Een korting in ruil voor een foto maakt het minder vrij.
• Trekt de klant de toestemming in, dan haalt u de foto weg. De AP zegt erbij: niet alleen van de site, ook uit uw archief.

Leg vast wie toestemming gaf, wanneer en waarvoor. Een notitie in de klantenkaart is genoeg. Over het fotograferen zelf, de achtergrond en de laadtijd op uw site gaat de pagina foto's van uw werk: portfolio, toestemming en laadtijd.

Daar staat de fiscale bewaarplicht tegenover. Volgens de Belastingdienst bewaart u uw administratie in de regel zeven jaar. Dat gaat over kassabonnen, facturen en de boekhouding, niet over de kleurformule van iemand die vijf jaar niet is geweest.

Een werkbare afspraak voor uzelf

• Bepaal na hoeveel jaar zonder bezoek een klantenkaart wordt verwijderd of geanonimiseerd. Schrijf het op.
• Loop één keer per jaar de klanten na die al die tijd niet zijn geweest. Veel boekingssystemen kunnen daarop filteren.
• Foto's van klanten die niet meer komen, kunt u laten staan zolang de toestemming geldt. Wordt die ingetrokken, dan gaan ze weg.
• Vraagt een klant om verwijdering van zijn gegevens, dan doet u dat, behalve wat u voor de fiscus moet bewaren.

Hetzelfde geldt voor de partij die uw website beheert en voor de hosting, als daar formulieren met klantgegevens binnenkomen. Wat er in zo'n overeenkomst hoort te staan, leest u in het artikel over de verwerkersovereenkomst met uw webbureau.

Op uw website hoort een privacyverklaring waarin staat welke gegevens u verzamelt, waarvoor en hoe lang. Een algemeen sjabloon met "wij verkopen uw gegevens niet" is te weinig; noem ook de allergie-notities en de foto's.

Ook dit hoort erbij

• Een eigen account per medewerker in het boekingssysteem, zodat niet iedereen met één wachtwoord werkt.
• Een pincode op de salontelefoon en de tablet bij de kassa.
• Weten wat u doet als er iets misgaat, zoals een gestolen telefoon met de WhatsApp van de salon erop. Een datalek kan een meldplicht bij de AP hebben.

Wij regelen voor salons de technische kant van de website: beveiliging, updates en een verwerkersovereenkomst voor wat er via de site binnenkomt. Hoe dat samenhangt met de rest van uw online systemen, staat op de pagina over een website voor uw kapsalon.