Maandag t/m vrijdag, 09:00 – 18:00 +31 970 1028 0205 WhatsApp
WebMaintorNederland
+31 970 1028 0205 Gratis websitecheck
Kapsalons · wat wij doen

No-shows voorkomen met aanbetaling en herinneringen

Minder lege stoelen door een herinnering op het goede moment, een aanbetaling waar het telt en een afzegbeleid dat klanten snappen.

Het is zaterdagochtend, tien over negen, en de stoel bij het raam is leeg. De kleurklant van negen uur komt niet. Twee uur in de agenda, de verf stond al klaar, en er stonden mensen op de wachtlijst die u nu niet meer zo snel bereikt. Een no-show in de kapsalon is meer dan een vervelend moment. Het is omzet die niet terugkomt.

Helemaal voorkomen kunt u het niet. Mensen worden ziek, vergeten het, of hebben een kind met koorts. Wel kunt u het een stuk minder vaak laten gebeuren, en de schade beperken als het toch gebeurt. Op deze pagina leest u hoe herinneringen, aanbetalingen en een afzegbeleid samen werken, en wat uw boekingssysteem daarbij kan doen.

  1. 01

    Waarom klanten niet komen opdagen

    De meeste no-shows zijn geen onwil. De afspraak is drie weken geleden gemaakt, aan de telefoon, en is nergens opgeschreven. Of de klant wilde verzetten maar kreeg u niet te pakken omdat u aan het knippen was, en heeft het daarna laten lopen. Een kleiner deel boekt bij twee salons tegelijk en kiest op het laatste moment.

    Elk van die oorzaken heeft een eigen oplossing. Tegen vergeten helpt een herinnering. Tegen niet kunnen afzeggen helpt een makkelijke manier om te verzetten. En wie bewust dubbel boekt, wordt voorzichtiger als er een aanbetaling tegenover staat.

  2. 02

    Herinneringen: het goedkoopste middel tegen no-shows in de kapsalon

    Een herinnering de dag van tevoren is het eerste wat u regelt, voordat u aan aanbetalingen denkt. De gangbare salonsystemen kunnen automatisch een bericht sturen; de vraag is via welk kanaal en wanneer.

    Wanneer

    Voor een gewone knipbeurt is een bericht de dag ervoor genoeg. Bij een lange kleurbehandeling op zaterdag kan een tweede bericht een paar dagen eerder helpen, zodat de klant nog kan verzetten op een moment dat u de plek nog kunt vullen. Een herinnering op zondagavond voor een afspraak op dinsdag is handig als u maandag dicht bent.

    Hoe

    Mail wordt niet door iedereen gelezen. Een sms of een WhatsApp-bericht valt meer op. Voor WhatsApp gelden wel eigen regels, onder andere over toestemming van de klant. Hoe u dat netjes inricht, leest u bij WhatsApp voor uw salon: herinneringen en berichten.

    Met een link om te verzetten

    Een herinnering zonder verzetlink is maar een half bericht. Wie niet kan komen, moet met één tik kunnen verzetten of afzeggen, ook om elf uur 's avonds. Dan krijgt u de plek terug in plaats van een lege stoel. Hoe u zo'n vrijgekomen plek snel weer vult, staat in lege plekken in de agenda vullen met een wachtlijst.

  3. 03

    Een aanbetaling of kaart vooraf

    Voor korte behandelingen is een aanbetaling vaak meer gedoe dan het oplevert. Bij lange behandelingen en bij nieuwe klanten ligt dat anders. Een balayage van drie uur door iemand die u nog nooit heeft gezien, is precies de afspraak waar een aanbetaling op zijn plaats is.

    Wat de systemen kunnen

    • Salonized laat u een vooruitbetaling of aanbetaling vragen als een klant online boekt.
    • Fresha werkt met betaalregels: een deel van het bedrag vooraf, of de kaartgegevens bewaren zodat u bij een no-show een vergoeding kunt innen. Volgens Fresha kan dat laatste niet bij iDEAL, omdat daarbij geen kaartgegevens worden opgeslagen.
    • Booksy biedt herinneringen, annuleringsregels en aanbetalingen.
    • Treatwell kent boekingen die vooraf worden betaald en boekingen die in de salon worden afgerekend.

    Aan online vooruitbetalen zijn meestal transactiekosten verbonden. Kijk voor de actuele tarieven op de site van uw leverancier.

    Hoe hoog en voor wie

    Er is geen vaste regel. U kunt kiezen voor een vast bedrag of een deel van de prijs, alleen voor behandelingen boven een bepaalde duur, of alleen voor nieuwe klanten. Een vaste klant die al tien jaar komt, wilt u niet om een aanbetaling vragen voor een pony knippen. Stel het zo in dat het de juiste afspraken raakt.

  4. 04

    Een afzegbeleid dat klanten vooraf kennen

    Een aanbetaling of een no-showvergoeding werkt alleen als de klant het vooraf weet. Zet uw afzegbeleid op uw website, in het boekscherm en in de bevestiging. Houd het kort en concreet.

