Websiteonderhoud in Rotterdam

Dat klinkt eenvoudig, maar het stelt eisen die vaak worden onderschat. Zo'n site moet het doen op een telefoon met een matige verbinding, want de helft van de bezoekers zit in de bus, op de bouwplaats of op een terrein waar het signaal wegvalt. Hij moet het doen in een browser die twee jaar niet is bijgewerkt, want die staan er in bedrijfshallen nog genoeg. En hij moet meldingen betrouwbaar doorsturen, want een gemiste aanvraag is hier geen ergernis maar direct verloren werk.

Certificaten, documenten en downloads

Een onderdeel dat in deze sectoren vaker voorkomt dan gemiddeld: pagina's met documenten. VCA-certificaten, ISO-verklaringen, technische fiches, algemene voorwaarden, veiligheidsbladen. Die bestanden zijn nodig bij aanbestedingen en inkoopprocedures, en ze zijn precies het soort inhoud dat verwaarloosd raakt. Wij komen sites tegen met een certificaat dat anderhalf jaar verlopen is, of met downloadlinks die na een verhuizing van de hosting allemaal naar een foutpagina wijzen.

Wij controleren die bestanden mee. Niet op inhoud, want dat is uw vak, maar op werking: is de link nog geldig, opent het bestand, staat er een datum bij die klopt. Verlopen er certificaten, dan krijgt u daar een seintje over voordat een klant erover valt. Zulke controles kosten ons weinig tijd, maar ze schelen u het gesprek waarin een inkoper vraagt waarom uw documentatie van eergisteren lijkt.

Ook vacaturepagina's horen in dit rijtje. In een arbeidsmarkt waarin monteurs en chauffeurs schaars zijn, is een openstaande vacature die niet meer klopt of een sollicitatieformulier dat stilletjes faalt, duurder dan welke advertentie ook.

Wat wij in deze branches zelden nodig vinden, zijn ingewikkelde toevoegingen. Geen chatbot, geen animaties, geen tweede menu dat over het scherm schuift. Elke extra laag is iets dat kan breken en dat bijgewerkt moet worden. Een strakke, snelle site met kloppende gegevens en een formulier dat aankomt, presteert in deze sectoren beter dan een site vol effecten. Onderhoud is daarom bij ons voor een deel opruimwerk: weghalen wat niets doet, zodat wat wel telt overeind blijft staan.

Er zijn drie klassiekers. De eerste: de hostingpartij heeft de standaardmailfunctie van PHP dichtgezet vanwege spam, waardoor er niets meer verstuurd wordt terwijl de bezoeker een bevestiging ziet. De tweede: de mail komt wel aan, maar landt structureel in de spammap omdat het afzendadres niet bij het domein hoort en de instellingen voor SPF en DKIM ontbreken. De derde: het ontvangstadres is nooit aangepast na een personeelswissel, dus alles gaat al twee jaar naar iemand die er niet meer werkt.

Hoe wij dat oplossen

Wij laten formulieren niet meer via de standaardfunctie versturen, maar via een geauthenticeerde verbinding met een mailserver. Daarmee weet u zeker dat berichten daadwerkelijk vertrekken en dat ze herkenbaar van uw eigen domein komen. Vervolgens zetten wij een kopie van elke inzending in de database van de site, zodat er altijd een tweede spoor is. Raakt er een mail zoek, dan kunt u de aanvraag alsnog terugvinden in plaats van hem kwijt te zijn.

Daarna testen wij het maandelijks, met een echte inzending vanaf een extern adres. Dat staat ook in uw rapportage. Het klinkt als een detail, maar dit is het onderdeel waar bedrijven het meeste geld verliezen zonder het te merken. Een aannemersbedrijf uit de regio ontdekte na onze eerste controle dat het offerteformulier al bijna vijf maanden niets doorstuurde. Op basis van hun eigen gemiddelde ging het om enkele tientallen aanvragen. Zulke fouten los je niet op met een nieuwe website; je lost ze op door foutmeldingen structureel te laten nakijken in plaats van af te wachten tot iemand belt.

Wilt u het zelf controleren: stuur eens per kwartaal een testaanvraag vanaf een privemailadres dat niet bij uw bedrijf hoort, en kijk of het bericht binnenkomt in de gewone inbox. Doe dat ook voor het sollicitatieformulier en voor eventuele aanmeldingen voor een nieuwsbrief. Komt er niets, dan zit het bijna altijd in de verzending en niet in het formulier zelf. Dat is goed nieuws, want die verzending is met een halfuur werk goed te repareren.

Wij treffen regelmatig afbeeldingen aan van acht of tien megabyte per stuk, twaalf op een pagina. Op een snelle glasvezelverbinding op kantoor valt dat nauwelijks op. Op een telefoon met vier streepjes bereik duurt zo'n pagina tien seconden of meer, en dan is de bezoeker allang weg. Erger nog: zulke pagina's belasten de server zo zwaar dat de rest van de site er ook traag van wordt, inclusief de contactpagina waar het u eigenlijk om gaat.

Wat er te winnen valt

• Beelden automatisch verkleinen en omzetten naar een modern bestandsformaat, zonder zichtbaar kwaliteitsverlies.
• Alleen laden wat in beeld komt, zodat een lange projectpagina niet alles tegelijk ophaalt.
• Caching zo instellen dat terugkerende bezoekers een pagina vrijwel meteen zien.
• Lettertypen en scripts opruimen die door een thema worden meegeladen maar nergens gebruikt worden.

