Een kleurconsult of allergietest online laten aanvragen

Een nieuwe klant boekt online voor zaterdag een volledige kleuring. U heeft haar nog nooit gezien, weet niet of ze eerder geverfd heeft en of ze ooit gereageerd heeft op haarverf. Dan staat u zaterdag voor de keuze: toch kleuren, of de klant wegsturen. Met een allergietest voor haarverf en een kort kleurconsult die klanten online kunnen aanvragen, voorkomt u dat moment. In dit artikel leest u waarom die test ertoe doet, hoe u hem in uw boekingsproces zet en hoe u omgaat met de gegevens die u daarbij hoort.

Waarom de allergietest bij de kapper ertoe doet

Op de verpakking van permanente haarverf in de Europese Unie staat een vaste waarschuwing dat haarkleurmiddelen ernstige allergische reacties kunnen veroorzaken, dat het product niet bedoeld is voor personen onder de 16 jaar en dat een tijdelijke tattoo met zwarte henna het risico op een allergie kan verhogen. De bekende boosdoener is PPD, para-fenyleendiamine, een stof die in veel donkere kleuren zit.

De huidtest zelf is geen wettelijke plicht, maar een instructie van de fabrikanten: breng 48 uur voor de behandeling een beetje kleurmiddel aan op de huid en kijk of er een reactie komt. Het wetenschappelijk comité van de Europese Commissie voor consumentenveiligheid heeft er wel kanttekeningen bij gezet: een negatieve test geeft geen zekerheid, en een reactie kan ook later dan 48 uur opkomen. De test is dus een hulpmiddel, geen garantie. Volg de instructies van het merk waarmee u werkt, en verwijs een klant die eerder heftig gereageerd heeft naar de huisarts voordat u iets doet.

Voor de planning betekent het één ding: de test moet minstens twee dagen voor de kleurafspraak plaatsvinden. Daar loopt een online agenda op vast als u er niets voor regelt.

Consult en test als aparte behandeling

De eenvoudigste oplossing is een aparte behandeling in uw boekingssysteem, bijvoorbeeld “Kleurconsult en huidtest, 15 minuten”. Een paar keuzes om te maken:

• Gratis of niet. Veel salons doen het kosteloos. Werkt u met no-showkosten, dan kunt u een klein bedrag vragen dat u verrekent met de kleurbehandeling.
• Wanneer in de week. Kies vaste korte plekken, zoals aan het begin of eind van de dag, zodat ze uw lange kleurafspraken niet in stukken knippen.
• Wie het doet. Het consult kan bij de stylist die later ook kleurt; de huidtest kan iedereen in het team zetten.

Hoe de klant de volgorde snapt

Zet bij elke kleurbehandeling op uw site en in de boekstappen een korte regel: “Bent u nieuw bij ons of heeft u langer dan een halfjaar niet bij ons gekleurd? Boek dan eerst een kleurconsult met huidtest, minstens 48 uur voor uw kleurafspraak.” Sommige systemen laten u een behandeling alleen tonen aan bestaande klanten of een vraag stellen voordat de boeking doorgaat. Kan dat in uw systeem niet, dan helpt een duidelijke tekst al veel. Hoe online afspraken in het algemeen werken, leest u op de pagina online afspraken maken voor uw kapsalon.

De vragen die u vooraf stelt

Bij het aanvragen van het consult kunt u een paar vragen stellen die u helpen voorbereiden:

1. Welke kleur heeft u nu, en wat wilt u?
2. Heeft u de afgelopen jaren uw haar gekleurd, zelf of bij een kapper?
3. Heeft u ooit gereageerd op haarverf of een zwarte henna-tattoo?
4. Mag u een foto van uw huidige haar meesturen? (optioneel)

Houd het daarbij. Een lange vragenlijst schrikt af, en elke vraag die u stelt, levert gegevens op waar u verantwoordelijk voor bent.

Allergiegegevens zijn gezondheidsgegevens

Dat iemand allergisch is voor haarverf, is onder de AVG een gegeven over gezondheid. Dat is een bijzondere categorie persoonsgegevens, waarvoor strengere regels gelden. In de praktijk betekent dat voor een salon:

• Vraag alleen wat u nodig heeft om veilig te kunnen kleuren.
• Vraag de klant uitdrukkelijk om toestemming om dit vast te leggen, en leg uit waarvoor.
• Laat het niet rondslingeren in een gedeelde mailbox, in WhatsApp-berichten of op een briefje bij de kleurbak. Leg het vast op de klantenkaart in uw salonsysteem, waar alleen het team bij kan.
• Zorg dat uw aanvraagformulier via een beveiligde verbinding gaat en de antwoorden niet onbeveiligd per mail rondstuurt.
• Vermeld in uw privacyverklaring dat u dit vastlegt en hoe lang.

Dit is een praktische uitleg, geen juridisch advies. Meer over klantgegevens, allergieën en foto’s in de salon staat op de pagina AVG in de salon. Hoe u kleurformules en testuitslagen bij de klant bewaart, leest u bij de digitale klantenkaart en kleurformules.

Wat u zelf doet en wanneer u hulp inschakelt

Bepaal zelf hoe u het consult wilt doen: hoe lang, wat het kost, en welke vragen echt nodig zijn. Spreek met het team af wat er gebeurt als een nieuwe klant toch zonder test een kleuring boekt. Bellen en verzetten werkt meestal beter dan een klant op zaterdag teleurstellen.

Hulp is handig voor de techniek: de aparte behandeling in uw boekingssysteem, de uitleg op de juiste plekken op uw site, een aanvraagformulier dat veilig met gezondheidsgegevens omgaat en de koppeling met de klantenkaart. Hoe wij dat voor salons inrichten, leest u op de pagina websites en online systemen voor kapsalons.