Overstappen naar een ander salonsysteem

Kijk eerst of dat ene punt binnen het huidige systeem op te lossen is. Soms staat een functie uit, zit hij in een ander pakket of is er een instelling die niemand heeft aangeraakt sinds de stagiair het ooit heeft ingericht. Een gesprek met de leverancier kost een halfuur. Een overstap kost meer.

Blijft het knellen, schrijf dan op wat het nieuwe systeem moet kunnen. Niet een lijst van alles wat leuk is, maar de drie of vier dingen waarom u wisselt. Die lijst houdt u bij de demo's voor u, zodat u niet kiest op de mooiste agenda maar op wat u nodig had.

Wat meestal mee kan

• Klantgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres, eventueel geboortedatum.
• Toekomstige afspraken, al lukt het niet bij elk systeem om ze automatisch over te zetten.
• Uw behandelmenu met duur en prijs, al is het vaak sneller om dat opnieuw in te voeren.

Waar het vaak misgaat

• Notities en kleurformules. Die staan in vrije tekstvelden en komen bij een export niet altijd mee, of als één lange regel. Controleer dit bij een paar vaste klanten voordat u het oude systeem opzegt. Meer over het bijhouden daarvan staat op de pagina over de digitale klantenkaart en kleurformules.
• Cadeaubonnen en tegoeden. Openstaande bonnen moeten in het nieuwe systeem blijven werken. Maak een lijst met bonnummer, restwaarde en geldigheid voordat u wisselt.
• Reviews. Beoordelingen op een boekingsplatform blijven meestal op dat platform. Reviews op uw Google-bedrijfsprofiel staan los van elk boekingssysteem en blijven gewoon staan.
• Afspraakgeschiedenis. Wie wanneer welke behandeling had, is handig bij een klacht of een allergische reactie. Bewaar de export, ook als u hem niet inleest.

Een werkbare volgorde

1. Kijk in uw contract wat de opzegtermijn is. Zeg pas op als het nieuwe systeem werkt.
2. Zet het nieuwe systeem op: medewerkers, werktijden, behandelingen, pauzes. Maandag dicht, donderdag koopavond, de collega die alleen op woensdag werkt.
3. Lees de klantgegevens in en controleer een steekproef met de hand.
4. Zet de online boekingen in het oude systeem vanaf een vaste datum stil. Afspraken die er al staan, lopen daar gewoon af.
5. Laat nieuwe boekingen vanaf diezelfde datum in het nieuwe systeem binnenkomen.
6. Pas na de laatste afspraak in het oude systeem exporteert u de definitieve gegevens en zegt u op.

In die overlapweken kijkt u in twee agenda's. Dat is onhandig, maar veiliger dan alles in één nacht omzetten en op zaterdagochtend merken dat de afspraak van negen uur nergens staat.

• De boekknop of boekingsmodule op uw website, op elke pagina waar hij staat.
• De afsprakenlink in uw Google-bedrijfsprofiel.
• De knop in uw Instagram- en Facebookprofiel en de link in uw bio.
• QR-codes op visitekaartjes, de afsprakenkaart en de sticker op de deur.
• De link in uw e-mailhandtekening en in WhatsApp-berichten die u standaard verstuurt.

Laat de oude boekingspagina niet zomaar verdwijnen. Een klant die een oude link gebruikt, moet ergens uitkomen waar hij alsnog kan boeken, niet op een foutmelding. Hoe de koppeling tussen website en boekingssysteem technisch werkt, leest u op de pagina over Salonized, Treatwell of Fresha koppelen aan uw website.

Laat klanten weten dat er iets verandert, zonder er een groot bericht van te maken. Eén zin in de bevestigingsmail of een korte melding bij de kassa is genoeg. Krijgen klanten herinneringen van een nieuwe afzender, dan is het fijn als ze dat van tevoren weten.

Staan er in de notities gegevens over allergieën of huidreacties, dan gaat het om gezondheidsgegevens. Die verdienen extra zorg bij het exporteren: zet de bestanden niet in een gedeelde map of in de mail en gooi ze weg zodra ze zijn ingelezen. Meer daarover staat op de pagina over de AVG in de salon.