Websiteonderhoud in Amsterdam

Die laag-op-laag-groei is de belangrijkste reden dat sites hier eerder in de problemen komen dan elders. Niet omdat er slecht gebouwd is, maar omdat er jarenlang aan doorgebouwd is zonder dat iemand het geheel bewaakte. Wij komen sites tegen met drie formulierplugins naast elkaar, waarvan er nog één werkelijk mail verstuurt. Of met twee cachesystemen die elkaar tegenwerken, zodat een prijswijziging pas na een dag zichtbaar wordt.

Boekingen, agenda's en betalingen

Veel bedrijven in Centrum en Oud-Zuid draaien op een reserverings- of afsprakenmodule. Dat zijn precies de onderdelen die stukgaan bij een grote WordPress- of PHP-update, omdat ze diep in het systeem grijpen. Het vervelende is dat zoiets zelden een foutmelding oplevert die u ziet. De agenda toont gewoon geen vrije plekken meer, of de bevestigingsmail komt niet aan. U merkt het pas als het een week stil is en u zich afvraagt of het aan het weer ligt.

Wij testen die onderdelen daarom apart na iedere update. Niet alleen of de pagina laadt, maar of een testboeking daadwerkelijk binnenkomt en of de bevestiging in de inbox belandt in plaats van in spam. Bij webshops geldt hetzelfde voor de betaalstap: onderhoud voor webshops draait bij ons om de vraag of een klant de kassa haalt, niet om het aantal uitgevoerde updates. Werkt iets niet meer zoals het hoorde, dan draaien wij terug naar de back-up van vlak voor de update en zoeken daarna rustig uit welke plugin de dader was. Dat scheelt u een middag paniek en een onbereikbare bouwer.

Wat daarbij helpt, is dat wij bijhouden welke plugin waarvoor dient. Bij veel sites die wij overnemen weet niemand meer waarom een bepaalde uitbreiding ooit is geinstalleerd. Die onduidelijkheid is duur: u durft niets weg te halen, dus alles blijft staan, en elke overbodige plugin is weer een stukje code dat bijgewerkt en beveiligd moet worden. In het eerste kwartaal ruimen wij dat samen met u op, met een korte uitleg per onderdeel: dit heeft u nodig, dit doet niets meer, dit kan vervangen worden door iets lichters.

Het patroon is bijna altijd hetzelfde. De Nederlandse pagina's worden bijgehouden, de Engelse versie loopt achter. Er staan nog tarieven van twee jaar geleden, een medewerker die allang vertrokken is, of een contactformulier dat wel verstuurt maar naar een oud mailadres. Soms is de Engelse variant zelfs technisch stuk: een lege pagina, een verkeerde canonical of een menu dat halverwege terugvalt naar Nederlands. Voor een bezoeker die de Nederlandse tekst niet kan lezen, is dat het einde van het bezoek.

Wat wij bij meertalige sites controleren

• Of elke gepubliceerde pagina in beide talen bestaat en of de vertaalkoppeling nog klopt.
• Of formulieren, bedankpagina's en automatische e-mails ook in de tweede taal verstuurd worden.
• Of zoekmachines de juiste taalversie tonen en de talen elkaar niet als duplicaat wegdrukken.
• Of cookiemeldingen, foutmeldingen en knoppen meevertalen, want juist die blijven vaak in het Nederlands hangen.

Wij vertalen zelf geen teksten, dat is uw werk of dat van uw tekstschrijver. Wat wij wel doen, is zorgen dat de techniek eronder klopt en dat u in de maandrapportage ziet welke pagina's in de tweede taal ontbreken of achterlopen. Zo blijft het een keuze om iets niet te vertalen, in plaats van iets dat u pas ontdekt wanneer een klant erover mailt. Voor kantoren met een internationale clientele is dat verschil belangrijker dan welke plugin er precies onder de motorkap zit.

Een tweede punt dat vaak wordt vergeten: vertaalplugins horen bij de zwaardere uitbreidingen die er bestaan. Ze verdubbelen het aantal pagina's in de database en voegen aan elk verzoek een extra laag toe. Op een site die verder licht is, merkt u dat nauwelijks. Op een site met een pagebuilder, een sliderplugin en honderden vertaalde pagina's tikt het flink aan. Wij kijken dan naar wat er echt vertaald hoeft te worden. Vaak blijkt de helft van de tweede taal uit verouderde nieuwsberichten te bestaan die niemand meer opvraagt, en dat kan gewoon weg.

Werkt u met een buitenlands moederbedrijf of met een huisstijl die centraal wordt bepaald, dan houden wij daar rekening mee. Wij passen niets aan de vormgeving aan zonder overleg, en wij documenteren wijzigingen zo dat een collega elders ze kan terugvinden. Dat voorkomt de situatie waarin twee partijen aan dezelfde site werken en elkaars aanpassingen ongemerkt overschrijven.

Daar komt de doorstroom bij. Bureaus fuseren, richten zich opeens op alleen grote klanten, of de ontwikkelaar die uw site heeft gebouwd werkt er niet meer. Wij krijgen regelmatig telefoontjes van ondernemers die niet weten wie hun hosting beheert, of bij wie de domeinnaam op naam staat van een vroegere stagiair. Dat is niet onherstelbaar, maar het kost tijd, en die tijd wilt u niet kwijt zijn op het moment dat de site plat ligt.

Een overname zonder gedoe

Wij nemen zulke sites geregeld over. Eerst brengen we in kaart wat er is: waar staat de site, wie beheert het domein, welke plugins zijn betaald en op wiens licentie staan die. Daarna maken we een volledige externe back-up, zodat er hoe dan ook een werkende versie bestaat die niet bij de oude partij ligt. Pas dan beginnen we met bijwerken, in kleine stappen, met een testomgeving als de site kwetsbaar is.

