Meerwerk bij een nieuwe website: waar het vandaan komt en hoe u het voorkomt

De offerte was helder, de prijs vast, en toch ligt er halverwege een mail met de titel “aanvullende werkzaamheden”. Wie weleens een website heeft laten bouwen, herkent het. Meerwerk bij een website is niet per se oneerlijk. Soms vraagt u echt iets wat niet in de afspraak zat. Maar vaak had het voorkomen kunnen worden, door u of door de bouwer. In dit artikel leest u waar meerwerk vandaan komt, wanneer het terecht is en hoe u er vooraf afspraken over maakt.

Wat telt als meerwerk bij een website?

Meerwerk is alles wat buiten de afgesproken opdracht valt. Dat klinkt simpel, maar het hangt volledig af van hoe precies die opdracht is beschreven. Staat er “website met contactformulier”, dan kan een tweede formulier voor offerteaanvragen al meerwerk zijn. Staat er “maximaal acht pagina’s, twee formulieren, twee feedbackrondes op het ontwerp”, dan is er veel minder ruimte voor discussie.

Hoe vager de offerte, hoe groter de grijze zone. Wat er minimaal in hoort te staan, leest u in ons artikel over de inhoud van een goede website-offerte. Hier gaat het om wat er daarna gebeurt.

De vijf bronnen van meerwerk

1. Wensen die onderweg groeien

De meest voorkomende. U ziet het eerste ontwerp, en dan valt pas op dat een pagina met uw werkgebied eigenlijk handig zou zijn. En een nieuwsbriefaanmelding. En misschien een vacaturepagina. Elke wens op zich is klein. Samen zijn ze een halve extra week werk. Dat is niet erg, zolang u weet dat het extra werk is.

2. Teksten en foto’s die niet op tijd komen

Een bouwer plant uw project in. Komen de teksten drie weken later dan afgesproken, dan moet hij het werk opnieuw oppakken, uitzoeken waar hij was en soms al gebouwde pagina’s aanpassen omdat de tekst langer is dan gedacht. Sommige bureaus rekenen dat door. Of dat redelijk is, hangt af van wat er is afgesproken.

3. Feedback die steeds opnieuw begint

Twee feedbackrondes op het ontwerp is een normale afspraak. Maar als er bij de tweede ronde een compagnon aanschuift die alles anders wil, dan is dat eigenlijk een nieuw ontwerp. Hoe u feedback zo geeft dat het in één keer landt, staat in feedback geven op een webdesign.

4. Koppelingen die tegenvallen

“Even een koppeling met ons boekhoudpakket” of “de agenda van de praktijk erin” klinkt als een middag werk. Soms is het dat ook. Soms blijkt het pakket geen bruikbare koppeling te hebben, of alleen in een duurder abonnement. Een goede bouwer zoekt dat uit voordat hij een prijs noemt. Kan dat niet, dan hoort er in de offerte te staan dat dit onderdeel een schatting is.

5. Inhoud die niemand had gezien

Bij een vernieuwing van een bestaande site komt er vaak meer boven dan verwacht. Tweehonderd oude nieuwsberichten die mee moeten. Een map met pdf’s waar klanten nog naar linken. Een webshop met producten die ooit door drie verschillende mensen zijn ingevoerd. Wie dat vooraf niet inventariseert, komt er halverwege achter.

Wanneer meerwerk terecht is, en wanneer niet

Een eenvoudige toets: had de bouwer dit kunnen voorzien op basis van wat u hem vertelde?

• Terecht: u vraagt een functie die niet in het voorstel staat en die u ook niet eerder noemde. Of u levert inhoud aan die veel groter is dan wat u bij het gesprek beschreef.
• Twijfelachtig: iets wat bij elke website hoort, zoals een privacyverklaring of een werkende mobiele weergave, wordt achteraf apart gerekend. Of de bouwer had moeten vragen hoeveel pagina’s er overgezet moeten worden, en deed dat niet.
• Niet terecht: herstel van fouten die de bouwer zelf heeft gemaakt. Een formulier dat niet verstuurt, is geen meerwerk.

Twijfelt u, vraag dan gewoon welke regel in de offerte het werk uitsluit. Een redelijke bouwer kan dat aanwijzen.

Afspraken die meerwerk voorspelbaar maken

U kunt meerwerk niet helemaal uitsluiten. U kunt het wel voorspelbaar maken. Leg deze punten vast voordat het project begint:

1. Geen meerwerk zonder schriftelijk akkoord vooraf. Een mail met “akkoord” volstaat, maar het moet vóór het werk zijn, niet bij de factuur.
2. Een prijs per meerwerkverzoek. Liever een vast bedrag voor “extra pagina met formulier” dan “we schrijven de uren”.
3. Het aantal feedbackrondes op ontwerp en op de gebouwde site.
4. Een datum voor de aanlevering van teksten en foto’s, en wat er gebeurt als die verschuift.
5. Een lijst van wat er niet in zit. Klinkt negatief, maar voorkomt veel gedoe. “Teksten schrijven: niet inbegrepen” is duidelijker dan niets.

Bij ons werkt het zo: na een kort gesprek krijgt u een vaste prijs, en pas als u akkoord bent, beginnen wij. Komt u halverwege met een nieuwe wens, dan hoort u eerst wat die kost. Meerwerk gebeurt alleen na uw akkoord. Dat is geen bijzondere service. Het hoort gewoon zo.

Een parkeerlijst in plaats van alles nu

Stel: een fysiotherapeut in Zwolle laat een nieuwe site bouwen. Halverwege bedenkt ze dat ze ook online afspraken wil, een pagina per behandeling en een blog. Alles tegelijk toevoegen schuift de livegang op en maakt het project duurder. Wat vaak beter werkt: de site eerst live zetten zoals afgesproken, en de nieuwe wensen op een lijst zetten voor een tweede fase. Dan beslist u in alle rust, met de eerste bezoekerscijfers erbij, wat echt nodig is.

Die aanpak beschermt uw budget. Hij beschermt ook de planning, en dat is vaak minstens zoveel waard.

Liever vooraf weten waar u aan toe bent?

Waar de prijs van een nieuwe site van afhangt, en welke kosten mensen vaak vergeten, staat op onze pagina over de kosten van een website laten maken. Daar leest u ook hoe wij tot een vaste prijs komen.