Zo voorkomt u vertraging in uw websiteproject

Een nieuwe website die gepland stond voor maart en in juni nog steeds “bijna klaar” is. Het komt vaker voor dan iemand lief is. Opvallend genoeg ligt de vertraging in een websiteproject bijna nooit bij het programmeren. Het zit in wachten: op teksten, op foto’s, op de inloggegevens van het domein, op een akkoord van iemand die op vakantie is. Dit artikel loopt stap voor stap door wat u zelf kunt doen om uw project op schema te houden.

Waar de vertraging in een websiteproject vandaan komt

Als u een project achteraf terugkijkt, ziet u meestal hetzelfde patroon. Het ontwerp is snel klaar. Het bouwen gaat ook vlot. Daarna staat de site weken stil met grijze blokken waar teksten moeten komen, of met een vraag in de mailbox die niemand beantwoordt. Wat er in het algemeen bepaalt hoe lang een project duurt, beschrijven we op de pagina hoe lang het duurt om een website te laten maken. Hier gaat het om de praktische stappen om de wachttijd klein te houden.

Stap 1: wijs één persoon aan die beslist

Bij een eenmanszaak is dat vanzelf duidelijk. Bij een bedrijf met twee vennoten of een praktijk met vier collega’s niet. Als iedereen meekijkt en iedereen iets vindt, krijgt de bouwer drie mails met tegenstrijdige wensen. Spreek intern af wie de knoop doorhakt. Anderen mogen hun mening geven, maar via die ene persoon.

Stap 2: regel toegang in de eerste week

Dit klinkt saai, maar het is een van de grootste vertragers aan het eind van een project. De site is af, en dan blijkt niemand te weten bij welke partij het domein staat. Of het account staat op naam van een oud-medewerker. Of de vorige webbouwer reageert niet.

Zoek daarom aan het begin uit:

• bij welke partij uw domeinnaam geregistreerd is, en of u kunt inloggen;
• wie toegang heeft tot de DNS-instellingen, want daar moet bij de livegang iets veranderen;
• welke e-mailadressen op het domein draaien, zodat die bij de overstap blijven werken;
• of er een Google Bedrijfsprofiel, een Search Console of een Analytics-account is, en wie daar eigenaar van is.

Lukt het niet om ergens toegang toe te krijgen, dan heeft u nog weken de tijd om dat op te lossen. Aan het eind heeft u die tijd niet.

Stap 3: begin met de teksten voordat het ontwerp klaar is

Veel ondernemers wachten met schrijven tot ze het ontwerp hebben gezien. Logisch, maar het kost tijd. De structuur van de site ligt meestal al vast na het eerste gesprek: welke pagina’s er komen en wat er op elke pagina moet staan. Daarmee kunt u beginnen. Een ruwe versie is genoeg; schaven kan later.

Hoe u teksten zo aanlevert dat de bouwer er direct mee verder kan, staat in teksten aanleveren aan uw webbouwer. Laat u de teksten liever schrijven, plan dan meteen de interviewafspraak in.

Stap 4: verzamel foto’s in één map

De schoenendoos met visitekaartjes, de map “Foto’s 2021” op de laptop van uw partner, de beelden die nog op de telefoon van een collega staan. Zet alles wat u wilt gebruiken in één gedeelde map, met duidelijke namen. Twijfelt u of een foto goed genoeg is, zet hem er toch in. De bouwer kan beter kiezen uit te veel dan uit te weinig. En moet er een fotograaf komen, boek die dan vroeg, want een goede fotograaf heeft vaak een paar weken wachttijd.

Stap 5: plan uw eigen feedbackmomenten

Een bouwer stuurt een ontwerp en vraagt om feedback. Als u daar tien dagen over doet, schuift het hele project tien dagen op. Vaak meer, want de bouwer is inmiddels met iets anders bezig en moet weer opnieuw inplannen.

Wat helpt: zet bij het begin van het project de reviewmomenten in uw eigen agenda. Een uur, met de ontwerplink erbij. Bundel uw opmerkingen in één bericht in plaats van vijf losse mails. Hoe u dat zo concreet mogelijk doet, leest u in hoe u feedback geeft op een webdesign.

Stap 6: houd nieuwe wensen apart

Midden in het project bedenkt u iets nieuws. Een extra pagina, een koppeling, een tweede taal. Elk idee dat er tussendoor bij komt, verlengt de bouw en vaak ook de testfase. Schrijf het op een lijst voor na de livegang, tenzij het echt niet zonder kan. Waarom dat ook voor uw budget verstandig is, staat in ons artikel over meerwerk.

Stap 7: kijk vooruit naar vakanties en drukte

Een hovenier die in april een nieuwe site wil, zit midden in het drukste seizoen en heeft geen tijd om teksten te lezen. Een accountant heeft rond de aangiftes weinig ruimte. Kijk eerlijk naar uw eigen agenda en plan het project in een periode waarin u wel tijd heeft. En laat de bouwer weten wanneer u weg bent, zodat de planning daar rekening mee houdt.

Stap 8: maak de laatste week rustig

Een livegang op vrijdagmiddag lijkt efficiënt, maar als er iets niet werkt, is iedereen het weekend in. Kies een dinsdag of woensdag. Zorg dat u die dag zelf bereikbaar bent om te testen: het contactformulier invullen, de site op uw eigen telefoon bekijken, kijken of de mail aankomt en niet in de spam belandt.

Wat de bouwer moet doen

Natuurlijk ligt niet alles bij u. Een goede bouwer geeft bij het voorstel een planning, zegt wanneer hij wat van u nodig heeft en meldt het op tijd als hij zelf uitloopt. Bij ons krijgt u die planning bij het voorstel, met de momenten waarop wij iets van u vragen. Daar staan geen beloftes in over een exacte opleverdatum, want die hangt mede af van de aanlevering. Wel een volgorde waar u op kunt rekenen.

Een site laten bouwen zonder eindeloos traject?

Hoe wij een project stap voor stap aanpakken, van kennismaking tot uitleg na de livegang, leest u op de pagina over een WordPress-website laten maken.