De balayage is precies geworden zoals u hem voor ogen had, het licht bij het raam valt goed en de klant is blij. U pakt uw telefoon. Mag die foto dan zomaar op Instagram en op uw website? Niet zonder te vragen. Het goede nieuws: toestemming voor een foto van een klant vragen is niet ingewikkeld, als u het op een vaste manier doet en het even vastlegt.
Dit artikel gaat over het vragen en vastleggen. Hoe u een portfolio opbouwt en foto’s licht houdt voor uw site, staat op onze pagina over foto's van uw werk.
Waarom u toestemming nodig heeft
Een foto waarop iemand herkenbaar is, geldt onder de AVG als een persoonsgegeven. Zet u die foto als bedrijf online om reclame te maken voor uw salon, dan heeft u daar in de praktijk toestemming voor nodig. Die toestemming moet aan een paar eisen voldoen:
- Vrij gegeven. De klant mag nee zeggen zonder dat dat gevolgen heeft voor de behandeling of de prijs.
- Specifiek. De klant weet waar de foto komt: Instagram, uw website, of allebei.
- Duidelijk. Niet reageren is geen ja. “Wie zwijgt, stemt toe” telt niet.
- Intrekbaar. De klant kan zich later bedenken.
Daarnaast kent Nederland het portretrecht in de Auteurswet, waarmee iemand zich in bepaalde gevallen kan verzetten tegen publicatie van zijn portret. Met duidelijke toestemming vooraf voorkomt u ook daar discussie. Dit is een praktische uitleg, geen juridisch advies. Meer over privacy in de salon in het algemeen leest u op de pagina AVG in de salon.
Zo vraagt u het, zonder dat het raar wordt
De meeste klanten vinden het juist een compliment als u hun haar wilt laten zien. Vraag het daarom rustig, voordat u de foto maakt en niet achteraf. Bijvoorbeeld:
“Dit is echt mooi geworden. Vindt u het goed als ik er een foto van maak voor onze Instagram en de website? Dat mag ook alleen van achteren, dan bent u niet herkenbaar.”
Die laatste zin is belangrijk. Geef de klant drie mogelijkheden: herkenbaar, alleen het haar zonder gezicht, of liever niet. Zo kan iemand ja zeggen tegen een foto van achteren zonder het gevoel te hebben dat ze moeilijk doet.
Wat u de klant vertelt
- Waar de foto komt: Instagram, website, of allebei.
- Of u haar naam of account erbij zet. Doe dat alleen als ze dat zelf wil.
- Dat ze altijd kan vragen om de foto weg te halen.
Leg de toestemming vast
Mondeling ja is een begin, maar over een jaar weet niemand meer wat er precies is afgesproken. Leg het daarom even vast. Dat kan op verschillende manieren:
- Een notitie in de klantenkaart van uw salonsysteem: datum, wat er is afgesproken (herkenbaar of niet, welke kanalen).
- Een kort formulier op een tablet of papier dat de klant tekent.
- Een WhatsApp-bericht na afloop: “Zoals besproken plaatsen we de foto van vandaag op Instagram en onze site. Liever niet? Laat het ons weten.” Het antwoord van de klant is dan meteen uw vastlegging.
Werkt u met een digitale klantenkaart, dan is een vast veld voor fototoestemming handig. Dan ziet ook een collega of de stagiair meteen of er een foto gemaakt mag worden. Hoe zo’n kaart verder werkt, leest u bij de digitale klantenkaart.
Kinderen en jongeren
Voor kinderen onder de 16 jaar moet in Nederland een ouder of voogd toestemming geven. Komt een meisje van veertien met een vriendin voor een nieuw kapsel, dan is haar eigen ja dus niet genoeg. Vraag het aan de ouder, of maak alleen een foto waarop ze niet herkenbaar is. Veel salons kiezen ervoor om kinderen helemaal niet herkenbaar te plaatsen. Dat is de veiligste keuze.
Als een klant zich bedenkt
Iemand belt na drie maanden: ze wil toch niet dat haar foto online staat. Haal hem dan zo snel mogelijk weg, van Instagram, van uw website en uit eventuele advertenties. Vraag niet waarom. Noteer in de klantenkaart dat de toestemming is ingetrokken, zodat niemand de foto later opnieuw gebruikt.
Houd er rekening mee dat een foto die eenmaal online stond, soms al gedeeld of opgeslagen is. Dat kunt u niet terughalen. Vertel dat eerlijk als iemand ernaar vraagt, en juist daarom is het goed om het vooraf zorgvuldig te vragen.
Foto’s van uw team
Ook voor foto’s van uw medewerkers op de website geldt dat u het netjes vraagt en vastlegt. Spreek ook af wat er met de foto gebeurt als iemand uit dienst gaat. Een oud-collega die nog maanden op de teampagina staat, levert vragen op bij klanten die naar haar vragen.
Wat u zelf doet en wanneer u hulp inschakelt
Het vragen, het vastleggen en het verwijderen op Instagram doet u zelf, en met een vaste zin en een vast veld in uw systeem wordt het snel een gewoonte. Wij helpen met de kant van de website: een portfolio dat u zelf makkelijk aanvult en waaruit u een foto met één klik weer verwijdert, en een fototoestemmingsveld in uw klantenkaart. Bekijk onze pagina over websites voor kapsalons voor het geheel. Twijfelt u over een specifieke situatie, laat u dan adviseren door een privacydeskundige.
Vraag een gratis websitecheck aan. Binnen één werkdag weet u waar uw website staat.
