Pdf-documenten op uw website toegankelijk maken

• Echte tekst. Geen gescande pagina's. Een scan is een foto en kan niet worden voorgelezen, vergroot of doorzocht zonder tekstherkenning.
• Een logische leesvolgorde. Bij twee kolommen, kaders en voetnoten moet de volgorde in de tags overeenkomen met hoe een mens het leest.
• Alt-teksten bij afbeeldingen die iets betekenen, en decoratieve afbeeldingen die als decoratie gemarkeerd zijn.
• Tabellen met kopcellen, zodat bij elke cel duidelijk is bij welke rij en kolom hij hoort.
• Een documenttitel en taal in de eigenschappen van de pdf.
• Voldoende contrast en geen informatie die alleen met kleur wordt overgebracht.
• Bladwijzers bij langere documenten, zodat iemand direct naar een hoofdstuk springt.

Er bestaat een aparte norm voor toegankelijke pdf's, PDF/UA. Voor de meeste organisaties is het vertrekpunt eenvoudiger: zorg dat bovenstaande punten kloppen.

In Word

1. Gebruik de stijlen Kop 1, Kop 2 en Kop 3 voor koppen, niet alleen vet en groot.
2. Gebruik de knoppen voor opsommingen en nummering, geen streepjes met de hand.
3. Geef afbeeldingen een alternatieve tekst via de rechtermuisknop, of markeer ze als decoratief.
4. Maak tabellen met de tabelfunctie, geef de eerste rij aan als koprij en voeg geen cellen samen als het niet hoeft. Meer over tabellen leest u in tabellen toegankelijk maken.
5. Vul bij de documenteigenschappen een titel in.
6. Draai de ingebouwde toegankelijkheidscontrole van Word, onder het tabblad Controleren.
7. Exporteer via Opslaan als pdf of Exporteren, en zorg dat de optie voor documentstructuurlabels voor toegankelijkheid aanstaat. Gebruik niet de functie Afdrukken naar pdf; daarmee gaan de tags verloren.

In InDesign, Canva en andere programma's

Ook in InDesign kunt u tags en leesvolgorde instellen, maar het vraagt meer kennis. Bij online ontwerpprogramma's is de pdf-export vaak niet getagd. Gebruikt u zo'n programma voor folders of jaarverslagen, controleer de pdf dan altijd na het exporteren.

• informatie die mensen vooral lezen en niet printen, zoals tarieven, openingstijden of een procedure;
• documenten die vaak veranderen;
• formulieren. Een invulbare pdf is voor veel mensen lastig; een webformulier werkt beter op alle apparaten.

Een pdf blijft zinvol bij documenten die als geheel moeten worden bewaard of geprint, zoals algemene voorwaarden, een officieel jaarverslag of een handleiding. Ook dan helpt het om een korte samenvatting op de pagina zelf te zetten, in eenvoudige taal. Tips daarvoor staan in schrijven op B1-niveau.

1. Inventariseren. Wij maken een lijst van alle pdf's in uw mediabibliotheek en op welke pagina's ze gelinkt zijn. Vaak blijken er veel verouderde documenten te staan die weg kunnen.
2. Sorteren. Per document adviseren wij: verwijderen, omzetten naar een webpagina, of als pdf toegankelijk maken.
3. Controleren. De pdf's die blijven, testen wij met een controletool en met een screenreader. Dat laatste vertelt meer dan een groen vinkje; hoe zo'n test gaat, staat bij testen met een screenreader.
4. Omzetten of verbeteren. Documenten die beter een pagina kunnen zijn, zetten wij om in WordPress. Pdf's die moeten blijven, verbeteren wij waar mogelijk vanuit het bronbestand dat u aanlevert.
5. Werkwijze vastleggen. U krijgt een korte instructie voor nieuwe documenten, zodat het probleem niet terugkomt.

Ontwerpwerk aan folders of het herschrijven van teksten doen wij niet. Heeft u veel complexe documenten, zoals jaarverslagen met grafieken, dan kunnen wij u adviseren over een gespecialiseerde partij.

• De bronbestanden van de pdf's, zoals Word- of InDesign-bestanden. Zonder bron is herstel veel bewerkelijker.
• Een besluit over welke documenten echt nodig zijn.
• Voor nieuwe documenten: gebruik de stappen hierboven, en controleer elke nieuwe pdf met de toegankelijkheidscontrole voordat u hem uploadt.
• Zet bij de link naar een pdf altijd dat het een pdf is, en hoe groot, zodat een bezoeker weet wat hij opent.

Voor overheidsorganisaties en onderwijsinstellingen gelden er voor documenten eigen regels en uitzonderingen. Meer daarover op digitoegankelijkheid voor overheid en semipublieke organisaties. Hoe pdf's passen in een volledige aanpak, leest u op website toegankelijk maken.