Websiteonderhoud in Utrecht

Op dat punt begint het echte probleem: de tijd die het kost om uit te zoeken wat er aan de hand is. Voor iemand die dit dagelijks doet, is een verspringende pagina een kwestie van tien minuten. Voor iemand die het een keer per jaar tegenkomt, is het een verloren middag, gevolgd door een zoektocht in een forum en een tijdelijke oplossing die de volgende update weer ongedaan maakt.

Wat een abonnement in de praktijk vervangt

Niet de kennis, maar de tijd. U hoeft niet meer te beoordelen of een update veilig is, of een melding in het dashboard belangrijk is, of een plugin die al twee jaar niet is bijgewerkt vervangen moet worden. Wij doen dat, met een back-up ervoor en een controle erna. Gaat er onverhoopt iets stuk, dan zetten wij de vorige versie terug en zoeken wij daarna rustig uit welke uitbreiding de oorzaak was.

Kleine inhoudelijke wijzigingen zitten er ook in. Een tarief aanpassen, een dienst toevoegen, een nieuwe foto plaatsen, een pagina offline halen. Dat zijn precies de klusjes die blijven liggen wanneer u ze zelf moet doen of wanneer u er per kwartier voor betaalt. U appt wat er moet gebeuren en het staat er. Bij Zakelijk en Groei binnen vier werkuren, bij Basis binnen acht. Voor de meeste eenmanszaken is dat het punt waarop de site weer bij blijft, gewoon omdat de drempel weg is.

Wat wij daarnaast merken bij kleine organisaties: er is vaak maar één persoon die weet hoe het zit. Gaat die met vakantie of stapt hij over, dan is de kennis weg. Wij leggen daarom vast waar de site draait, wie het domein beheert, welke licenties er lopen en wanneer die verlopen. Dat overzicht krijgt u ook zelf, zodat het niet in iemands hoofd blijft zitten. Bij een overname of een bedrijfsoverdracht scheelt dat een hoop uitzoekwerk.

Daar gaat regelmatig iets mis, en zelden met opzet. Het meest voorkomende probleem is dat inzendingen onbeperkt in de database van de site bewaard blijven, jarenlang, zonder dat iemand daarvan weet. Vaak staat de standaardinstelling van de formulierplugin zo, en die is niemand ooit tegengekomen. Nummer twee: aanmeldingen die per gewone mail worden doorgestuurd naar een privéadres van een medewerker. Nummer drie: een verouderde plugin voor online afspraken waarvan de leverancier al jaren niets meer heeft uitgebracht.

Wat wij hierin doen en wat niet

Wij zijn geen privacyjuristen en wij schrijven geen verwerkingsregister. Wat wij wel doen, is de techniek zo inrichten dat het niet onnodig misgaat: bewaartermijnen instellen voor formulierinzendingen zodat gegevens niet eeuwig blijven staan, versleutelde verzending van formuliermail regelen, verouderde afsprakenmodules vervangen door onderhouden alternatieven en een geldig certificaat bewaken zodat het verkeer versleuteld blijft.

Een praktijk in de regio ontdekte bij onze eerste controle dat er ruim vierduizend formulierinzendingen uit vier jaar tijd in de site stonden, inclusief klachtomschrijvingen. Die zijn na overleg geëxporteerd, gearchiveerd op een afgeschermde plek en uit de website verwijderd, waarna er een bewaartermijn van dertig dagen is ingesteld. Dat kostte een ochtend werk. Wat het voorkwam, is lastig in geld uit te drukken, maar het is precies de situatie waar u niet in wilt belanden na een inbraakpoging.

Wilt u weten of dit bij u speelt, dan kijken wij daar bij een kosteloze scan van uw site standaard naar, ook als u daarna niets afneemt.

Een laatste opmerking over dit onderwerp: een website is zelden de juiste plek voor dossiers of intake-informatie. Zodra er meer nodig is dan een aanmelding met contactgegevens, hoort dat in een afgeschermd systeem thuis en niet in de database van een site die aan het open internet hangt. Wij denken graag mee over die grens en zeggen het ook wanneer er iets in de site staat wat daar niet thuishoort, ook als het niet ons werk is om het te verplaatsen.

Wij herkennen dat aan een vast patroon. De site is prima bereikbaar op een gemiddelde dinsdag, maar zakt in zodra er een nieuwsbrief uitgaat of een advertentiecampagne start. Of de beheeromgeving is traag geworden, omdat de database vol staat met jaren aan revisies, logbestanden van plugins en verlopen sessies die nooit zijn opgeruimd. Vaak is dat niet eens een hostingprobleem maar een opruimprobleem.

Eerst opruimen, dan pas verhuizen

Wij adviseren zelden meteen een duurder pakket bij de hosting. Meestal beginnen wij met opschonen: overbodige plugins eruit, de database comprimeren, caching goed instellen, beelden verkleinen en scripts die het thema meelaadt maar die nergens gebruikt worden uitschakelen. In veel gevallen is dat genoeg om weer jaren vooruit te kunnen. Wat er precies te halen valt met het versnellen van uw pagina's laat zich vooraf redelijk goed inschatten.

