Kassa en pinnen in de salon

• Afrekenen vanuit de agenda. U klikt op de afspraak en de behandeling staat al op de bon, met de juiste prijs en de juiste medewerker.
• Producten erbij. Shampoo, styling, een borstel. Met voorraad, zodat u ziet wanneer u moet bijbestellen.
• Betaalwijzen. Pin, contant, cadeaubon, of een deel dat al online is betaald.
• Fooi. Apart van de omzet vastgelegd, en per medewerker als u dat wilt verdelen.
• Dagafsluiting. Een overzicht van wat er per betaalwijze binnen is gekomen, dat u naast de kas en de pinbonnen legt.

Hoe u fooi en contant geld in uw boekhouding verwerkt, is een vraag voor uw boekhouder. Het systeem moet het in elk geval apart kunnen laten zien.

In de praktijk gaat het om de losse transacties; alleen dagtotalen zijn niet genoeg. Volgens de Belastingdienst volstaat digitale opslag; u hoeft niet ook nog alle papieren bonnen te bewaren. Een kassa die het journaal na een maand wist, of een systeem dat te weinig geheugen heeft, is een probleem. Er bestaat een keurmerk voor kassasystemen, maar dat is een hulpmiddel en geen verplichting.

De Belastingdienst heeft hier een brochure over, "Het kassasysteem in uw bedrijf". Dit is geen fiscaal advies: leg de keuze voor uw kassa bij twijfel voor aan uw boekhouder.

Wat dat betekent bij een online salonsysteem

Werkt u met de kassa in Salonized, Fresha of een vergelijkbaar pakket, dan staan de gegevens bij de leverancier. Vraag na hoe u ze kunt exporteren en wat er gebeurt met uw gegevens als u ooit opzegt. Zeven jaar is lang, en u wilt niet afhankelijk zijn van een account dat u niet meer gebruikt.

Salonized doet dit bijvoorbeeld met Salonized Pay: het bedrag gaat vanuit de Salonized-kassa direct naar de betaalterminal, de betalingen lopen via Adyen, en het is beschikbaar in Nederland, België en Duitsland. Andere systemen hebben vergelijkbare oplossingen, vaak met hun eigen terminal of met een vaste betaalpartner. Kijk voor de actuele kosten per transactie en de prijs van de terminal op de site van de leverancier.

Waar u op let

• Werkt de terminal via wifi of via een kabel? Een salon met een haperende wifi bij de balie heeft liever een vaste verbinding of een terminal met eigen simkaart.
• Kan de klant op de terminal zelf fooi toevoegen, en komt die dan apart op de bon?
• Wat gebeurt er als het internet uitvalt? Kunt u dan nog pinnen, en hoe komt het later in de kassa?

Die wifi bij de balie is meteen ook een veiligheidspunt. Als klanten op hetzelfde netwerk zitten als uw kassa en tablet, is dat niet verstandig. Meer daarover in wifi, kassa en tablet in de salon veilig houden.

Stel: een klant koopt online een cadeaubon van € 50 en geeft die aan haar zus. De zus komt drie weken later knippen. Aan de balie moet u kunnen zien dat de bon bestaat, dat hij nog niet is gebruikt, en het bedrag van de rekening kunnen aftrekken. Als de cadeaubon in een losse webshop zit en de kassa er niets van weet, staat u met een papiertje in de hand te bellen. Hoe u cadeaubonnen online verkoopt, staat bij cadeaubonnen online verkopen; voor producten, zie haarproducten online verkopen vanuit uw salon.

De vuistregel: hoe minder losse systemen, hoe minder overtypen. Een salonsysteem dat agenda, kassa en online betalingen combineert, scheelt werk. Ook onze eigen software Glowbook combineert de dagagenda met afrekenen, inclusief fooi, en houdt per klant een digitale klantenkaart bij.

• Nagaan of online betaalde aanbetalingen, cadeaubonnen en producten goed bij de kassa uitkomen.
• De prijzen op uw website gelijk houden met de prijzen in de kassa.
• Voor salons zonder systeem: een demo van Glowbook, waarin agenda en afrekenen samengaan.
• Bij een overstap: helpen met het exporteren van uw oude gegevens.

Uw salonwebsite valt bij ons onder een maandabonnement vanaf € 59 per maand, met hosting en onderhoud erbij en zonder opstartkosten. Een bijzondere koppeling met uw kassa spreken we in overleg af, met een aparte offerte. Meer over het totaalplaatje leest u op website en online boeken voor uw kapsalon.