Maandag t/m vrijdag, 09:00 – 18:00 +31 970 1028 0205 WhatsApp
WebMaintorNederland
+31 970 1028 0205 Gratis websitecheck
Kapsalons · wat wij doen

Digitale klantenkaart en kleurformules

Van de bak met systeemkaartjes naar een digitale klantenkaart: kleurformules, knipnotities en voorkeuren, terug te vinden door elke collega.

In veel salons staat nog een bakje met systeemkaartjes naast de kleurbak. Op elk kaartje een naam, een datum en een formule in een handschrift dat alleen de schrijver kan lezen. Dat werkt zolang dezelfde kapper de klant elke keer helpt. Als zij op vakantie is, of als de klant over zes weken bij de nieuwe collega in de stoel zit, begint het raden.

Een digitale klantenkaart voor de kapper lost dat op. Alles wat u over een klant moet weten om haar goed te helpen, staat op één plek, gekoppeld aan haar afspraken. Op deze pagina leest u wat erop hoort, wat er beter niet op kan, en hoe u voorkomt dat u na een paar jaar met een rommelig bestand zit.

  1. 01

    Wat er op een klantenkaart van de kapper hoort

    Een klantenkaart is geen dossier. Het is een spiekbriefje voor de volgende keer. Schrijf op wat u nodig heeft om de klant het resultaat te geven dat ze verwacht, en niet meer.

    Kleur

    • Merk en nuance, per deel van het hoofd als dat verschilt: uitgroei, lengtes, highlights.
    • Ontwikkelaar en verhouding.
    • Inwerktijd, en of er warmte is gebruikt.
    • Het resultaat, kort: "te warm geworden, volgende keer koeler".

    Knippen en styling

    • Opzetnummer van de tondeuse, lengte bovenop, hoe de nek is afgewerkt.
    • Bijzonderheden: een kruin die eigenwijs is, een litteken waar u omheen werkt.
    • Welke producten de klant thuis gebruikt of heeft gekocht.

    Voorkeuren

    Koffie met melk, liever niet te veel praten, altijd haast in de lunchpauze. Kleine dingen, maar een collega die het weet, maakt een betere indruk dan een collega die alles opnieuw vraagt.

    Foto's

    Een foto voor en na zegt soms meer dan een formule. Vraag wel toestemming, en bewaar de foto bij de klant in het systeem en niet op uw eigen telefoon tussen de vakantiefoto's.

  2. 02

    Allergieën en gevoelige gegevens

    Wie verft, wil weten of een klant eerder heeft gereageerd op een product. Die informatie hoort op de kaart, want het voorkomt een vervelende reactie. Tegelijk is het een gezondheidsgegeven, en dat valt onder de AVG in een strengere categorie: bijzondere persoonsgegevens. Daarvoor geldt in beginsel een verwerkingsverbod, met uitzonderingen.

    In de praktijk betekent dat voor een salon meestal: vraag de klant uitdrukkelijk of u het mag noteren, schrijf alleen op wat nodig is ("reageerde op product X, eerst allergietest") en geen medische details, en zorg dat niet iedereen er zomaar bij kan. Dit is geen juridisch advies. Meer praktische uitleg staat bij AVG in de salon: klantgegevens, allergieën en foto's; laat u bij twijfel adviseren.

    Een allergietest of kleurconsult vooraf kan de klant ook online aanvragen. Hoe u dat netjes regelt, staat in een kleurconsult of allergietest online laten aanvragen.

  3. 03

    Wie mag wat zien

    In een salon met één kapper is dat simpel. Met een team, een stagiair en misschien iemand die een stoel huurt, ligt het anders.

    • Elke medewerker een eigen login. Geen gedeeld wachtwoord op een briefje bij de kassa. Dan ziet u ook wie wat heeft aangepast.
    • Rechten per rol. De stagiair moet de formule kunnen lezen, maar hoeft niet het hele klantenbestand te kunnen exporteren.
    • Uit dienst is uit het systeem. Gaat een medewerker weg, dan gaat de login dezelfde dag dicht.

    Stoelhuur en zzp

    Huurt een zzp-kapper bij u een stoel, dan is de vraag van wie de klant is meer dan een zakelijke kwestie. Het bepaalt wie verantwoordelijk is voor die gegevens en wie ze meeneemt als de huur stopt. Leg dat vooraf vast. Hoe zzp-kappers hun eigen website en boekingen regelen, leest u bij websites voor zzp-kappers en stoelhuur.

  4. 04

    Van papieren kaartjes naar digitaal

    De bak met kaartjes in één keer overtypen, is een klus waar niemand zin in heeft. Dat hoeft ook niet. U kunt het geleidelijk doen: zodra een klant op de afspraak staat, pakt u het kaartje erbij en zet u de laatste formule in het systeem. Na een paar maanden zijn de vaste klanten over. Wat er na een jaar nog in de bak zit, zijn klanten die niet meer komen.

