Websiteonderhoud in Groningen

Werkgebied is geen detail

Op veel sites die wij overnemen staat alleen een postadres en verder niets. Geen lijst met plaatsen, geen kaartje, geen zin over hoe ver u rijdt. Voor een bedrijf dat een straal van zeventig kilometer bedient is dat weggegooide moeite. Een simpele alinea met de plaatsen waar u regelmatig komt, doet meer dan een dure herbouw. Het is bovendien geen truc: als iemand uit Delfzijl leest dat u daar wekelijks bent, scheelt dat hem een telefoontje.

Twee soorten bedrijven, twee soorten sites

In de praktijk zien wij hier twee typen ondernemingen naast elkaar bestaan. De eerste zoekt klanten in de eigen omgeving: aannemers, hoveniers, tandartspraktijken, accountants. Voor hen telt vooral of de site snel laadt op een telefoon, of het telefoonnummer meteen zichtbaar is en of het contactformulier ook echt aankomt. De tweede groep levert landelijk of internationaal: softwarebedrijven, toeleveranciers in de energiesector, laboratoria. Die hebben niets aan een plaatsnaam bovenaan, maar veel aan heldere productpagina's, een goede Engelse versie en documenten die je zonder gedoe kunt downloaden.

De fout die wij het vaakst zien is een site die per ongeluk het verkeerde type is geworden. Een bedrijf dat aan heel Nederland levert, heeft dan een pagina waarop drie keer het woord regio staat. Of andersom: een lokale dienstverlener presenteert zich zo abstract dat niemand doorheeft dat hij om de hoek zit. Dat corrigeren kost geen nieuwe website, maar een paar uur werk aan koppen, teksten en de indeling van het menu. Wij nemen dat mee binnen het onderhoud, in overleg, zodat u er zelf geen avonden aan kwijt bent.

Energie en duurzaamheid

Bedrijven in warmtepompen, zonnestroom, netwerktechniek en verduurzaming hebben last van pieken. Verandert er iets aan een subsidieregeling, dan staat de telefoon roodgloeiend en loopt het aantal bezoekers op de site in een dag hard op. Juist dan blijkt of de hosting het aankan en of het aanvraagformulier onder druk blijft werken. Wij letten hier vooral op laadtijd bij drukte en op formulieren die stilletjes falen zonder foutmelding. Dat laatste komt vaker voor dan u denkt: de bezoeker ziet een bedankscherm, u ontvangt niets.

Zorg en onderzoek

Praktijken, zorgaanbieders en onderzoeksgroepen werken met gegevens van mensen. Een verouderde plugin die formulierinzendingen in de database bewaart, is dan geen technisch detail maar een risico waar u verantwoordelijk voor bent. Wij kijken standaard welke plugins gegevens opslaan, hoe lang die bewaard blijven en of de site nog een geldig certificaat heeft. Zorg is ook de sector waar telefonische bereikbaarheid zwaar telt: valt de site uit tijdens een spreekuur, dan wilt u niet in een Engelstalig ticketsysteem terechtkomen. Bij een site die offline is pakken wij direct op, ongeacht het abonnement.

IT en software

Softwarebedrijven hebben zelf verstand van techniek, maar hun eigen site is meestal het kind van de rekening. Die is ooit in een vrije week gebouwd, staat vol met halve landingspagina's van campagnes die al twee jaar niet meer lopen en heeft een verouderde PHP-versie omdat niemand tijd had om het te testen. Wij ruimen dat op zonder er een project van te maken: eerst een testomgeving, dan updaten, dan pas live. Wilt u weten hoe wij de beveiliging van een WordPress-installatie aanpakken, dan leest u dat apart na. Voor de meeste klanten telt vooral dat er iemand op let, elke maand, ook als het rustig is.

Voorbereiden gebeurt te laat

Het vervelende is dat de drukste weken samenvallen met de weken waarin ondernemers geen tijd hebben om aan hun website te denken. Wij zien ieder jaar hetzelfde patroon: half september komt de vraag of het reserveringssysteem gerepareerd kan worden, terwijl het probleem al in juni zichtbaar was. Onze suggestie is simpel. Zet in mei of juni een half uur in de agenda om de site door te lopen: kloppen de openingstijden nog, werkt het formulier, staan de prijzen goed, is het menu actueel. Dat halve uur voorkomt een dure spoedklus in het hoogseizoen.

Wat wij in die periode doen

Voor klanten met een sterk seizoen plannen wij de zwaardere ingrepen bewust buiten de piek. Een grote update van een boekingsplugin doen wij in juni, niet in de tweede week van september. Andersom houden wij in de drukke weken de vinger aan de pols: dagelijkse back-ups, en bij problemen sneller schakelen. De reactietijd is vier of acht werkuren, afhankelijk van uw abonnement, maar bij een site die er helemaal uit ligt gaan wij er meteen op.

