Websiteonderhoud in Den Haag

De grootste risico's zitten zelden in ingewikkelde aanvallen. Ze zitten in achterstallig onderhoud. Een plugin waarvan sinds vorig jaar een lek bekend is, een beheerdersaccount van een oud-medewerker dat nooit is opgeheven, een verlopen certificaat waardoor bezoekers een waarschuwing krijgen, of een themabestand dat ooit met de hand is aangepast en daardoor niet meer bijgewerkt kan worden zonder dat er iets stukgaat.

Wat wij standaard inrichten

• Wekelijkse controle op openstaande updates, met beveiligingsupdates zo snel mogelijk in plaats van op een vaste dag.
• Beperking van inlogpogingen, tweefactorauthenticatie waar dat past en een aangepast inlogadres.
• Opschonen van gebruikersaccounts: wie er niet meer werkt, hoort geen toegang meer te hebben.
• Externe back-ups binnen de EU, los van de hosting, zodat een besmette server nooit ook uw reservekopie bevat.
• Bewaking van bestandswijzigingen, zodat een ongewenste aanpassing opvalt voordat iemand anders hem ziet.

Gaat het toch mis, dan is de vraag niet of u een schoon exemplaar heeft, maar hoe oud dat is. Wij bewaren meerdere generaties back-ups, zodat wij kunnen terugkeren naar een versie van voordat de besmetting begon in plaats van naar die van gisteravond. Vervolgens zoeken wij uit hoe het is binnengekomen, want zonder dat antwoord staat dezelfde ingang morgen weer open. Hoe wij dat aanpakken en wat er onder de beveiliging van uw site valt, leggen wij vooraf uit, zodat u weet wat er wel en niet is afgedekt.

Wat wij bewust niet doen, is dreiging opblazen om iets te verkopen. De meeste sites die wij overnemen zijn nooit gehackt en zullen dat waarschijnlijk ook niet worden. Het punt is dat de kans klein maar niet nul is, en dat de schade bij dit type organisaties niet in euro's wordt uitgedrukt. Voor die verhouding is een vast maandbedrag dat lager ligt dan een uur juridisch advies een redelijke afweging, en dat is dan ook precies het gesprek dat wij met kantoren voeren.

Wij zijn geen toegankelijkheidsbureau en wij schrijven geen verklaringen. Wat wij wel doen, is de technische kant die onder onderhoud valt. Dat is meer dan u denkt, want een groot deel van de veelvoorkomende problemen ontstaat in het beheer en niet in het ontwerp.

De punten die in beheer thuishoren

Afbeeldingen zonder alternatieve tekst, bijvoorbeeld. Die worden geupload door wie de site vult, dus dat probleem groeit maandelijks aan. Documenten die als gescande PDF online staan en dus voor een schermlezer een plaatje zijn. Formulieren waarvan de velden geen bijbehorend label hebben, waardoor invullen zonder muis lastig wordt. Koppen die op kleur zijn gemaakt in plaats van als kop, zodat de structuur van een pagina alleen visueel bestaat. En kleurcontrasten die bij een huisstijlwijziging onder de grens zijn gezakt zonder dat iemand dat gemeten heeft.

Deze punten nemen wij mee in de maandelijkse controle en zetten wij in het rapport, met een concrete lijst in plaats van een score. Bij een belangenorganisatie in de regio bleek bij de eerste controle dat ruim tweehonderd afbeeldingen geen alternatieve tekst hadden en dat drie formulieren niet met het toetsenbord te bedienen waren. Dat is in enkele dagen op te lossen, maar alleen als iemand het opmerkt. Het verschil tussen een site die hierop faalt en een die het redelijk doet, zit vaker in volgehouden aandacht dan in een groot project.

Nog een reden om dit bij te houden: het overlapt grotendeels met wat zoekmachines belonen. Een duidelijke koppenstructuur, beschrijvende alternatieve teksten en documenten met echte tekst in plaats van scans maken een site tegelijk beter leesbaar voor mensen en beter vindbaar. U doet het werk dus niet alleen om aan een eis te voldoen. Dat helpt vaak om het intern voor elkaar te krijgen, want een toegankelijkheidsbudget is lastiger te verdedigen dan een verbetering die ook bezoekers oplevert.

Het klassieke probleem is de gebroken verwijzing. Een rapport uit 2019 waarnaar in een nieuwsbericht wordt gelinkt, is bij een herinrichting van de site verplaatst. De link werkt niet meer, maar niemand klikt hem, dus niemand merkt het. Tot een journalist of een relatie dat wel doet, op precies het verkeerde moment. Hetzelfde geldt voor externe verwijzingen naar sites van partners die intussen zijn opgeheven of verhuisd.

Wat wij hieraan doen

Wij scannen de site periodiek op links die nergens meer heen gaan, zowel intern als extern, en zetten die in het maandoverzicht. Interne verwijzingen herstellen wij zelf, meestal met een doorverwijzing zodat oude adressen blijven werken. Bij externe links laten wij het aan u: soms is een pagina verhuisd, soms is de organisatie erachter opgehouden te bestaan en hoort de verwijzing gewoon weg.

