Websiteonderhoud in Leiden

Waar het misloopt

• De taalaanduiding in de broncode staat nog op de oorspronkelijke taal, ook op pagina's die inmiddels vertaald zijn. Zoekmachines en schermlezers gaan daardoor van de verkeerde taal uit.
• De verwijzingen tussen de taalversies ontbreken of wijzen naar een pagina die niet meer bestaat, waardoor een van beide versies uit de resultaten verdwijnt.
• De taalkeuze staat verstopt onderaan de pagina of achter een vlaggetje. Een vlag is een land, geen taal, en dat leidt bij een internationaal publiek voorspelbaar tot verwarring.
• Formulieren, foutmeldingen en bevestigingsmails blijven in de andere taal staan, omdat die teksten diep in een plugin zitten en bij een vertaling zijn overgeslagen.

Dat laatste is het punt waar bezoekers werkelijk afhaken. Iemand vult in het Engels een aanvraag in en krijgt een Nederlandse foutmelding over een verplicht veld. Hij weet niet wat er mis is, probeert het nog een keer en geeft het op. Voor een bedrijf dat een handvol serieuze aanvragen per maand verwacht, is dat geen detail.

Een tweede kostenpost is minder zichtbaar. Elke extra taalversie verdubbelt het aantal pagina's dat moet worden bijgehouden, en dus ook het aantal plekken waar iets kan verouderen. Wij komen regelmatig sites tegen waarvan de Nederlandse versie keurig is bijgewerkt en de Engelse versie nog tarieven, adressen of teamleden uit een vorige fase toont. Voor een internationaal publiek is dat precies de versie die zij te zien krijgen.

Wat wij daaraan doen

Bij het overnemen van een meertalige site lopen wij eerst alle taalinstellingen na en leggen vast hoe het hoort te staan. Daarna controleren wij dat na elke update van de vertaalplugin opnieuw, want juist bij grote versiesprongen van dat soort onderdelen worden instellingen teruggezet. Wij testen daarbij ook de formulieren in beide talen, met een echte inzending, zodat we weten dat de bevestiging in de juiste taal aankomt.

Het vertalen zelf doen wij niet. Wij zorgen dat de techniek eromheen klopt en dat vertalingen die u aanlevert op de juiste plek terechtkomen en blijven staan.

1. Vacatures. In deze sector is werving een doorlopend proces. Vacatures worden geplaatst, verlopen en blijven staan. Een vervulde vacature die nog online staat, kost u sollicitaties van andere kandidaten en levert reacties op die niemand behandelt.
2. Congressen, symposia en agenda-items. Een agenda met afgelopen datums bovenaan is het snelste signaal dat er niemand meer op de site let.
3. Publicaties en persberichten. Vaak PDF-bestanden met verwijzingen naar externe bronnen. Die verwijzingen verlopen; de bestanden blijven.
4. Teamoverzichten. In een omgeving met veel promovendi, postdocs en projectmedewerkers verandert de bezetting continu.

Wat deze vier gemeen hebben: ze worden aangemaakt door iemand met haast, en er is geen moment ingepland om ze weer op te ruimen. Bij een organisatie die vooral op projectbasis werkt, wisselt bovendien de persoon die het beheer doet regelmatig. Elke wisseling laat een laagje achterstallige inhoud achter, en na een paar jaar is niet meer duidelijk wat er nog klopt.

Waarom dit een technisch probleem wordt

Op zichzelf is dit inhoudelijk werk, en dat blijft van u. Maar er zit een technische kant aan die zelden wordt gezien. Vacaturepagina's draaien meestal op een plugin met een eigen paginastructuur en eigen gestructureerde gegevens. Verloopt zo'n plugin, of wordt hij niet meer onderhouden, dan verdwijnen uw vacatures uit vacaturezoekmachines zonder dat er iets zichtbaar verandert op uw site. Hetzelfde geldt voor agenda-onderdelen.

Wij controleren daarom niet alleen of die pagina's laden, maar of ze nog correct worden uitgelezen. Daarnaast houden wij de verwijzingen in de gaten: een link naar een tijdschriftartikel of een subsidiepagina die nergens meer heen gaat, staat er soms jaren. Wij leveren periodiek een lijst met verwijzingen die niet meer werken, zodat iemand bij u ze kan bijwerken of weghalen.

Voor de vacatures zelf hebben wij een simpele afspraak die goed werkt: geef elke vacature bij plaatsing een einddatum. Dan verdwijnt hij vanzelf en hoeft niemand het te onthouden.

Voor winkels, cafés, kappers, fietsenzaken, sportscholen en verhuurders betekent dat: uw website heeft een paar weken per jaar waarin hij echt telt, en die weken liggen vast in de kalender.

Er is nog een verschil met andere steden. Een groot deel van uw publiek verhuist elk jaar: de eerstejaars van dit jaar zijn over vier jaar weg en er komt een nieuwe lichting die u nog nooit heeft gezien. Mond-tot-mondreclame heeft daardoor een kortere houdbaarheid dan elders, en uw vindbaarheid en eerste indruk wegen zwaarder. Een site die op een telefoon traag opent, kost u in september onevenredig veel.

Voorbereiding die in juli hoort te gebeuren

Wij plannen bij dit type bedrijf de technische voorbereiding vóór de zomer af. Concreet betekent dat: laadtijd meten en verbeteren voordat het bezoek oploopt, controleren of de site een plotselinge stijging aankan, en de zware onderdelen op de drukste pagina's terugbrengen. Grote versiesprongen van thema of plugins voeren wij niet uit in de eerste weken van september; die schuiven naar een rustiger moment. Beveiligingsupdates blijven wel gewoon doorgaan, want die kunnen niet wachten.

