Een fotoshoot voor uw website voorbereiden: van shotlist tot licentie

De fotograaf staat om negen uur voor de deur, u heeft net de werkplaats opgeruimd en dan komt de vraag: “Wat wilt u allemaal hebben?” Wie dan pas gaat nadenken, krijgt veertig mooie foto’s waarvan er op de website vijf echt bruikbaar zijn. Een fotoshoot voor uw website is geen gewone bedrijfsfotografie. De foto’s moeten in vaste vlakken passen, op een telefoon nog werken en ruimte laten voor tekst. Zo bereidt u de dag voor.

Eerst: waarom een eigen fotoshoot?

Stockfoto’s zijn snel en goedkoop, maar u ziet ze ook bij anderen. Eigen foto’s laten uw echte bedrijf zien. De afweging tussen beide maken we in eigen foto's of stockfoto's. Dit artikel gaat ervan uit dat u voor eigen beeld kiest.

Stap 1: begin bij de website, niet bij de fotograaf

Plan de shoot het liefst als de structuur van de nieuwe site staat, of in elk geval als u weet welke pagina’s er komen. Dan weet u welke beelden er nodig zijn. Loop elke pagina langs en noteer:

• Welke grote foto bovenaan komt (de homepage, elke dienstpagina).
• Welke kleinere foto’s in de tekst komen.
• Of er portretten nodig zijn voor een team- of over-ons-pagina.
• Of er beelden nodig zijn voor social media en nieuwsbrieven.

Vraag uw webbouwer welke verhoudingen de vlakken in het ontwerp hebben. Een brede, lage strook bovenaan de pagina vraagt om een andere foto dan een vierkant blokje naast een tekst.

Stap 2: maak een shotlist

Een shotlist is een simpel lijstje met elke foto die u wilt hebben. Per regel: wat er op de foto staat, voor welke pagina, liggend of staand, en of er ruimte voor tekst moet zijn. Bijvoorbeeld:

1. Homepage, breed liggend: monteur aan het werk in een keuken, links in beeld, rechts rustige achtergrond voor de kop.
2. Dienst “cv-ketel”: close-up van handen aan een ketel, liggend.
3. Over ons: eigenaar in de werkplaats, staand en liggend.
4. Team: alle medewerkers los, zelfde achtergrond, schouderhoogte.
5. Contact: gevel met naambord, bus voor de deur.

Een fotograaf die weet wat u nodig heeft, werkt sneller en maakt per onderwerp meerdere varianten. Dat is geen luxe: over een jaar wilt u een andere foto op dezelfde plek, en dan heeft u er een.

Stap 3: denk aan het scherm

Foto’s voor een website gedragen zich anders dan foto’s op papier. Een paar dingen om met de fotograaf te bespreken:

• Ruimte rondom. Websites snijden foto’s op verschillende schermen anders bij. Laat het onderwerp niet tot aan de rand lopen.
• Liggend én staand. Een brede foto op de computer wordt op een telefoon vaak smal bijgesneden. Vraag voor belangrijke beelden beide versies.
• Rust achter tekst. Een kop over een drukke foto is onleesbaar. Een strook lucht, een muur of een onscherpe achtergrond werkt beter.
• Licht en kleur. Spreek af dat alle foto’s dezelfde sfeer krijgen in de nabewerking. Dan hoort het bij elkaar.

Stap 4: regel de praktische kant

• Locatie. Bij u op de zaak, bij een klant (met diens toestemming) of op een project. Ruim op, maar maak het niet steriel. Een werkplaats mag eruitzien als een werkplaats.
• Kleding. Bedrijfskleding schoon en zonder kreukels, geen drukke prints. Spreek dit van tevoren met iedereen af.
• Tijd. Plan ruim. Mensen die niet gewend zijn aan een camera, hebben even nodig voor ze ontspannen. De beste foto’s komen vaak na een halfuur.
• Toestemming. Staan medewerkers of klanten op de foto, leg dan vast dat ze daarmee akkoord gaan en waarvoor de foto’s gebruikt worden. Voor klanten leest u meer in foto's van klanten plaatsen. Voor portretten van het team, zie een teampagina maken.

Stap 5: maak afspraken over rechten

Dit wordt vaak vergeten. De fotograaf houdt in principe het auteursrecht op de foto’s. U krijgt meestal een licentie: toestemming om de foto’s te gebruiken op een bepaalde manier. Wilt u het auteursrecht zelf, dan moet dat volgens artikel 2 van de Auteurswet bij akte worden overgedragen. Een mondelinge afspraak of een betaalde factuur is dus niet genoeg.

Voor de meeste ondernemers is een ruime licentie voldoende. Vraag in elk geval op papier:

• Waar mag u de foto’s gebruiken? Website, social media, advertenties, drukwerk?
• Hoelang? Liefst zonder einddatum.
• Mag uw webbouwer of drukker de foto’s bijsnijden en bewerken?
• Moet de naam van de fotograaf bij de foto staan?

Dit is geen juridisch advies. Gaat het om grote bedragen of exclusieve rechten, laat u dan adviseren.

Stap 6: na de shoot

• Vraag de foto’s in hoge resolutie aan voor archief en drukwerk, en kies daaruit wat er op de site komt.
• Upload niet de originele bestanden van 8 MB per stuk. Laat ze verkleinen of zorg dat de site dat doet; zie te grote foto's uploaden voorkomen.
• Geef bestanden een beschrijvende naam (monteur-cv-ketel-zwolle.jpg in plaats van IMG_4821.jpg) en schrijf een alt-tekst per foto.
• Bewaar alles op één plek die van u is, met de licentieafspraak erbij.

Foto’s in een nieuwe website

Laat u een nieuwe site bouwen, plan de shoot dan in overleg met de bouwer, zodat de foto’s passen bij het ontwerp. Bij een zakelijke website laten maken geven wij u op tijd door welke beelden en formaten we nodig hebben.