    • Tot wanneer kan een klant kosteloos verzetten of afzeggen?
    • Wat gebeurt er met een aanbetaling bij afzeggen op tijd, te laat, of niet komen?
    • Hoe kan de klant afzeggen: via de link, per WhatsApp, telefonisch?
    • Wat doet u bij te laat komen: korter behandelen, of opnieuw inplannen?

    Formuleer het vriendelijk. "Wij houden de tijd speciaal voor u vrij" leest anders dan "bij no-show wordt het volledige bedrag in rekening gebracht", ook al betekent het in de kern hetzelfde. Wat er allemaal in zo'n beleid hoort, staat uitgewerkt in een no-showbeleid voor uw salon opschrijven. Een vergoeding bij wegblijven is een afspraak met consumenten; laat u bij twijfel over wat u mag rekenen adviseren.

  5. 05

    Meten wat er misgaat

    Zet in uw systeem elke no-show als zodanig in de agenda, niet als gewone annulering. Na een paar maanden ziet u patronen. Zijn het vooral nieuwe klanten? Vooral op maandagochtend? Vooral afspraken die lang vooruit zijn gemaakt? Daar past u de maatregelen op aan, in plaats van voor iedereen alles strenger te maken.

    Herhaalt dezelfde klant het, dan kunt u een notitie op de klantkaart zetten, en als uw systeem het toestaat online boeken voor die klant uitzetten. Dat hoeft niet met een boos gesprek. Een zin als "voor u werken wij voortaan met een aanbetaling" is genoeg.

  6. 06

    Zo helpt WebMaintor tegen no-shows

    Wij kijken eerst wat er in uw salon speelt, voordat wij iets instellen. Soms is een tweede herinnering genoeg, soms is een aanbetaling voor nieuwe kleurklanten de oplossing.

    • Herinneringen instellen in uw huidige systeem of in Glowbook, met een verzetlink erin.
    • Aanbetalingen instellen voor de behandelingen en klanten waar het zin heeft.
    • Een afzegbeleid dat op uw site, in het boekscherm en in de bevestiging hetzelfde zegt.
    • Controleren of de online betaling na een update nog werkt.

    Het inrichten van een no-show-aanbetaling zit in het pakket Salon Plus, € 149 per maand, met de website, hosting en het onderhoud erbij. Daarna houden wij het bij. Hoe dit past bij het online boeken zelf, leest u bij online afspraken maken voor uw kapsalon, en het totaalplaatje staat op website en online boeken voor uw kapsalon.

Kennisbank

Verder lezen

Meer voor salons

Andere onderwerpen

Klantenkaart Van de bak met systeemkaartjes naar een digitale klantenkaart: kleurformules, knipnotities en voorkeuren, terug te vinden door elke collega. WhatsApp Klanten appen liever dan dat ze bellen. Zo zet u WhatsApp in voor herinneringen en vragen, zonder dat uw privételefoon de salontelefoon wordt. Google en reviews Uw Google-bedrijfsprofiel is vaak het eerste wat een nieuwe klant van uw salon ziet. Zo houdt u het op orde en krijgt u eerlijke reviews. Prijslijst online Een prijslijst die op de telefoon leesbaar is, uitlegt wat kort, halflang en lang betekent en altijd gelijk loopt met uw boekingssysteem. Cadeaubonnen online Laat klanten 's avonds op de bank een cadeaubon van uw salon kopen en betalen, met een uniek nummer dat u aan de kassa gewoon inwisselt. Webshop haarproducten Verkoop de producten uit uw schap ook online, aan klanten die hun vaste shampoo willen nabestellen, zonder dat het een tweede bedrijf wordt. Alles voor kapsalons Terug naar het overzicht
FAQ

Veelgestelde vragen

Mag ik geld vragen als een klant niet komt opdagen?

Dat kan als de klant dat vooraf wist en ermee akkoord ging, bijvoorbeeld via uw voorwaarden en de bevestiging bij het boeken. Een aanbetaling vooraf is in de praktijk makkelijker dan achteraf een rekening sturen. Laat u bij twijfel over de juridische kant adviseren.

Schrikt een aanbetaling klanten niet af?

Bij korte behandelingen en vaste klanten kan dat. Daarom raden wij aan om een aanbetaling alleen te vragen bij lange behandelingen of nieuwe klanten. Wie een plek voor drie uur reserveert, begrijpt meestal dat u die tijd niet zomaar aan een ander kunt geven.

Kan ik bij een betaling met iDEAL later een no-showvergoeding innen?

Bij Fresha niet, volgens hun eigen uitleg: bij iDEAL worden geen kaartgegevens bewaard. U kunt dan wel een aanbetaling vooraf vragen. Hoe het bij uw systeem werkt, staat in de helppagina's van de leverancier.

Hoe vaak moet ik een herinnering sturen?

Voor de meeste afspraken is één herinnering de dag ervoor genoeg. Bij lange behandelingen helpt een tweede bericht een paar dagen eerder, zodat de klant nog kan verzetten terwijl u de plek nog kunt vullen.

Vragen over uw salon?

Vraag een gratis websitecheck aan. U ontvangt binnen één werkdag een helder rapport, zonder verplichtingen.

Gratis websitecheck +31 970 1028 0205
Reactie binnen 4 werkuren
WhatsApp