Een tweede punt is de praktische informatie. Studenten en bezoekers zoeken op hun telefoon naar openingstijden, prijzen en of iets nog beschikbaar is. Dat zijn vaak precies de gegevens die op de website ergens in een afbeelding staan, of in een PDF die op een klein scherm onleesbaar is. Wij wijzen dat aan; het aanpassen is meestal een kwestie van de tekst gewoon als tekst op de pagina zetten.

Ten slotte de reserveringen en bestellingen. Werkt uw site met een agenda, een tafelreservering of een bestelmodule, dan testen wij die vóór het seizoen met een echte proefboeking en niet alleen door te kijken of de knop reageert.

Waarom documenten problematisch zijn

Een PDF is voor de website één bestand, maar voor de bezoeker is het vaak een obstakel. Op een telefoon opent het traag of helemaal niet. Een schermlezer kan er niets mee als het document niet goed is opgebouwd. Zoekmachines lezen de inhoud slecht uit. En bij een migratie naar een nieuwe hostingpartij of een andere mediastructuur breken de verwijzingen ernaartoe, waarna het document nog wel op de server staat maar nergens meer bereikbaar is.

Wij inventariseren bij overname welke documenten er zijn, welke daadwerkelijk worden opgevraagd en welke al jaren door niemand zijn geopend. Vaak blijkt dat de helft weg kan. Van de documenten die blijven, controleren wij of ze bereikbaar zijn en of ze niet onnodig zwaar zijn; gescande documenten zijn regelmatig vijf tot tien keer groter dan nodig.

Bij een aantal organisaties in Leiden bleek na zo'n inventarisatie dat er documenten open en bloot stonden die daar nooit voor bedoeld waren: conceptversies, interne overzichten, een deelnemerslijst van een oud symposium. Ze waren niet vanaf de site aan te klikken, maar wel gewoon op te vragen als je het adres kende, en zoekmachines kenden dat adres. Dat is een van de eerste dingen waar wij naar kijken bij het afschermen van bestanden die niet openbaar horen te zijn.

Toegankelijkheid in de praktijk

Voor organisaties die met publieke middelen werken of die zorg leveren, gelden toegankelijkheidseisen. Volledige naleving is een traject waar ook uw redactie bij nodig is, want een groot deel gaat over taalgebruik, alternatieve teksten en de opbouw van uw eigen inhoud. Het technische fundament kunnen wij wel op orde brengen en houden.

• Een kloppende kopstructuur, zodat een schermlezer de pagina kan doorlopen.
• Voldoende contrast tussen tekst en achtergrond, ook in knoppen en formulieren.
• Volledige bedienbaarheid met alleen het toetsenbord, inclusief het menu.
• Formuliervelden met een gekoppeld label in plaats van alleen een grijze tekst in het veld.
• Foutmeldingen die uitleggen wat er mis is, en niet alleen een rood randje tonen.

Wij houden deze punten na elke update overeind. Dat is nodig, want een thema-update zet contrasten en focusaanduidingen met enige regelmaat terug naar de standaardinstelling van de bouwer.

Wij werken bewust anders, en niet omdat het indruk maakt maar omdat het scheelt in hersteltijd.

Onze werkwijze in vier stappen

1. Back-up eerst. Voor elke ingreep wordt een volledige kopie gemaakt van bestanden en database, extern opgeslagen binnen de Europese Unie. Niet op dezelfde server als de site, want dan bent u bij een serverprobleem beide kwijt.
2. Testen op een kopie. Grotere updates gaan eerst naar een afgeschermde testomgeving. Daar controleren wij de onderdelen die er voor u toe doen: formulieren, taalversies, downloads, inlogdelen.
3. Uitvoeren en vastleggen. Wat er is bijgewerkt, van welke versie naar welke, en wat er is opgevallen. Dat komt in de Nederlandstalige maandrapportage.
4. Terug kunnen. Blijkt er na het doorvoeren toch iets stuk, dan is de vorige toestand binnen korte tijd terug te zetten en begint in alle rust het uitzoeken van wat er precies is misgegaan. Dat is het verschil tussen een vervelend uurtje en een verloren dag.

Wat wij niet doen is alles klakkeloos bijwerken zodra er een nieuwe versie beschikbaar is. Bij een onderdeel dat diep in uw site verweven zit, wegen wij het risico van de update af tegen het risico van uitstel. Gaat het om een beveiligingslek, dan is er niets af te wegen en gebeurt het meteen. Gaat het om een functionele versiesprong, dan mag die best een paar weken wachten tot er tijd is om hem fatsoenlijk te testen.

Wat u eraan heeft

Het praktische voordeel is dat u bij vragen een antwoord krijgt in plaats van een vermoeden. Wanneer is de site langzamer geworden, wanneer is dat script toegevoegd, wie heeft die instelling gewijzigd. Bij organisaties die verantwoording moeten afleggen aan een subsidieverstrekker, een auditor of een moederorganisatie, is dat regelmatig het punt waar het onderhoud zichzelf terugverdient.

Storingen waarbij de site helemaal offline is, pakken wij direct op. Overige vragen beantwoorden wij binnen vier of acht werkuren, afhankelijk van uw abonnement. U bereikt ons in het Nederlands, telefonisch of via WhatsApp, ook al zit het technische team in India en wordt er dus ook gewerkt op momenten dat het hier stil is.