In de praktijk halveren wij daarmee vaak de laadtijd, soms meer. Bij een ontwerpstudio in Kralingen ging de zwaarste projectpagina van ruim negen seconden naar iets onder de drie, zonder dat er een beeld is weggehaald of kleiner op het scherm werd getoond. Dat soort winst is niet spectaculair in marketingtermen, maar het is het verschil tussen een bezoeker die uw werk bekijkt en een bezoeker die terugklikt.

Wij doen dit werk niet eenmalig. Elke keer dat u een nieuw project toevoegt, komen er nieuwe beelden bij, en zonder afspraken sluipt de oude situatie er binnen een jaar weer in. Daarom zit beeldoptimalisatie standaard in het proces in plaats van in een losse opdracht.

Er zit nog een tweede kant aan. Een mediabibliotheek die jarenlang groeit zonder dat er iets uit gaat, maakt back-ups zwaar en langzaam. Wij zien sites waarvan de helft van de opslag bestaat uit oude versies van beelden die nooit gepubliceerd zijn. Dat opschonen doen wij voorzichtig en pas nadat er een reservekopie staat, maar het scheelt zowel in snelheid als in hostingkosten. Bij bureaus met tien jaar aan projecten in de bibliotheek gaat het regelmatig om enkele gigabytes.

Het gevolg is een situatie die wij bijna wekelijks zien: een site die technisch nog draait, maar waar niemand verantwoordelijk voor is. Niemand voert updates uit. Niemand weet zeker of er een back-up bestaat. En op het moment dat er iets misgaat, blijkt de vorige bouwer niet meer te bereiken of alleen tegen een tarief waar u van schrikt.

Wat een overname bij ons inhoudt

Wij beginnen altijd met inventariseren. Waar draait de site, wie is de eigenaar van het domein, welke plugins hebben een betaalde licentie en op wiens naam staat die. Daarna maken wij een volledige back-up naar een externe locatie binnen de EU, los van uw hosting. Vanaf dat moment bent u niet meer afhankelijk van een partij die u niet kunt bereiken. Pas als die reservekopie er ligt, beginnen wij met bijwerken.

Achterstallige updates pakken wij in stappen aan, niet in een keer. Een site die twee jaar heeft stilgestaan, kan namelijk niet zomaar naar de nieuwste versie: er zitten vaak plugins tussen die niet meer bestaan of die een nieuwe PHP-versie niet aankunnen. Wij zoeken uit wat vervangen moet worden, doen dat waar mogelijk in een testomgeving, en zetten het pas live als het werkt. Daarna loopt het reguliere onderhoud gewoon mee in het maandbedrag: Basis kost 79 euro, Zakelijk 149 euro en Groei 249 euro per maand, exclusief btw en overal in Nederland hetzelfde.

Wij bouwen zelf geen nieuwe sites, en dat is een bewuste keuze. Het betekent dat wij er geen belang bij hebben om u over drie jaar te vertellen dat alles vervangen moet worden. Zolang uw site technisch overeind te houden is, houden wij hem overeind. Is dat op een gegeven moment niet meer verstandig, bijvoorbeeld omdat het thema al jaren niet meer wordt ondersteund, dan zeggen wij dat op tijd en kunt u zelf een bouwer kiezen. Wij dragen dan netjes over.

Daarom werken wij zoals wij werken: een Nederlands telefoonnummer, WhatsApp voor korte verzoeken, e-mail voor het langere werk. Een aanpassing doorgeven kost u meestal twee zinnen. Nieuwe openingstijden, een project toevoegen aan de referenties, een prijs veranderen, een vacature offline halen. Bij de pakketten Zakelijk en Groei pakken wij zulke verzoeken binnen vier werkuren op, bij Basis binnen acht. Ligt de site plat, dan beginnen wij direct, ongeacht welk abonnement u heeft.

Wat u elke maand terugziet

Eens per maand ontvangt u een rapport in het Nederlands. Daarin staat welke updates zijn uitgevoerd, welke aanpassingen wij hebben gedaan, hoeveel inbraakpogingen zijn geblokkeerd, hoe de laadtijd zich ontwikkelt en wanneer de laatste back-up is gemaakt. Geen technisch logbestand, maar een overzicht dat u binnen twee minuten leest en dat u desgewenst aan een opdrachtgever kunt laten zien wanneer die vraagt hoe uw digitale beheer geregeld is.

Ons technische team zit in India en werkt in een andere tijdzone. Dat betekent dat er wordt doorgewerkt en gemonitord op momenten dat het bij u stil is, en dat storingen vaak al zijn opgelost voordat de eerste medewerker inlogt. Het contact met u, de rapportage en de afstemming lopen in het Nederlands. Wilt u eerst weten hoe uw site ervoor staat voordat u iets afspreekt, dan doen wij een vrijblijvende controle en krijgt u een eerlijk overzicht van wat er speelt, ook als de conclusie is dat het beter geregeld is dan u dacht.

Overstappen kost u weinig tijd. U levert de toegangsgegevens aan, wij doen de rest, en meestal draait een site binnen een werkdag mee in het onderhoud. De eerste maand gebruiken wij om achterstanden weg te werken: openstaande updates, een verlopen certificaat, een formulier dat hersteld moet worden. Daarna wordt het routine, en dat is precies de bedoeling. Onderhoud hoort iets te zijn waar u niet meer aan denkt, behalve wanneer het rapport in uw inbox valt.