Teksten aanleveren aan uw webbouwer zonder dat het project stilvalt

Vraag een willekeurige webbouwer waarom projecten uitlopen, en het antwoord is zelden de techniek. Het zijn de teksten. Het ontwerp is goedgekeurd, de pagina’s staan klaar met grijze blokken, en dan blijft het stil. De ondernemer wil het goed doen, heeft het druk, en de over-ons-tekst ligt al zes weken half af in een notitie op zijn telefoon. Dit artikel gaat over teksten aanleveren aan uw webbouwer: hoe u het organiseert, in welke vorm, en wat u kunt laten liggen.

Begin bij de paginalijst, niet bij een leeg document

De grootste fout is beginnen met schrijven zonder te weten voor welke pagina. Vraag uw webbouwer om de definitieve paginalijst of sitemap, het overzicht van alle pagina’s en hun plek in het menu. Hoe die structuur tot stand komt, leest u in de structuur van een nieuwe website opzetten. Die lijst wordt uw takenlijst. Elke pagina is één tekst, met een eigen doel.

Zet achter elke pagina wie hem schrijft en wanneer hij klaar is. Ook als u het allemaal zelf doet. Een datum maakt het concreet.

Eén document per pagina, of één document met duidelijke koppen

Webbouwers krijgen teksten in alle denkbare vormen: als bijlage bij acht verschillende mails, als foto van een uitgeprinte pagina met pen erop, als spraakbericht, als PowerPoint. Elk van die vormen kost tijd om te ontrafelen en geeft kans op fouten. Kies één vorm en houd die vast.

• Een gedeeld document (bijvoorbeeld in Google Docs of OneDrive) met per pagina een kop, is het makkelijkst. U en de bouwer werken in dezelfde versie.
• Losse bestanden kan ook, met een vaste naam per pagina: “03-diensten-dakgoten.docx” in plaats van “tekst nieuw def2.docx”.
• Geen tekst in de mail zelf. Mails raken zoek, en welke versie de laatste was weet na twee weken niemand meer.

Wat er per pagina in het document moet

Een bouwer kan meer met uw tekst als hij weet hoe die bedoeld is. Zet per pagina in het document:

1. De paginatitel zoals die in het menu komt.
2. De hoofdkop bovenaan de pagina.
3. De tekst, met tussenkoppen gemarkeerd als kop (gebruik de kopstijlen van uw tekstverwerker; vetgedrukte tekst is geen kop).
4. De knop of vervolgstap: waar moet de lezer daarna heen? Bellen, offerte aanvragen, naar een andere pagina.
5. Welke foto erbij hoort, met de bestandsnaam, als u die zelf aanlevert.
6. Opmerkingen voor de bouwer, bijvoorbeeld “deze drie punten graag als blokken naast elkaar”.

Opmaak hoeft u verder niet te doen. Lettertypes, kleuren en uitlijning in uw document worden toch niet overgenomen. Een kop als kop markeren en een opsomming als opsomming, dat is genoeg.

Schrijf niet voor het ontwerp, schrijf voor de lezer

Sommige ondernemers proberen hun tekst precies passend te maken voor het blok dat ze in het ontwerp zagen: “daar was ruimte voor drie regels”. Dat is meestal niet nodig. Een goed ontwerp past zich aan de inhoud aan, niet andersom. Schrijf wat uw klant moet weten. Is het veel langer of korter dan verwacht, dan lost de bouwer dat op of overlegt hij met u. Tips om webteksten leesbaar te maken staan in schrijven voor het web.

Begin met de pagina’s die het zwaarst wegen

Niet elke pagina is even belangrijk. De homepage, de dienstenpagina’s en de contactpagina bepalen of iemand u benadert. De privacyverklaring en de pagina over uw kantoorhond kunnen wachten. Lever eerst de pagina’s aan waar de bouwer het meest mee kan, zodat hij kan doorwerken terwijl u aan de rest zit.

Een praktische volgorde die bij veel bedrijfssites werkt:

1. Dienstenpagina’s (u kent uw vak, deze schrijven vaak het snelst)
2. Contactpagina en gegevens
3. Over ons
4. Homepage (die schrijft u het makkelijkst als de rest af is, omdat hij er een samenvatting van is)
5. Veelgestelde vragen, juridische pagina’s, overige

Oude teksten hergebruiken: kan, maar kijk ze na

Vervangt u een bestaande site, dan is de verleiding groot om alles over te zetten. Doe dat bewust. Teksten die goed scoren in Google of die klanten vaak lezen, wilt u niet zomaar herschrijven. Teksten die al jaren niemand bekijkt, kunnen beter weg. Ga met uw bouwer na welke pagina’s bezoekers trekken voordat u besluit. En lees de oude teksten opnieuw: prijzen, namen van medewerkers en “sinds 2015” kloppen vaak niet meer.

Spreek een deadline af, en een plan B

Teksten zijn de meest voorkomende reden dat een planning schuift. Dat is geen verwijt, schrijven kost tijd naast een bedrijf. Spreek daarom vooraf af wanneer de teksten binnen zijn en wat er gebeurt als dat niet lukt. Opties:

• De site gaat live met minder pagina’s, en de rest volgt later.
• De bouwer of een tekstschrijver maakt een eerste versie op basis van een gesprek met u, en u past aan.
• De planning schuift op, en dat staat dan ook zo op papier.

Meer over het voorkomen van vertraging in het hele project leest u in vertraging bij een websiteproject voorkomen.

Liever niet zelf schrijven?

Dat is geen schande. Veel ondernemers kunnen hun vak beter uitleggen in een gesprek dan op papier. In dat geval kan een interview met een tekstschrijver sneller en beter werken dan zelf zwoegen. Wat wij daarin doen en wat u dan nog aanlevert, leest u bij websiteteksten laten schrijven. Schrijft u liever zelf, dan helpen wij met een paginalijst en een indeling per pagina, zodat u weet waar u aan begint.