Online afspraken maken voor uw kapsalon

De basis

• Behandelingen met een eigen duur, en waar nodig een andere duur per haarlengte.
• Een agenda per medewerker of per stoel, met eigen werktijden en vrije dagen.
• Een minimale termijn: tot hoe kort van tevoren iemand nog mag boeken.
• Een maximale termijn: hoe ver vooruit de agenda openstaat.
• Een bevestiging per mail of bericht, met een link om zelf te verzetten.

Salonsystemen als Salonized, Treatwell, Fresha en Booksy kunnen dit allemaal, net als onze eigen software Glowbook. Het verschil zit in hoe makkelijk het is om in te stellen en hoe het eruitziet op uw site. Hoe zo'n systeem op uw eigen website terechtkomt, staat bij Salonized, Treatwell of Fresha koppelen aan uw website.

Een goed ingesteld systeem kent dat verschil. U legt de behandeling vast als drie stukken: aanbrengen, inwerken en afmaken. Tijdens het inwerken is de kapper vrij, maar de klant zit nog in de salon. Het systeem mag die twintig minuten dan aanbieden voor een korte behandeling, en niet voor een tweede kleuring.

Stel: een zaterdagochtend

Neem een salon met twee kappers en drie stoelen. Om negen uur staat er een kleuring bij de eigenaar. Zonder inwerktijd in het systeem is zij tot half elf bezet. Met inwerktijd kan er om kwart over negen een knipbeurt tussen. Op een zaterdag, als de agenda toch al vol zit, scheelt dat een of twee extra klanten. Of het in uw salon zo werkt, bepaalt u zelf: sommige kappers willen juist rust tussen twee kleurklanten. Dan stelt u het niet in.

Buffers

Vloer vegen, stoel schoonmaken: vijf minuten die nergens staan maar wel elke keer weg zijn. Een buffer achter bepaalde behandelingen voorkomt dat u de hele dag tien minuten achterloopt.

• Nieuwe klanten versus vaste klanten. Misschien wilt u lange behandelingen alleen openzetten voor klanten die al eens geweest zijn. Kijk of uw systeem dat onderscheid kan maken; zo niet, dan is een consult voor nieuwe klanten een goede tussenweg.
• Per medewerker. De stagiair doet wel wassen en föhnen, maar nog geen kleur. Dat legt u per behandeling vast.
• Voorkeur voor een kapper. Laat de klant kiezen, of laat "geen voorkeur" de eerste vrije plek pakken. Bij een salon waar klanten aan hun eigen kapper gehecht zijn, zet u de keuze bovenaan.

Werkt u met lange behandelingen waarbij een gemiste afspraak veel kost, dan kunt u daar een aanbetaling aan koppelen. Wanneer dat zin heeft en hoe u het netjes regelt, staat bij no-shows voorkomen met aanbetaling en herinneringen.

Behandelingen die een klant begrijpt

Uw interne namen zijn niet altijd de namen die een klant kent. "Uitgroei + K/F" zegt een vakgenoot genoeg, een nieuwe klant niets. Gebruik in het boekscherm de woorden die ook op uw prijslijst staan, groepeer ze in een paar duidelijke categorieën, en zet bij twijfelgevallen een zin uitleg. Hoe u die prijslijst zelf opbouwt, leest u bij uw prijslijst online per haarlengte en behandeling.

Niet te veel keuze in tijden

Een scherm met tachtig vrije kwartieren is onrustig. Toon per dag de tijden in een overzichtelijke lijst en laat lege dagen weg. Een klant die zaterdag om negen uur wil en ziet dat alles vol zit, moet meteen kunnen zien wanneer de eerstvolgende zaterdagochtend vrij is.

Dat betekent dat u of uw collega aan de balie telefonische afspraken ook in het systeem zet, niet in een papieren agenda ernaast. In het begin is dat wennen. Na een paar weken merkt u dat de telefoon minder vaak gaat terwijl u met de schaar bezig bent, omdat een deel van de klanten het zelf regelt.

Zorg er ook voor dat de bevestiging die de klant krijgt een link heeft om zelf te verzetten. Anders belt iedereen die wil verzetten alsnog, en daar was het niet voor bedoeld.

• Behandelingen met de juiste duur, inwerktijd en buffers.
• Agenda's per medewerker of stoel, met werktijden en vrije dagen.
• Een boekknop die op elke pagina van uw site werkt, ook op de telefoon.
• Controle na elke update of de knop het nog doet.

Een boekingssysteem dat stilvalt, merkt u vaak pas als een klant belt dat het niet werkte. Daarom valt de controle onder ons onderhoud; zie ook een online boekingssysteem onderhouden. Dat onderhoud zit in elk salonpakket, samen met de website en hosting, zonder opstartkosten. Wilt u het boekingssysteem in de site ingebouwd, dan is dat het pakket Salon Compleet, € 99 per maand. Hoe dit past in het geheel van uw salonwebsite, leest u op website en online boeken voor uw kapsalon.