Online boeken of bellen: waarom uw salon allebei houdt

U staat met de schaar in de ene hand en een kam in de andere, de föhn van uw collega loeit, en de telefoon gaat. Weer. Het is de reden waarom de meeste salons met online boeken beginnen. Toch is de telefoon daarna niet weg, en eerlijk gezegd moet u dat ook niet willen. Sommige klanten en sommige afspraken horen bij een gesprek. In dit artikel leest u hoe u bepaalt wat online gaat en wat niet, en hoe u voorkomt dat twee manieren van boeken twee agenda’s opleveren.

Waarom online boeken bij de kapper niet alles vervangt

Online boeken is ideaal voor de vaste klant die elke zes weken komt voor dezelfde knipbeurt. Die weet wat hij wil, ziet om elf uur ’s avonds een plek op donderdag en klaar. Maar er zijn ook klanten voor wie dat niet werkt:

• De oudere vaste klant die al twintig jaar belt en dat prima vindt.
• De nieuwe klant die van zwart naar blond wil en geen idee heeft hoeveel tijd dat kost.
• De bruid die een proefkapsel en een ochtend op locatie wil.
• De ouder die drie kinderen achter elkaar wil laten knippen.

Wie die mensen dwingt om online te boeken, krijgt verkeerde boekingen of verliest ze aan de salon om de hoek die gewoon opneemt.

Welke afspraken online gaan en welke via de telefoon

Een handige vuistregel: alles waarbij de klant zelf kan inschatten wat hij nodig heeft, gaat online. Alles waarbij u eerst moet kijken of vragen, gaat via een gesprek.

Goed online te boeken

• Knippen, op lengte of tijdsblok
• Uitgroei bijwerken met dezelfde kleur als vorige keer
• Föhnen, baard, wenkbrauwen
• Een kort consult of een huidtest voor kleur

Liever eerst contact

• Kleurcorrecties en grote kleurveranderingen
• Extensions en andere behandelingen waarbij u materiaal bestelt
• Bruidskapsels en afspraken op locatie
• Groepsafspraken

Die tweede groep hoeft niet onzichtbaar te zijn op uw site. Zet ze erbij, met een knop “Vraag een consult aan” of “Stuur ons een WhatsApp”, in plaats van een boekknop. Dan weet de klant dat het kan en hoe hij begint.

De telefoon slimmer inzetten

Bellen blijft, maar het hoeft u niet steeds uit uw werk te halen.

1. Vaste beltijden. Zet op uw site en op uw voicemail wanneer u de telefoon opneemt, bijvoorbeeld tussen half negen en negen en tussen half twee en twee. Klanten passen zich daar verrassend snel op aan.
2. Een voicemail die verwijst. “U kunt ook direct online boeken via onze website, of ons een WhatsApp sturen.” Wie belt voor een gewone knipbeurt, doet het daarna vaak zelf.
3. Terugbellen als vaste taak. Spreek af wie de gemiste oproepen terugbelt en wanneer. Niets is zo zonde als een nieuwe klant die drie keer belt en dan naar een ander gaat.
4. Klikbaar nummer. Op de telefoon moet uw nummer met één tik te bellen zijn, en zichtbaar zonder te scrollen. Klinkt vanzelfsprekend, maar op veel salonsites staat het alleen onderaan de contactpagina.

Voor veel klanten ligt WhatsApp tussen bellen en online boeken in. Ze stellen een vraag wanneer het hen uitkomt, u antwoordt als u even tijd heeft. Hoe u dat netjes inricht met vaste antwoorden en herinneringen, leest u op de pagina over WhatsApp voor uw salon.

Eén agenda, hoe er ook geboekt wordt

Hier zit het echte risico. Komt een online boeking binnen in het systeem, terwijl de stagiair een telefonische afspraak in het papieren boek bij de kassa schrijft, dan heeft u op zaterdag om negen uur twee klanten voor één stoel. Daarom:

• Elke afspraak gaat in hetzelfde systeem, ook als hij telefonisch of aan de balie gemaakt wordt.
• Iedereen die afspraken maakt, kan dat systeem bedienen, ook op de telefoon of tablet bij de kassa.
• Het systeem controleert zelf op dubbele boekingen, per medewerker en per stoel.
• Telefonische klanten krijgen dezelfde bevestiging en herinnering als online klanten, met de afzeglink erbij.

Werkt u al met Salonized, Treatwell of Fresha, dan kan dat allemaal binnen dat systeem. Heeft u nog geen systeem en zoekt u iets eenvoudigs, dan is onze eigen salonsoftware een mogelijkheid; de verschillen leest u op de pagina salonsoftware: Glowbook of uw huidige systeem.

Wat u zelf doet en wanneer u hulp inschakelt

Begin met een lijst van uw behandelingen en zet achter elke behandeling: online, of eerst contact. Spreek met het team de beltijden af en wie terugbelt. Dat kost u een avond en levert direct rust op.

Hulp is handig voor de techniek: de boekknop op de juiste plekken, een consultaanvraag die netjes in uw agenda of mailbox landt, een klikbaar nummer en een WhatsApp-knop die op de telefoon goed werken. Hoe online afspraken maken voor een salon er in het geheel uitziet, leest u op de pagina online afspraken maken voor uw kapsalon, en wat wij verder doen op websites en online systemen voor kapsalons.