    Gooi de oude kaartjes niet zomaar bij het oud papier. Er staan namen en soms telefoonnummers op. Een papierversnipperaar is de nette weg.

    Als u later van systeem wisselt

    Een digitale kaart is alleen zo goed als de mogelijkheid om hem mee te nemen. Vraag bij elk systeem na of u klantgegevens en notities kunt exporteren, en in welk formaat. Een vrij tekstveld is bij een overstap vaak makkelijker mee te nemen dan losse velden per product, maar dat verschilt per systeem. Meer daarover bij overstappen naar een ander salonsysteem.

  5. 05

    Klantenkaart of spaarkaart

    Met "klantenkaart" bedoelen sommige mensen een spaarkaart: tien keer knippen, de elfde keer korting. Dat is iets anders dan de kaart met formules en notities waar deze pagina over gaat. Een spaarsysteem kan in een salonsysteem zitten of los op een stempelkaart. Het voordeel van digitaal is dat de klant de kaart niet kwijt kan raken; het nadeel is dat u er even over moet nadenken of het iets toevoegt voor uw klanten.

  6. 06

    Zo helpt WebMaintor met de digitale klantenkaart

    Gebruikt u al Salonized, Fresha of een ander systeem met klantkaarten, dan kijken wij met u naar hoe u de kaart indeelt, wie welke rechten heeft en hoe u gegevens kunt exporteren. Heeft u nog geen systeem, dan is Glowbook een optie: daarin staat bij elke klant een kaart met kleurformules, gekoppeld aan de dagagenda en het afrekenen. Een demo vraagt u aan via webmaintor.store.

    • Een indeling van de kaart die past bij hoe u werkt.
    • Logins per medewerker en een rechtenoverzicht.
    • Uitleg aan het team, ook aan de stagiair.
    • Bij een overstap: uw gegevens netjes overzetten.

    Een salonwebsite bij ons is een maandabonnement vanaf € 59 per maand, met hosting en onderhoud erbij en zonder opstartkosten. Vraagt de klantenkaart een bijzondere koppeling, dan maken we daar in overleg een aparte offerte voor. Hoe de klantenkaart past bij de rest van uw salonwebsite, leest u op website en online boeken voor uw kapsalon.

Kennisbank

Verder lezen

Meer voor salons

Andere onderwerpen

WhatsApp Klanten appen liever dan dat ze bellen. Zo zet u WhatsApp in voor herinneringen en vragen, zonder dat uw privételefoon de salontelefoon wordt. Google en reviews Uw Google-bedrijfsprofiel is vaak het eerste wat een nieuwe klant van uw salon ziet. Zo houdt u het op orde en krijgt u eerlijke reviews. Prijslijst online Een prijslijst die op de telefoon leesbaar is, uitlegt wat kort, halflang en lang betekent en altijd gelijk loopt met uw boekingssysteem. Cadeaubonnen online Laat klanten 's avonds op de bank een cadeaubon van uw salon kopen en betalen, met een uniek nummer dat u aan de kassa gewoon inwisselt. Webshop haarproducten Verkoop de producten uit uw schap ook online, aan klanten die hun vaste shampoo willen nabestellen, zonder dat het een tweede bedrijf wordt. Barbershop website Een barbershopsite die snel laadt, per barber laat boeken, inloop en afspraken naast elkaar laat bestaan en uw werk laat zien. Alles voor kapsalons Terug naar het overzicht
FAQ

Veelgestelde vragen

Mag ik allergieën van klanten noteren?

Allergie-informatie is een gezondheidsgegeven en valt onder de strengere AVG-regels voor bijzondere persoonsgegevens. Vraag de klant uitdrukkelijk toestemming, noteer alleen wat nodig is en beperk wie het kan zien. Laat u bij twijfel adviseren.

Moet ik al mijn papieren kaartjes in één keer overzetten?

Nee. Zet een kaart over zodra de klant weer op de afspraak staat. Na een paar maanden zijn de vaste klanten digitaal. Vernietig de oude kaartjes daarna netjes, want er staan persoonsgegevens op.

Kan een collega de kleurformule zien als ik vrij ben?

Ja, dat is juist het doel. Geef elke medewerker een eigen login met de rechten die bij zijn of haar rol passen. Dan kan iedereen de formule lezen, en ziet u wie er iets aan heeft veranderd.

Wat gebeurt er met mijn klantenkaarten als ik van systeem wissel?

Dat hangt af van wat uw huidige systeem kan exporteren. Vraag na voordat u overstapt welke velden mee kunnen, en of foto's apart moeten worden overgezet.

Vragen over uw salon?

Vraag een gratis websitecheck aan. U ontvangt binnen één werkdag een helder rapport, zonder verplichtingen.

Gratis websitecheck +31 970 1028 0205
Reactie binnen 4 werkuren
WhatsApp