Blijkt het daarna nog steeds te krap, dan is verhuizen naar zwaardere hosting wel de juiste stap, en dan weet u tenminste dat u betaalt voor capaciteit die u ook echt gebruikt. Wij regelen zo'n verhuizing zonder dat de site offline gaat en zonder dat u zelf met een hostingpartij hoeft te bellen. Wat wij daarbij ook meenemen is de mailkant, want dat is bij verhuizingen het onderdeel dat het vaakst stilletjes stukgaat: de site werkt, maar de formulieren komen niet meer aan.

Groei heeft ook een redactionele kant. Een site die voor vijf diensten is gemaakt en er nu twaalf beschrijft, wordt vanzelf rommelig: menu's met te veel items, pagina's die elkaar overlappen, oude teksten die nog verwijzen naar een aanbod dat u niet meer levert. Wij schrijven die teksten niet, maar wij signaleren wel waar het scheef loopt en wij voeren aangeleverde wijzigingen door. Zo blijft het achterstallig onderhoud van de inhoud niet net zo lang liggen als dat van de techniek.

• Openstaande updates, gemiddeld tussen de tien en dertig, waarvan er meestal een paar een bekend beveiligingslek dichten.
• Geen werkende back-up buiten de hosting. Vaak is er wel iets, maar staat het op dezelfde server als de site zelf.
• Een contactformulier dat een bedankboodschap toont maar geen mail meer verstuurt, of dat mail naar de spammap stuurt.
• Afbeeldingen die rechtstreeks uit de telefoon of camera zijn geüpload, soms van vijf megabyte per stuk.
• Beheerdersaccounts van oud-medewerkers of van een bureau waar u al twee jaar niet meer mee werkt.
• Een PHP-versie die geen beveiligingsupdates meer krijgt, wat de hostingpartij ooit heeft gemeld in een mail die nooit is gelezen.
• Verwijzingen naar pagina's die niet meer bestaan, meestal na een eerdere herinrichting van het menu.

Wat u daar zelf al aan kunt doen

Twee dingen kosten u samen een half uur en leveren het meeste op. Stuur uzelf een testbericht via het contactformulier vanaf een adres dat niet bij uw bedrijf hoort, en kijk of het in de gewone inbox belandt. Log daarna in op de site en bekijk de lijst met gebruikers: iedereen die er niet meer werkt, kan eruit. Deze twee controles vangen een verrassend groot deel van de problemen die wij bij nieuwe klanten aantreffen.

De rest, zoals updates, back-ups en de PHP-versie, is werk dat structureel moet gebeuren en niet een keer. Precies daarom is het als abonnement geregeld en niet als losse opdracht: een site die vandaag in orde is, is dat over vier maanden niet meer vanzelf.

Wij leveren de bevindingen altijd als lijst met een inschatting van urgentie, niet als cijfer. Een score van 62 uit 100 zegt u niets; de mededeling dat er een lek openstaat in de formulierplugin en dat er geen back-up buiten de hosting bestaat, wel. Op die lijst kunt u zelf beslissen wat u laat doen en wat niet, ook als u het door een andere partij laat oppakken of zelf oplost.

Aanmelden kost u een kwartier. U levert beheerderstoegang tot WordPress en toegang tot de hosting aan, wij inventariseren wat er staat, maken een externe back-up en gaan aan de slag. Meestal draait een site binnen een werkdag mee. De eerste maand gebruiken wij om achterstanden weg te werken, want die zijn er bijna altijd, en daarna wordt het routine.

Contact en rapportage

Korte verzoeken gaan via WhatsApp, langere via e-mail, en bij spoed belt u gewoon een Nederlands nummer. Ligt de site eruit, dan starten wij meteen, ongeacht welk pakket u afneemt. Eens per maand krijgt u een overzicht in het Nederlands: wat er is bijgewerkt, wat er is aangepast, hoeveel inlogpogingen zijn geblokkeerd, hoe de laadtijd zich ontwikkelt en wanneer de laatste reservekopie is gemaakt. Het is geen technisch logboek maar een verslag dat u in twee minuten leest.

Kosten

Basis is 79 euro per maand, Zakelijk 149 euro en Groei 249 euro, telkens exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten en u kunt per maand opzeggen; wat de pakketten van elkaar onderscheidt, is vooral de reactietijd en het aantal wijzigingen dat erin zit. Wat er precies in welk pakket valt, staat bij het overzicht van onze abonnementen. Voor een zzp'er met een site van tien pagina's is Basis in de regel genoeg; voor een praktijk of een bureau met een boekingsmodule of een webshop is Zakelijk meestal de betere keuze. Weet u het niet zeker, dan zeggen wij het gewoon, ook als dat het goedkoopste pakket is.

De back-ups staan extern binnen de EU, gescheiden van uw hosting. Ons technische team werkt vanuit India in een andere tijdzone, waardoor er ook 's nachts gemonitord wordt; het contact met u is Nederlandstalig.

Overstappen naar een andere partij, later, is net zo eenvoudig als beginnen. Wij houden geen toegangen achter, wij zetten niets op onze eigen naam en u krijgt uw back-ups mee. Dat is geen groot gebaar maar een voorwaarde om dit werk fatsoenlijk te kunnen doen: als u alleen blijft omdat vertrekken lastig is, klopt er iets niet aan de dienst.