Een adviesbureau uit de regio kwam bij ons met een site die twee jaar stil had gestaan nadat het bouwende bureau was gestopt. Zesentwintig openstaande updates, een verlopen SSL-certificaat en een contactformulier dat sinds de laatste serververhuizing niets meer verstuurde. Naar schatting waren daar maanden aan aanvragen mee verdwenen. Het opruimen kostte ons twee werkdagen; daarna liep het onderhoud gewoon mee in het maandabonnement. Wat zoiets kost, is vooraf duidelijk: onze abonnementsprijzen staan online, zijn landelijk gelijk en kennen geen opstartkosten.

Wij bouwen overigens geen nieuwe websites. Dat zeggen wij er expres bij, omdat het uitmaakt voor de verhouding. Een bureau dat van bouwprojecten leeft, heeft er belang bij dat uw site over drie jaar vervangen moet worden. Wij hebben er belang bij dat hij blijft draaien, want zolang dat zo is, loopt het abonnement door. Wilt u op termijn toch iets nieuws, dan zeggen wij eerlijk wanneer dat verstandiger is dan doorlappen, en werken wij zonder gedoe samen met de partij die het gaat bouwen.

Wij houden daar rekening mee. Grote ingrepen, zoals een PHP-upgrade of het vervangen van een verouderde pagebuilder, plannen we het liefst in een rustige periode. Voor een bedrijf dat op conferentieverkeer draait, is dat vaak juli of augustus. Voor een restaurant is dat februari. Voor een B2B-dienstverlener is de laatste week van december meestal het enige moment waarop er echt niemand op de site zit. Dat vragen we gewoon aan u, want u kent uw eigen piek beter dan wij.

Snel zijn op de momenten dat het telt

Rond een beurs of een campagne verandert er vaak veel op korte termijn: een landingspagina erbij, een aanmeldformulier, een banner die na afloop weer weg moet. Dat zijn precies de wijzigingen die in een maandabonnement thuishoren, want ze zijn klein maar tijdgevoelig. U appt wat er moet gebeuren, wij regelen het binnen de reactietijd van uw pakket: vier werkuren bij Zakelijk en Groei, acht bij Basis. Ligt de site eruit, dan pakken we het direct op, ongeacht het abonnement.

Ook laadtijd speelt in drukke weken zwaarder mee. Een site die bij twintig bezoekers per uur acceptabel voelt, kan bij een advertentiecampagne opeens traag worden, omdat een zware afbeeldingenslider of een ongecachete zoekfunctie de server laat zwoegen. Wij kijken vooraf waar de rek zit en wat er beter kan aan de laadtijd van uw pagina's, zodat u niet tijdens de campagne ontdekt dat het geld naar een pagina van zes seconden gaat.

Nog iets wat met het seizoen te maken heeft: vakanties. In juli en augustus is er op veel kantoren niemand die de site in de gaten houdt. Juist dan gaan er dingen mis, omdat er ook niemand is die het meldt. Wij monitoren gewoon door en pakken storingen op zonder dat u eerst goedkeuring hoeft te geven voor herstelwerk dat binnen het abonnement valt. U leest achteraf in de rapportage wat er is gebeurd. Voor eenmanszaken en kleine teams is dat vaak de reden om te beginnen: niet omdat er iets kapot is, maar omdat er drie weken lang niemand kijkt.

Concreet betekent dat: een Nederlands telefoonnummer voor als het spoed is, WhatsApp voor de korte dingen, en e-mail voor alles wat een bijlage of een lange uitleg nodig heeft. De meeste verzoeken die wij krijgen passen in twee zinnen. "Deze medewerker is weg, haal hem van de teampagina." "Kun je de openingstijden aanpassen voor de feestdagen?" "Het formulier op de contactpagina doet het niet meer." Daar hoeft geen vergadering aan vooraf te gaan.

Eens per maand een rapport dat u echt kunt lezen

U ontvangt maandelijks een overzicht in het Nederlands: welke updates zijn uitgevoerd, wat er is aangepast, of er inbraakpogingen zijn geblokkeerd, hoe de laadtijd zich ontwikkelt en waar de back-ups staan. Geen exportbestand uit een monitoringtool, maar een verhaal dat u aan een collega of aan uw accountant kunt laten zien. Voor kantoren op de Zuidas die verantwoording moeten afleggen over hun leveranciers, blijkt dat vaker nuttig dan verwacht.

De back-ups staan extern, binnen de EU, los van uw hosting. Dat is bewust: als een server uitvalt of een hostingpartij een probleem heeft, wilt u niet dat uw reservekopie op diezelfde plek staat. Ons technische team zit in India, wat betekent dat er ook buiten Nederlandse kantooruren gewerkt en gemonitord wordt. De afstemming, de rapportage en het contact met u zijn Nederlands. Voor de meeste ondernemers is dat de goede volgorde: iemand die de taal spreekt aan de telefoon, en een team dat doorwerkt als u naar huis gaat.

Wat wij van u nodig hebben is beperkt: beheerderstoegang tot WordPress, toegang tot de hosting en een aanspreekpunt dat mag beslissen over de inhoud. Verder niets. Er is geen implementatietraject, geen kick-off en geen minimale looptijd. De meeste klanten draaien binnen een werkdag mee, en de eerste maand gebruiken wij om achterstanden weg te werken die er bijna altijd blijken te zijn.