Een boekingssysteem in WordPress is een van de weinige onderdelen die geld opleveren zonder dat er iemand naar kijkt. Precies daarom is het ook het onderdeel dat het langst kapot kan zijn voordat iemand het merkt. Een agenda die geen vrije momenten meer toont, ziet er namelijk exact hetzelfde uit als een agenda die vol zit.

In dit artikel staat hoe u dat merkt, wat u periodiek test en welke instellingen de meeste ellende voorkomen. Het geldt voor afsprakenplugins, reserveringssystemen en verhuurkalenders; de valkuilen zijn grotendeels dezelfde.

Waarom een stille storing hier zo lang duurt

Bij een webshop krijgt u een melding als er een bestelling binnenkomt, dus u merkt het als die uitblijven. Bij een afsprakenmodule zijn er dagen zonder boekingen die volstrekt normaal zijn. Er is dus geen natuurlijk alarm.

Wij hebben situaties gezien waarin een module drie weken geen enkele boeking accepteerde. De ondernemer dacht dat het rustig was in de branche. De schade is daarna niet meer te herstellen, want de klant die geen plek zag, heeft ergens anders geboekt.

De oplossing is niet ingewikkeld: zorg dat het uitblijven van boekingen zelf een signaal wordt. Dat kan met een simpele afspraak (elke maandagochtend even kijken), met een wekelijkse testboeking, of met een melding als er in 72 uur niets is binnengekomen.

De vijf oorzaken die wij het vaakst tegenkomen

  1. Scripts die worden samengevoegd door een optimalisatieplugin. De kalender is in de praktijk een stuk JavaScript. Wordt dat samengeperst met andere scripts, dan kan de kalender leeg blijven. Sluit de boekingspagina uit van optimalisatie.
  2. Caching op de boekingspagina. Een bezoeker krijgt dan de beschikbaarheid van gisteren te zien, en boekt een tijdstip dat al vergeven is. Sluit de pagina en de bijbehorende aanroepen uit van de cache.
  3. Geplande taken die niet meer draaien. Herinneringsmails, het vrijgeven van niet-betaalde reserveringen en het opschonen van verlopen aanvragen hangen aan de interne planner van WordPress. Valt die stil, dan stapelt het op. Zie wat u doet als geplande taken niet meer draaien.
  4. Mails die niet aankomen. Zonder bevestiging denkt de klant dat de boeking is mislukt en boekt hij nog een keer, of belt hij alsnog.
  5. Een pluginupdate die de instellingen terugzet. Vooral bij grote versiesprongen komt het voor dat beschikbaarheidsregels of gekoppelde diensten hun instelling kwijtraken.

Instellingen die problemen voorkomen

Een paar keuzes bij het inrichten schelen later veel werk.

Zet een reserveringstermijn. Laat een niet-betaalde of niet-bevestigde reservering na een vast aantal minuten vervallen. Zonder die regel blokkeren afgebroken boekingen uw agenda.

Werk met een tussenruimte. Bij afspraken die op locatie plaatsvinden voorkomt een marge van tien of vijftien minuten tussen boekingen dat u dubbel geboekt staat.

Beperk hoe ver vooruit iemand kan boeken. Anders staat er in maart een afspraak in november die niemand meer nakomt.

Leg de tijdzone goed vast. Staat de tijdzone van WordPress op de standaardinstelling in plaats van op Amsterdam, dan schuiven boekingen een of twee uur op, en dat merkt u pas als er iemand op het verkeerde moment voor de deur staat.

Zorg dat boekingen ook buiten de site landen. Een koppeling met uw gewone agenda betekent dat u niet afhankelijk bent van de site om te weten wie er komt.

De testronde na elke update

Doe dit op een kopie voordat u live bijwerkt, en daarna nog een keer kort op de echte site.

  1. Open de boekingspagina in een privévenster, dus zonder ingelogd te zijn.
  2. Controleer of er vrije momenten worden getoond voor de komende twee weken.
  3. Maak een echte boeking met een testnaam, inclusief betaling als die erbij hoort.
  4. Kijk of de bevestigingsmail bij de klant aankomt, ook in de map met ongewenste post.
  5. Kijk of de interne melding bij de juiste persoon binnenkomt.
  6. Controleer of het geboekte moment daarna niet meer beschikbaar is.
  7. Annuleer de testboeking en kijk of het moment weer vrijkomt.
  8. Herhaal stap één tot en met drie op een telefoon.

Dat kost een kwartier. Wij doen dit standaard bij elke update van een site met een boekingsmodule, omdat het het enige onderdeel is waar u met kijken alleen niets over te weten komt.

Drukte en dubbele boekingen

Bij verhuur, evenementen en behandelingen komt het voor dat veel mensen tegelijk hetzelfde moment willen. Dan wordt de manier waarop uw systeem met gelijktijdigheid omgaat opeens belangrijk. Systemen die pas bij het opslaan controleren of een moment nog vrij is, kunnen twee boekingen op hetzelfde tijdstip aannemen.

Test dit vooraf als u een piek verwacht: laat twee mensen op hetzelfde moment hetzelfde tijdslot boeken en kijk wat er gebeurt. Krijgt de tweede geen nette foutmelding, dan weet u dat u handmatig moet nakijken bij drukte, of dat u een ander systeem nodig heeft.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een fysiotherapiepraktijk merkte dat er via de site nauwelijks nog afspraken binnenkwamen, terwijl dat eerder een derde van de agenda vulde. De kalender laadde wel, maar toonde op telefoons een leeg vak. De oorzaak was een nieuwe caching-instelling van de hosting die ook de aanroepen naar het achterliggende systeem bewaarde.

Twee weken lang boekte niemand online. Sindsdien staat er elke maandag een testboeking in de planning van de praktijkassistente, met een vinkje op een lijstje. Dat is de goedkoopste bewaking die er bestaat.

Wat dit betekent voor uw onderhoud

Een site met een boekingsmodule is geen gewone site. De module vraagt een eigen testscenario, een uitzondering in uw cache- en optimalisatie-instellingen, en een vorm van bewaking op het uitblijven van boekingen. Dat is bij ons de reden dat we sites met een agenda in een aparte categorie zetten binnen het reguliere onderhoud met vaste testrondes.

Concrete volgende stap: boek vanmiddag zelf een moment via uw eigen site, op uw telefoon, zonder ingelogd te zijn. Loopt dat vlekkeloos, dan bent u gerustgesteld. Loopt het niet, dan weet u nu iets wat u anders pas over drie weken had geweten.