Oplevering van uw website: wat u in handen moet hebben voordat de bouwer vertrekt

De nieuwe site staat online, u heeft hem op uw telefoon aan uw partner laten zien en de laatste factuur is betaald. Klaar, zou u denken. Toch gaat er bij de oplevering van een website vaak iets mis dat pas maanden later opvalt. De bouwer is onbereikbaar, er moet een plugin worden verlengd en niemand weet op welk e-mailadres de licentie staat. Of u wilt een teamlid laten inloggen en merkt dan pas dat u zelf geen beheerdersaccount heeft.

Deze checklist gaat over de overdracht zelf: wat u moet ontvangen en controleren voordat u het project afsluit. Wat u technisch controleert rond de livegang (formulieren, redirects, snelheid) staat in onze checklist voor de livegang.

1. Toegang: de oplevering begint bij inloggegevens

• Een eigen beheerdersaccount in WordPress, op uw naam en uw e-mailadres. Niet het gedeelde account “admin” van de bouwer.
• Toegang tot de registrar van uw domein, met het domein op naam van uw bedrijf. Kijk dat na in het overzicht van de registrar zelf; een mailtje van de bouwer is geen bewijs.
• Toegang tot het hostingpakket, met de factuur op uw naam of met een duidelijke afspraak wie betaalt.
• Toegang tot de koppelingen: Google Search Console, Google Analytics of een ander statistiekprogramma, uw Google Bedrijfsprofiel, de nieuwsbriefdienst, de betaalprovider als u een webshop heeft.
• Uw e-mail op het domein: weet u waar die geregeld is en kunt u daar zelf inloggen?

Bewaar alles in een wachtwoordmanager, niet in een Word-bestand op het bureaublad. Hoe u dat inricht en veilig deelt met collega’s, leest u in inloggegevens veilig bewaren en delen.

2. Eigendom en licenties

• Het thema. Is het een betaald thema, op wiens naam staat de licentie? Loopt die af, en wat gebeurt er dan met updates?
• Betaalde plugins. Vraag een lijstje met naam, verloopdatum, kosten per jaar en op welk account de licentie staat. Liefst zet de bouwer de licenties over naar uw eigen account.
• Foto’s, illustraties en lettertypen. Welke zijn gekocht, waar zijn de licenties, en mag u ze ook buiten de website gebruiken (op een flyer bijvoorbeeld)?
• Maatwerk. Is er code speciaal voor u geschreven, vraag dan in de afspraken na of u die mag laten aanpassen door een andere partij.

Wie er eigenaar is van wat, en waar het in de praktijk misgaat, behandelen we uitgebreid in wie is eigenaar van uw website.

3. Een back-up die u zelf heeft

• Een volledige back-up van de site op het moment van oplevering (bestanden en database), bij voorkeur op een plek die van u is.
• Weten welke back-ups er daarna automatisch worden gemaakt, waar ze staan en hoelang ze bewaard blijven.
• Weten wie een back-up kan terugzetten als het misgaat.

4. Uitleg, zodat u zelf verder kunt

Een site die u niet zelf kunt aanpassen, is na een jaar verouderd. Bij de overdracht hoort een uitleg, liefst met uw eigen pagina’s als voorbeeld.

• Een tekst aanpassen en een foto vervangen.
• Een nieuwe pagina maken in dezelfde opmaak, en die in het menu zetten.
• Een blogbericht of nieuwsbericht plaatsen.
• Waar de formulierberichten binnenkomen en hoe u het ontvangstadres wijzigt.
• Wat u beter niet zelf aanraakt (thema-instellingen, bepaalde plugins).

Vraag of de uitleg wordt opgenomen, of dat u een korte handleiding krijgt. Na drie maanden bent u de helft vergeten, dat is normaal.

5. Een lijstje met wat er draait

Vraag een kort document met de technische basis. Het hoeft niet mooi te zijn, wel volledig:

• Welk thema en welke plugins zijn gebruikt, en waarvoor elke plugin dient.
• Welke PHP-versie de hosting gebruikt.
• Welke externe diensten gekoppeld zijn (formulieren, nieuwsbrief, agenda, betalen).
• Welke redirects zijn aangemaakt bij het vervangen van de oude site.
• Welke afwijkende instellingen er zijn, zoals een eigen e-mailverzending via SMTP.

Dit lijstje is goud waard als u later van bouwer of onderhoudspartij wisselt. Iemand die uw site niet kent, heeft dan in tien minuten overzicht in plaats van in een middag.

6. Afspraken voor na de oplevering

• Nazorg. Hoelang lost de bouwer fouten op die na de livegang aan het licht komen, en wat valt daaronder?
• Onderhoud. Wie doet de updates van WordPress, het thema en de plugins? Als het antwoord “niemand” of “u zelf” is, weet dat dan en plan het in.
• Aanpassingen. Wat kost een kleine wijziging en hoe vraagt u die aan?

7. Een laatste rondje voordat u tekent

• Log zelf in met uw eigen account en pas een zin aan. Lukt dat?
• Vul elk formulier in en kijk of het bericht aankomt.
• Open de site op uw eigen telefoon, ook via mobiel internet in plaats van wifi.
• Check of de oude site, als die er was, echt offline is of netjes doorverwijst.

Oplevering en onderhoud bij één partij

Bij ons krijgt u bij de oplevering uitleg, zodat u daarna zelf teksten kunt aanpassen. Domein, hosting en site staan op uw naam. Wilt u daarna niet zelf de updates bijhouden, dan kan dat via een website laten maken inclusief onderhoud, vanaf € 45 per maand en maandelijks opzegbaar.