Een tweede punt is het gewicht van zulke archieven. Honderden PDF's en duizenden berichten maken een site traag als de zoekfunctie en de overzichtspagina's niet goed zijn ingesteld. Wij zien regelmatig dat de nieuwsoverzichtspagina alle berichten tegelijk ophaalt, ook al staan er twintig op het scherm. Dat kost geen kleine hoeveelheid tijd; het is vaak het verschil tussen een pagina van twee en van zeven seconden.

Ten slotte de meertalige kant. Veel organisaties hier publiceren in het Nederlands en het Engels, soms in het Frans. Wij controleren of beide versies bestaan, of documenten in de juiste taalversie hangen en of een bezoeker niet halverwege in de andere taal belandt. Een internationale relatie die op een Nederlandstalige foutpagina eindigt, trekt daar conclusies uit die u liever niet had gehad.

Archieven vragen ook om een keuze die verder gaat dan techniek: wat blijft er staan en wat gaat eruit. Wij nemen die beslissing niet voor u, maar wij leveren wel het overzicht waarmee u hem kunt nemen. Welke berichten worden nog bezocht, welke al drie jaar niet, welke documenten zijn achterhaald. Bij organisaties die twintig jaar publiceren, blijkt het opruimen van dat archief vaak een groter effect te hebben op de vindbaarheid dan het toevoegen van nieuwe pagina's.

Het gevolg is voorspelbaar. Wijzigingen worden opgespaard tot er genoeg zijn, updates gebeuren alleen als er iets stukgaat, en na twee of drie jaar staat er een site die op de oppervlakte klopt maar er technisch slecht voor staat. Vaak is de bouwer dan bovendien van koers veranderd: gefuseerd, gespecialiseerd in grotere klanten, of eenvoudigweg gestopt. Wij spreken regelmatig kantoormanagers die niet weten wie de hosting factureert, omdat dat al jaren automatisch van de rekening gaat.

Hoe zo'n overgang verloopt

Wij brengen eerst in kaart wat er staat en van wie het is: domein, hosting, licenties, toegangen. Daarna zetten wij een externe reservekopie klaar, zodat u vanaf dag een niet meer afhankelijk bent van een partij die niet reageert. Het bijwerken zelf doen wij gefaseerd, met een testomgeving wanneer de site kwetsbaar is of wanneer er maatwerk in zit dat niemand meer kan uitleggen.

Daarna verdwijnt de drempel die u gewend was. Kleine wijzigingen zitten in het abonnement, dus u hoeft niet af te wegen of een aanpassing de moeite van een factuur waard is. Wat er verder onder valt aan dagelijkse ondersteuning bij WordPress spreken wij vooraf door, zodat er geen grijs gebied ontstaat waarover u achteraf een discussie krijgt.

Een kanttekening die wij er eerlijk bij zetten: wij bouwen geen nieuwe websites en wij doen geen vormgeving. Wilt u een compleet nieuwe site, dan heeft u een bureau nodig, en dat zeggen wij dan ook. Wat wij doen begint op het moment dat er iets staat dat overeind moet blijven. In de praktijk werken wij daarom prima naast een ontwerper of een marketingpartij; wij bewaken de techniek, zij doen het creatieve werk, en niemand hoeft op de ander te wachten voordat er een update wordt uitgevoerd.

Onze maandrapportage is daarop ingericht. U ziet welke updates zijn uitgevoerd en wanneer, welke wijzigingen wij hebben doorgevoerd, hoeveel ongewenste inlogpogingen zijn tegengehouden, hoe de laadtijd zich ontwikkelt, wanneer de laatste back-up is gemaakt en waar die staat. Alles in het Nederlands en in normale zinnen, zodat u het ongewijzigd kunt doorsturen naar iemand die geen techneut is.

Waar uw gegevens staan

Back-ups bewaren wij op een externe locatie binnen de Europese Unie, gescheiden van uw hosting. Dat is voor organisaties die met persoonsgegevens werken vaak een harde eis, en het is sowieso verstandig: een reservekopie op dezelfde server als de site is bij een serverprobleem net zo onbereikbaar als het origineel. Ons technische team zit in India en werkt in een andere tijdzone, waardoor er ook buiten Nederlandse kantoortijden gemonitord wordt. Het contact met u loopt in het Nederlands.

Bereikbaarheid

Ligt de site eruit, dan beginnen wij meteen, ongeacht welk pakket u afneemt. Overige verzoeken pakken wij binnen vier of acht werkuren op, afhankelijk van het abonnement. De pakketten kosten 79, 149 en 249 euro per maand exclusief btw; er zijn geen opstartkosten en u zit nergens aan vast, want opzeggen kan per maand. Wilt u eerst weten hoe uw site ervoor staat, dan kunt u vrijblijvend overleggen voordat u iets afspreekt. Wij zeggen ook gewoon wanneer wij denken dat u ons niet nodig heeft.

Voor kantoren met meerdere vestigingen of met een aparte site voor een programma of project geldt dat elke installatie apart telt. Dat is geen prijstruc maar een gevolg van het werk: twee installaties betekent twee keer updaten, twee keer testen en twee keer back-uppen. Wel kijken wij mee of het zin heeft om die sites samen te voegen. Bij organisaties die in de loop van de jaren vier losse projectsites hebben verzameld, is dat vaak goedkoper en makkelijker vol te houden dan alles apart in de lucht houden.