Maandrapportage over uw website automatisch

Vijf bronnen die er meestal zijn

• Bezoek. Uit Google Analytics, Matomo, Plausible of het pakket van uw hosting. Bezoekers, pagina-weergaven, welke pagina de meeste mensen binnenhaalt en via welke weg ze kwamen.
• Snelheid. Uit de veldgegevens van Google of uit een meetdienst die elke dag een test draait. De laadtijd van uw drie belangrijkste pagina-typen zegt meer dan één cijfer voor de hele site.
• Formulieren. Contact Form 7, WPForms en Gravity Forms bewaren inzendingen of loggen ze. Het aantal per maand is een van de weinige getallen die rechtstreeks over omzet gaan.
• Onderhoud. Welke plugins zijn bijgewerkt, of er kernupdates waren, of er back-ups draaiden, of er inlogpogingen geblokkeerd zijn.
• Bestellingen. Bij WooCommerce: aantal, gemiddeld orderbedrag, aantal afgebroken afrekeningen en de meest verkochte producten.

Die gegevens worden één keer per maand opgehaald, in een vast stramien gezet en pas daarna aan een taalmodel voorgelegd om er zinnen van te maken. Die volgorde is bewust. Het model rekent niet, want dan rekent het fout; het krijgt getallen die al kloppen en beschrijft wat het ziet. Wat er standaard in zo een overzicht hoort te staan, leest u in het overzicht van wat er in een onderhoudsrapport thuishoort.

Meer manieren om dit soort werk rond een site weg te automatiseren staan bij automatisering die aan uw eigen site vasthangt.

Wat het model wel doet

Het krijgt de cijfers van deze maand, dezelfde cijfers van vorige maand en van dezelfde maand vorig jaar. Daarbij krijgt het een korte beschrijving van uw bedrijf en van wat er die maand aan werk is uitgevoerd. Daaruit schrijft het vier of vijf alinea's in het Nederlands: wat opviel, wat er gelijk bleef, wat er is gedaan en wat er openstaat.

Wat het niet mag doen

Het mag geen percentages uitrekenen, geen jaarprognose maken en geen oorzaken toewijzen die het niet kan zien. De regel die wij hanteren: elke bewering in het rapport moet terug te voeren zijn op een getal dat erin staat. Zegt het rapport dat het bezoek daalde, dan staat het aantal erbij. Zegt het waarom, dan is dat alleen toegestaan als de reden ook in de gegevens zit, bijvoorbeeld dat een pagina die vorige maand veel bezoek trok, deze maand offline stond.

De vorm

Bovenaan een half A4 tekst, daaronder de getallen met de vorige maand ernaast, en onderaan de openstaande punten. Het geheel komt als concept in uw WordPress-beheerscherm te staan of als PDF in de mail, afhankelijk van wat u handiger vindt. Dat u het als concept ziet voordat het naar iemand anders gaat, is geen extra stap die u kunt overslaan; dat is het hele idee.

Een taalmodel is gebouwd om een lopend verhaal te maken van wat het krijgt. Geeft u het twee getallen die van elkaar verschillen, dan komt er een verklaring. Dat het verschil toeval kan zijn, is een gedachte die er niet vanzelf in zit. Zo ontstaan zinnen als "de aandacht voor de dienstenpagina neemt duidelijk toe" terwijl er tweeëntwintig bezoekers waren in plaats van negentien.

Waar de grens ligt

Bij lage aantallen zegt een verschil niets. Een site met driehonderd bezoekers per maand schommelt met tientallen procenten door een enkele link die iemand ergens deelde, door een vakantieweek of door een zoekmachine die een dag anders indexeert. Wij laten het rapport daarom onder een afgesproken drempel expliciet zeggen dat de aantallen te klein zijn om iets over te beweren. Dat leest saai. Het is wel eerlijk.

Vier vaste voorzorgen

1. Absolute getallen erbij, altijd. Een percentage zonder het aantal eronder is misleidend bij kleine volumes.
2. Geen enkele reden noemen die niet uit de gegevens blijkt.
3. Een maand met een storing of een campagne wordt gemarkeerd, zodat u weet waarom hij afwijkt.
4. Twaalf maanden achter elkaar tonen in plaats van alleen de vorige, want dan ziet u zelf wat normaal schommelen is.

De diepere reden om hier streng in te zijn: een rapport dat één keer een verzonnen conclusie bevatte, is daarna nooit meer helemaal te vertrouwen. En terecht. Als u er een beslissing op baseert over waar uw advertentiegeld heen gaat, moet elke zin kloppen.

De ondernemer zelf

Bij een bedrijf van vijf tot vijftig mensen leest meestal de eigenaar mee. Die wil één ding weten: gaat het de goede kant op en is er iets waar ik naar moet kijken. Voor hem hoort het rapport op één pagina te passen, met de openstaande punten bovenaan in plaats van onderaan. Grafieken mogen, maar ze zijn niet de kern.

De marketeer of het bureau

Die wil juist de onderliggende getallen, per pagina en per bron. Voor hem is de tekst bijzaak en de tabel de kern. Zit die persoon er, dan maken wij twee versies uit dezelfde gegevens in plaats van één compromis waar niemand blij van wordt.

