Cadeaubonnen van uw salon: geldigheid en voorwaarden

Het gebeurt vroeg of laat in elke salon. Iemand legt een cadeaubon op de balie, naast de pinautomaat, en u herkent het ontwerp niet eens meer. Hij komt uit een oude stapel van een paar jaar geleden. Moet u hem nog aannemen? Het antwoord hangt af van wat er op die bon staat. Wie de geldigheid van een cadeaubon en de voorwaarden goed regelt voordat de bon de deur uitgaat, voorkomt dat soort discussies aan de kassa.

Dit artikel gaat over de regels en de tekst op de bon. Hoe u bonnen via uw website verkoopt, leest u op onze pagina over cadeaubonnen online verkopen.

Hoe lang moet een cadeaubon geldig zijn?

Sinds 1 januari 2022 staat in het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:236 onder t) dat een bepaling in de algemene voorwaarden die een cadeaubon korter dan twee jaar geldig maakt, onredelijk bezwarend is. Een consument kan zo’n bepaling dan vernietigen. Tot die wetswijziging lag het minimum op één jaar. Twee jaar is dus de ondergrens voor wat u zelf mag vastleggen.

Zet u helemaal geen einddatum op de bon, dan gaat het anders. Staat er wel een uitgiftedatum op, dan geldt de gewone verjaringstermijn van vijf jaar. Dat staat ook zo in de toelichting bij de wet. Staat er niets op, geen uitgiftedatum en geen vervaldatum, en is de geldigheid ook nergens anders na te lezen, dan valt niet vast te stellen wanneer die termijn begint. Volgens diezelfde toelichting is zo’n bon in feite onbeperkt geldig.

Een salon heeft dus drie routes:

• Een vervaldatum op de bon, minimaal twee jaar na verkoop.
• Alleen een uitgiftedatum, dan rekent u met vijf jaar.
• Niets, en dan accepteert u die bon in principe altijd.

Er bestaan daarnaast afspraken binnen de cadeaukaartenbranche met langere termijnen, maar die gelden voor de grote kaartuitgevers, niet automatisch voor de bon van uw eigen salon. Twijfelt u over uw situatie, laat u dan adviseren door bijvoorbeeld het Juridisch Loket of uw brancheorganisatie.

Wat er op een salonbon hoort

Een bon die bij een verjaardag uit een envelop komt, wordt soms pas maanden later bekeken. Dan moet alles wat de klant moet weten er gewoon op staan. Een korte lijst:

• De naam van de salon en het adres of de website.
• De waarde in euro’s, of de behandeling waarvoor de bon geldt.
• Een uniek nummer of code, zodat u kunt nagaan of de bon echt is en of hij al gebruikt is.
• De datum van uitgifte en, als u die gebruikt, de vervaldatum.
• Een verwijzing naar de voorwaarden, bijvoorbeeld “voorwaarden op onze website”.

Dat unieke nummer is geen overbodige luxe. Een bon zonder nummer is met een printer na te maken, en bij een papieren bonnenboekje weet de stagiair op zaterdag niet of de bon van vorige maand al eens is ingeleverd.

Waardebon of behandelingbon

Veel salons verkopen beide. Een waardebon van een vast bedrag is het eenvoudigst. De klant besteedt het bedrag, en wat de knipbeurt over twee jaar kost, maakt niet uit. Een bon voor “een kleurbehandeling” of “een gezichtsbehandeling” voelt persoonlijker, maar levert vragen op als uw prijzen intussen stijgen of als de behandeling niet meer bestaat. Kiest u voor een behandelingbon, zet dan in de voorwaarden wat er gebeurt als de prijs verandert of de behandeling uit het menu verdwijnt. Bijvoorbeeld dat de bon dan geldt voor de waarde waarvoor hij is gekocht.

Voorwaarden die u beter vooraf regelt

Bij een salon spelen een paar vragen die een algemene cadeaukaart niet heeft. Schrijf ze op, liefst op één pagina op uw website, zodat de klant en uw team hetzelfde lezen.

Restbedrag

Wat als iemand een bon van 50 euro gebruikt voor een knipbeurt van 38 euro? Houdt u het restant als tegoed op dezelfde code bij, of geeft u een nieuwe bon? Leg vast wat u doet, en doe het dan ook elke keer.

Uitbetalen in contant geld

Veel salons betalen een bon niet uit in contanten. Wilt u dat zo houden, zet het dan in de voorwaarden.

Afspraak maken en no-show

Mag de klant met een bon online boeken? En wat als iemand met een bon niet komt opdagen? Telt die afspraak dan als gebruikt? Die regel moet aansluiten bij uw gewone no-showbeleid, anders krijgt u aan de telefoon twee verhalen.

Verkoop of sluiting van de salon

Denk er ook over na wat er met openstaande bonnen gebeurt als u de zaak overdoet. Het is netjes om bij een verkoop af te spreken wie de uitstaande bonnen accepteert.

Bijhouden welke bonnen nog open staan

Het lastige aan cadeaubonnen zit niet in de verkoop maar in de administratie. Een schoenendoos met doorslagen werkt tot iemand belt of zijn bon van twee jaar geleden nog geldt. Een eenvoudige lijst met nummer, datum, bedrag, restbedrag en status lost dat al op. Verkoopt u bonnen online, dan houdt het systeem dat voor u bij en ziet u in één oogopslag welke bonnen bijna verlopen. In december, als de bonnen het hardst lopen, scheelt dat veel gedoe. Hoe u die drukke maand verder voorbereidt, staat in ons artikel over de decemberdrukte.

Wat u zelf doet en wanneer u hulp inschakelt

De voorwaarden kunt u prima zelf opschrijven: houd ze kort, in gewone taal, en hang dezelfde tekst in de salon als op de website. Kies een geldigheid van minimaal twee jaar, of laat de einddatum weg als u de bonnen toch altijd accepteert. Laat een jurist meelezen als u twijfelt over bijzondere gevallen, zoals een overname.

Wilt u bonnen verkopen via uw website, met een unieke code en een overzicht van wat er nog openstaat, dan richten wij dat in als onderdeel van uw salonwebsite. Bent u benieuwd hoe dat werkt met het systeem dat u al gebruikt, kijk dan bij cadeaubonnen online verkopen of neem contact met ons op.