Ook buiten de horeca

Het seizoenspatroon raakt meer bedrijven dan alleen kroegen en restaurants. Verhuurders van studentenkamers, kringloopwinkels, fysiotherapeuten, rijscholen en makelaars merken de instroom net zo goed. Voor een rijschool betekent september dat de inschrijfpagina het moet houden; voor een makelaar dat de zoekfunctie op woningaanbod niet mag haperen. Wij bekijken per klant welke pagina in welke maand het zwaarst belast wordt en zorgen dat juist die pagina snel blijft. Dat is geen ingewikkeld werk, maar het vraagt wel dat iemand het bijhoudt.

Er zit nog een tweede ritme in de stad: de kennisinstellingen en de zorg draaien op jaarcontracten en aanbestedingen. Wie daaraan levert, heeft juist in het voorjaar en het najaar zijn drukste momenten, wanneer offertes en documentatie de deur uit moeten. Voor die bedrijven zorgen wij dat downloads, formulieren en referentiepagina's op dat moment gewoon werken, want een kapotte pdf-link kost dan direct een kans.

• Een thema van een bouwer die gestopt is. Veel sites hier zijn zes tot tien jaar geleden gemaakt door een eenmanszaak die inmiddels iets anders doet. Het thema krijgt geen updates meer, maar werkt nog wel. Dat kan jaren goed gaan en dan opeens niet meer.
• Vijf plugins die hetzelfde doen. Drie formulierplugins, twee caching-oplossingen, een paginabouwer waarvan de helft niet wordt gebruikt. Elke overbodige plugin is extra laadtijd en een extra kans op een lek.
• Geen back-up buiten de hostingpartij. Heeft de hosting een probleem, dan is de back-up ook weg. Wij zetten daarom altijd een kopie weg op een externe locatie binnen de EU.
• Verlopen licenties. Betaalde plugins waarvan de licentie twee jaar geleden afliep en die dus geen beveiligingsupdates meer krijgen, terwijl de site wel netjes meldt dat alles is bijgewerkt.
• Beheerdersaccounts van mensen die er niet meer werken. Oud-medewerkers, de stagiair van 2019, de bouwer, een marketingbureau. Allemaal met volledige rechten.

Van inventarisatie naar rust

De eerste maand is bij ons daarom altijd de zwaarste. Wij ruimen accounts op, gooien overbodige plugins eruit, zetten back-ups goed, brengen PHP en WordPress naar een versie die nog ondersteund wordt en meten de laadtijd voor en na. Daarna wordt het saai, en dat is precies de bedoeling. Wilt u eerst weten hoe uw site ervoor staat zonder verplichtingen, vraag dan een vrijblijvende controle van uw website aan; u krijgt de bevindingen in gewoon Nederlands, zonder verkooppraat eroverheen.

Wat wij bewust niet doen, is alles omgooien omdat het anders kan. Draait uw site prima op een ouder thema en is er geen veiligheidsprobleem, dan laten wij dat staan. Een verbouwing die niemand gevraagd heeft, kost u geld en levert doorgaans nieuwe fouten op.

Wat het inventariseren in deze regio soms lastig maakt, is dat de oorspronkelijke bouwer onvindbaar is. Het bureaulandschap boven Zwolle bestaat voor een groot deel uit kleine partijen van een of twee man, en die komen en gaan. Wij hebben daar routine in: met toegang tot de hosting en het domein komen wij er vrijwel altijd uit, ook zonder medewerking van degene die de site ooit heeft opgeleverd.

Hoe het contact loopt

U belt of appt een Nederlands nummer. Wilt u liever mailen, dan kan dat ook. U krijgt geen ticketformulier waar u eerst een categorie moet kiezen. Kleine wijzigingen, zoals een nieuwe prijs, een gewijzigde openingstijd of een extra vacature, geeft u door en die worden binnen de afgesproken reactietijd verwerkt. Een keer per maand ontvangt u een rapport waarin staat welke updates zijn uitgevoerd, of er iets geblokkeerd is, hoe snel de site is en hoeveel bezoekers er waren.

Wie het werk doet

Wij zijn er open over: het technische team zit in India, de aansturing en het klantcontact zijn Nederlands. Dat is de reden dat een volwaardig abonnement 79 euro per maand kan kosten in plaats van drie keer zoveel. U merkt er in de praktijk weinig van, behalve dat er ook vroeg in de ochtend al gewerkt is aan wat u de avond ervoor doorgaf. Back-ups blijven binnen de Europese Unie staan.

Wat het u oplevert

Het grootste voordeel is dat u niet meer hoeft na te denken over de vraag of iets nog wel bijgewerkt is. Geen mailtje van uw hoster over een verouderde PHP-versie dat u drie maanden laat liggen. Geen paniek als er een lek in een populaire plugin wordt gevonden. Geen zoektocht naar de bouwer van vijf jaar geleden die niet meer reageert.

Wilt u weten of dit bij uw situatie past, dan kijken wij eerst naar uw huidige site voordat er iets getekend wordt. Past het niet, dan zeggen wij dat. Draait uw website al prima en heeft u alleen af en toe een uurtje hulp nodig, dan is een abonnement waarschijnlijk zonde van uw geld.