Uw webshop verkopen of overdragen: de technische kant

• de betaalprovider, met lopende uitbetalingen en eventueel incasso-machtigingen voor abonnementen;
• marktplaatsen zoals bol, met hun eigen verkoopaccount;
• verzendaccounts en contracten bij PostNL, Sendcloud, MyParcel of een fulfilmentpartij;
• Google Merchant Center, Search Console en eventuele advertentieaccounts;
• koppelingen met boekhouding, voorraad of ERP, elk met eigen sleutels;
• de klantgegevens en bestelhistorie in de database.

Begin hier ruim voor de verkoop mee, ook als die nog niet concreet is. Accounts die op naam van het bedrijf staan in plaats van op een persoon, maken elke overdracht eenvoudiger. Waarom, leest u in uw accounts op de bedrijfsnaam zetten.

De betaalprovider

Hier hangt veel af van de vorm van de verkoop. Blijft het bedrijf hetzelfde (bijvoorbeeld bij een verkoop van aandelen), dan kan bij Mollie volgens hun eigen helppagina's de eigenaarsrol worden overgedragen aan een ander teamlid. Daarvoor moeten beide gebruikers hun e-mailadres hebben bevestigd en tweestapsverificatie aan hebben staan. Gaat de shop over naar een ander bedrijf met een ander KvK-nummer, dan kan dat volgens Mollie niet zelf in het dashboard worden gewijzigd en loopt het via een aanvraag bij Mollie. Verkoopt u abonnementen met automatische incasso, vraag dan vooraf na wat er met de lopende machtigingen gebeurt. Neem bij andere providers zelf contact op; elke partij heeft eigen regels.

Bol

Wij hebben geen openbare procedure van bol gevonden voor het overdragen van een verkoopaccount aan een nieuwe eigenaar. Vraag het daarom na bij bol zelf, ruim voor de overdrachtsdatum. De koper moet in elk geval aan de eisen van bol voor verkopers voldoen. Denk ook aan lopende bestellingen, retouren en voorraad bij Logistiek via bol.

Google

Search Console, Merchant Center, Analytics en een advertentieaccount kennen elk eigen gebruikers en eigenaren. Voeg de koper toe als eigenaar en verwijder daarna uzelf, in die volgorde. Controleer bij Merchant Center dat de productfeed na de overdracht nog werkt.

Technisch zijn er een paar dingen die u wel zelf kunt regelen:

• Spreek af hoe de database wordt overgedragen. Niet als bijlage in een mail, wel via een beveiligde verbinding of direct van server naar server.
• Bewaar zelf alleen wat u wettelijk moet bewaren, zoals de administratie, en verwijder de rest na de overdracht.
• Zorg dat nieuwsbriefabonnees en hun toestemming netjes zijn vastgelegd, met datum.
• Klantwachtwoorden zijn versleuteld opgeslagen en gaan met de database mee. Klanten kunnen dus gewoon blijven inloggen als de shop zelf overgaat.

1. Volledige back-up van bestanden en database, buiten de server bewaard.
2. Koper krijgt beheerdersaccounts op alle onderdelen. Test of die werken.
3. Betaalprovider, verzendaccounts en marktplaatsen omzetten volgens de afspraken met die partijen.
4. Testbestelling: betaling komt binnen bij de koper, label wordt aangemaakt, bevestiging komt aan.
5. Hosting, domein en licenties overzetten, of in een tweede stap als de shop ook naar andere hosting gaat.
6. Pas daarna: accounts en toegang van de verkoper verwijderen, inclusief API-sleutels en webhooks.

Verhuist de koper de shop meteen naar eigen hosting, doe dat dan als aparte stap, liefst een paar dagen later. Twee grote wijzigingen tegelijk maken het lastig om te zien wat er misgaat. Hoe een verhuizing zonder gemiste bestellingen verloopt, staat bij uw webshop verhuizen naar andere hosting.