Een directie of bestuur

Daar telt vooral of er risico is: staat de site erbij, worden updates gedaan, zijn er incidenten geweest en zijn de back-ups getest. Bezoekcijfers zijn dan bijzaak. Hoe u zulke bewaking vertaalt naar iets waar een bestuur wat aan heeft, staat in de uitleg over bewaking op directieniveau.

In de praktijk zien wij het vaakst dat het rapport aan de verkeerde persoon is gericht: technisch geschreven voor iemand die alleen wil weten of hij zich zorgen moet maken. De inhoud van het maandelijkse rapport dat bij het maandelijkse beheer van uw site hoort, stemmen wij daarom vooraf af op wie hem opent, niet op wat wij toevallig kunnen meten.

Ontbrekende gegevens vallen niet op. Als het statistiekenpakket halverwege de maand stopte met meten, ziet het rapport een daling en beschrijft het die netjes. Daarom hoort er een controle voor te staan die kijkt of elke bron over de hele maand gegevens leverde, en die de maand als onbetrouwbaar markeert als dat niet zo is.

De cijfers zelf kloppen soms niet. Twee meetcodes op één pagina tellen dubbel. Uw eigen bezoeken staan er vaak gewoon in. Botverkeer wordt bij goedkope pakketten meegeteld als bezoek. Een rapport maakt die fouten niet zichtbaar, het maakt ze mooier opgeschreven.

Het wordt een ritueel. Na een half jaar leest niemand het meer. Dat is geen ramp als u het accepteert, maar dan moet u ook niet betalen voor uitgebreide versies. Een rapport dat alleen verschijnt als er iets opvalt, werkt bij sommige bedrijven beter dan een vaste maandelijkse mail.

Voor kleine sites is dit te vroeg. Heeft u een site met een paar honderd bezoekers per maand en geen webshop, dan is een automatisch verhaal overbodig. Kijk dan twee keer per jaar zelf, of laat iemand er een kwartier naar kijken. Wij zeggen dat liever vooraf dan dat u er een jaar voor betaalt.

Er is nog een vijfde, subtieler risico: dat het rapport steeds vriendelijker gaat klinken omdat niemand slecht nieuws wil lezen. Wie de opdracht aan het model schrijft, bepaalt de toon. Vraag daarom expliciet om de nare punten bovenaan.

Inrichten

Bij één of twee bronnen, bijvoorbeeld alleen bezoekcijfers en onderhoudsgegevens, ziet u bedragen tussen ongeveer duizend en drieduizend euro. Komen er formulieren, snelheidsmetingen en WooCommerce bij, met verschillende versies voor verschillende lezers, dan wordt het al snel vier- tot achtduizend. De grootste variabele is niet het schrijven maar het ophalen: een pakket met een nette koppeling scheelt dagen ten opzichte van gegevens die alleen als export bestaan.

Per maand

Het opstellen van één rapport kost aan modelgebruik doorgaans minder dan een euro. De echte maandelijkse post is de controle: iemand die het concept leest voordat het verstuurd wordt en die opmerkt wanneer een getal onmogelijk is. Reken op een kwartier tot een uur per maand, en houd er rekening mee dat een bureau dat als vast bedrag in rekening brengt.

Waar u op let bij een offerte

• Staat erin wie het concept leest voordat het weggaat, en zit die tijd in de prijs?
• Wat gebeurt er als een bron stopt met leveren, en wordt dat gemeld?
• Wordt het rapport bewaard, en kunt u er over twee jaar nog bij?
• Van wie zijn de opgehaalde gegevens en waar staan ze?

Wat dat oplevert

Meestal drie dingen. U ziet welke getallen u werkelijk interesseren, en dat is vrijwel nooit de volledige lijst. U ziet welke bronnen niet blijken te bestaan of niet blijken te kloppen, en dat is bijna altijd een verrassing. En u merkt of u het rapport überhaupt gaat lezen. Dat laatste is de goedkoopste manier om erachter te komen dat u dit niet nodig heeft.

Wat wij in het gesprek vooraf vragen

• Welke beslissing zou u nemen op basis van dit rapport? Is er geen beslissing, dan is er geen rapport nodig.
• Wie opent het, en hoeveel tijd heeft die persoon ervoor?
• Welk getal zou u wakker houden als het de verkeerde kant op ging?
• Meet u nu betrouwbaar, of moet daar eerst iets rechtgezet worden?

Vooral die laatste vraag levert werk op dat vooraf gaat aan alles wat met AI te maken heeft. Zonder schone metingen is een samenvatting een nette verpakking om verkeerde cijfers heen, en dat maakt het erger in plaats van beter.

Wat het reguliere beheer eronder kost, staat gewoon vermeld bij de maandbedragen voor het beheer van uw site. Daar zit een Nederlandstalig overzicht van het uitgevoerde werk al in. Wat op deze pagina beschreven staat, komt daar bovenop en vraagt om aparte afspraken, en het gesprek daarover begint met de vraag welke beslissing u eigenlijk wilt kunnen nemen.