De decemberdrukte: website en agenda van uw salon voorbereiden

Half december gaat het zo. De agenda zit vol tot kerst, de telefoon gaat terwijl u met de schaar bezig bent, en elke beller vraagt of er “toch nog ergens een plekje” is. Ondertussen staat er iemand aan de balie die een cadeaubon wil, en bij oud en nieuw blijkt Google nog uw gewone openingstijden te tonen. De drukte in december overkomt elke kapsalon. Hoeveel last u ervan heeft, bepaalt u grotendeels in oktober en november.

De agenda vroeg openzetten

Klanten die al jaren komen, weten dat het in december vol zit. Zij willen in november al boeken. Kan dat online pas twee weken vooruit, dan bellen ze allemaal tegelijk. Zet de agenda voor december daarom op tijd open in uw boekingssysteem, bijvoorbeeld vanaf begin november. Laat het uw vaste klanten weten, met een bericht of een briefje bij de kassa.

Denk ook na over extra uren. Gaat u in de laatste weken een avond langer door of opent u op een maandag die normaal dicht is? Zet die uren dan in het systeem voordat de boekingen binnenkomen, niet erna. Anders staan ze wel op het bord in de etalage maar niet online.

Lange behandelingen inplannen

Een kleurbehandeling met föhnen neemt een groot blok in. Op de zaterdag voor kerst kan dat ten koste gaan van drie of vier knipbeurten. Sommige salons kiezen ervoor om lange behandelingen in de laatste week alleen op bepaalde tijden online boekbaar te maken. Dat is een keuze voor uzelf, maar maak hem bewust en stel het in vóór de drukte.

Feestdagen en afwijkende tijden in Google en op uw site

Rond kerst en oud en nieuw kijkt iedereen even in Google of u open bent. Staan daar uw gewone tijden terwijl u op tweede kerstdag dicht bent, dan krijgt u een klant voor een dichte deur en een boze review erbij. Zet de afwijkende openingstijden ruim van tevoren in uw Google-bedrijfsprofiel en op uw website, op dezelfde manier. Hoe dat in Google werkt, staat in ons artikel over openingstijden en feestdagen in Google.

Vergeet ook de plekken die u zelf niet meer ziet: de automatische e-mail van uw boekingssysteem, de tekst op uw voicemail en de bio op Instagram.

No-shows in een volle maand

Een lege stoel is in maart vervelend. In december is het pijnlijk, want u heeft voor die plek misschien drie andere mensen moeten afwijzen. Stuur herinneringen een dag van tevoren, en overweeg voor de drukste dagen een aanbetaling bij online boeken, vooral voor lange behandelingen. Dat werkt alleen als het beleid helder op uw site staat en klanten het weten voordat ze boeken. Meer daarover op de pagina no-shows voorkomen met aanbetaling en herinneringen.

Houd daarnaast een lijstje bij van klanten die nog graag eerder willen. Valt er een afspraak weg, dan belt of appt u de eerste op die lijst. Veel boekingssystemen hebben daar een wachtlijstfunctie voor.

Cadeaubonnen: de stille verkoper van december

December is ook de maand van de cadeaubon. Wie bonnen online verkoopt, laat klanten die om tien uur ’s avonds nog een cadeau zoeken gewoon zelf afrekenen. Dat scheelt gepraat aan de balie op de drukste dagen. Controleer in november of uw bonnen er nog goed uitzien, of de betaling werkt en of de voorwaarden kloppen. Wat er op een bon moet staan en hoe lang hij geldig moet zijn, leest u in ons artikel over de geldigheid van cadeaubonnen.

Geen technische verrassingen in de drukste weken

Het laatste wat u in december wilt, is een website die na een update niet meer laadt of een boekingsknop die het niet meer doet. Laat grote wijzigingen, zoals een nieuw thema of een nieuwe boekingsmodule, daarom liever in oktober of na januari uitvoeren. Gewone beveiligingsupdates moeten wel gewoon doorgaan, maar dan door iemand die vooraf een back-up maakt en daarna controleert of het boeken nog werkt.

Check in november ook een paar dingen die eenmaal per jaar verlopen: verloopt uw domeinnaam of hosting rond de jaarwisseling, en staan de betaalgegevens daarvoor nog goed? Een site die op 27 december offline gaat omdat een betaling niet doorkwam, krijgt u tussen de feestdagen moeilijk weer online.

Een kort draaiboek voor oktober en november

• Agenda december openzetten en extra uren invoeren.
• Afwijkende tijden in Google, op de site, in de voicemail en op Instagram.
• Herinneringen controleren en eventueel aanbetaling voor de drukste dagen.
• Wachtlijst klaarzetten.
• Cadeaubonnen testen: kopen, betalen, ontvangen.
• Website laten nakijken, zonder grote wijzigingen in december.

Wat u zelf doet en wanneer u hulp inschakelt

De planning, de extra uren en het lijstje met klanten die eerder willen, doet u zelf. Dat kent niemand beter dan u. De website, het online boeken, de cadeaubonnen en de updates kunt u aan ons overlaten. Met ons websiteonderhoud draaien updates en back-ups gewoon door en controleren wij of het boeken blijft werken, ook in de drukste weken. Lees meer over hoe wij salons helpen op onze pagina over websites voor kapsalons.