Bij een bedrijfsovername gaat de aandacht naar het personeel, de contracten, de voorraad en de cijfers. De website staat zelden op de lijst, en de digitale bezittingen eromheen al helemaal niet. Dat wreekt zich pas na de overdracht, wanneer blijkt dat het domein op naam van de oude eigenaar staat, dat niemand het wachtwoord van de hosting heeft, of dat de e-mail van de verkoper nog steeds meeleest.

Website overdragen bij bedrijfsovername is geen ingewikkeld technisch project, maar het vraagt wel om een lijst en een volgorde. Wat volgt is die lijst, bruikbaar voor zowel koper als verkoper, of het nu om een aandelentransactie of een activa-transactie gaat.

Breng eerst in kaart wat er eigenlijk overgaat

Voordat er iets wordt overgezet, moet duidelijk zijn wat er is. Bij verrassend veel bedrijven bestaat dat overzicht niet. Loop dit af en zet het in één document.

  • Domeinnamen. Alle extensies, inclusief varianten die alleen doorverwijzen. Noteer per domein de registrar, de houder volgens de registratie en de vervaldatum.
  • Hosting. Bij welke partij, welk pakket, op wiens naam de factuur staat en wat de opzegtermijn is.
  • De website zelf. Welk systeem, welk thema, welke plugins, en of er maatwerk in zit dat door iemand specifiek is gebouwd.
  • Licenties. Betaalde plugins en thema’s, met vervaldatum en op wiens account ze staan. Dit is de post die het vaakst wordt vergeten.
  • E-mail. Microsoft 365 of Google Workspace, welke postbussen, en wie beheerder is.
  • Externe diensten. Google-bedrijfsprofiel, Search Console, statistieken, nieuwsbriefdienst, betaaldienst, koppeling met de boekhouding, sociale media.
  • SSL-certificaten en eventuele DNS-diensten zoals Cloudflare.

Zet er per regel bij: op wiens naam staat het, wie betaalt het, en wie heeft de inloggegevens. Die drie kolommen leveren doorgaans binnen een uur twee of drie onaangename verrassingen op, en dat is precies waarom u dit vóór de overdrachtsdatum doet.

Leg het vast in de koopovereenkomst

Digitale bezittingen worden zelden apart benoemd, terwijl ze wel waarde vertegenwoordigen. Neem in elk geval op welke domeinnamen meegaan, dat de verkoper meewerkt aan de verhuizing bij de registrar, en dat de verkoper na de overdracht geen toegang meer houdt tot de website, de e-mail en de externe diensten.

Neem daarnaast een korte medewerkingsclausule op: de verkoper is gedurende bijvoorbeeld drie maanden bereikbaar voor vragen over wachtwoorden en accounts. Dat klinkt overbodig tot het moment dat er een tweestapsverificatie op een dienst blijkt te staan die naar de telefoon van de oud-eigenaar sms’t.

Let ook op de auteursrechten op de website, de foto’s en de teksten. Zijn die ooit gemaakt door een extern bureau of een fotograaf, ga dan na of het gebruiksrecht overdraagbaar is. Bij stockfoto’s is een licentie vaak persoonsgebonden.

Website overdragen bij bedrijfsovername: de volgorde

Werk deze volgorde af. Verkeerd om beginnen is de meest voorkomende oorzaak van een site of e-mail die tijdelijk uit de lucht ligt.

  1. Maak een volledige back-up van de website en de database, en bewaar die buiten de bestaande hosting. Doe dit voordat er iets verandert.
  2. Zet de houdergegevens van het domein om naar de nieuwe eigenaar. Bij .nl-domeinen loopt dat via SIDN en de registrar, en het vraagt bevestiging van beide partijen. Reken op enkele werkdagen.
  3. Regel de e-mail vóór de website. Verhuist u de hosting eerst en staat de DNS niet goed, dan valt de mail stil en komen berichten niet later alsnog binnen.
  4. Verhuis of hernoem de hosting. Blijft de site op dezelfde server, dan volstaat het overzetten van de tenaamstelling van het contract; verhuist u naar een andere partij, gebruik dan een testomgeving. Het stappenplan staat in de handleiding voor het verhuizen naar een andere hosting.
  5. Maak nieuwe beheerdersaccounts aan in WordPress voor de nieuwe eigenaar en het nieuwe beheer.
  6. Verwijder oude accounts en trek toegang in, inclusief die van de vorige eigenaar, oud-medewerkers en het vorige bureau.
  7. Zet licenties over of koop ze opnieuw. Sommige leveranciers staan overdracht toe, andere niet. Zonder geldige licentie stoppen de updates, en dat is een beveiligingsrisico.
  8. Draag de externe diensten over: bedrijfsprofiel, statistieken, nieuwsbriefdienst, betaaldienst. Voeg de nieuwe eigenaar eerst toe als beheerder, verwijder daarna de oude.
  9. Wijzig alle wachtwoorden, ook die welke “toch niemand kent”. Ververs daarnaast de beveiligingssleutels van WordPress, zodat bestaande sessies vervallen.
  10. Werk de juridische pagina’s bij: KvK-nummer, btw-nummer, bedrijfsnaam en adres in de voettekst, de algemene voorwaarden en de privacyverklaring.

Verandert de bedrijfsnaam ook?

Gaat het bedrijf onder een nieuwe naam verder, dan komt er een tweede project bij. Registreer het nieuwe domein, bouw de site daar op met dezelfde structuur, en stel permanente doorverwijzingen in van elke oude pagina naar de bijbehorende nieuwe pagina. Niet alles naar de homepage: dat kost u posities in Google.

Houd het oude domein daarna minstens twee jaar aan en laat het doorverwijzen. Klanten hebben het in hun bladwijzers staan, het staat op oude offertes, en er wordt nog mail naartoe gestuurd. Wat er gebeurt als u dat domein laat lopen, staat in het artikel over een verlopen domeinnaam, en dat is een dure fout om per ongeluk te maken.

Een voorbeeld: installatiebedrijf in Emmen

Bij de verkoop van een klein installatiebedrijf was alles keurig geregeld, behalve het digitale deel. Het domein stond op naam van de vrouw van de oprichter, de hosting liep via een bureau dat vijf jaar eerder de site had gebouwd, en de licentie van de formulierplugin stond op het privé-account van een oud-medewerker.

Drie weken na de overdracht viel het formulier stil omdat de licentie verliep. Nog eens twee weken later kwam er een verlengfactuur voor het domein die bij de verkoper op de mat viel en werd genegeerd. Uiteindelijk stond de site vier dagen uit de lucht. Alles was te voorkomen geweest met de inventarisatie uit de eerste sectie, gedaan vóór het tekenen.

Na de overdracht: leg het beheer opnieuw vast

Als het stof is neergedaald, is dit het moment om af te spreken wie de site voortaan bijhoudt. Bij een overname verdwijnt vaak stilzwijgend de persoon die dat altijd deed, en dan gebeurt er maandenlang niets. Spreek dus concreet af wie de updates doet, waar de back-ups staan en wie er wordt gebeld bij een storing. Wat dat aan vaste lasten betekent, kunt u aflezen bij de maandelijkse abonnementen en losse tarieven, zodat het meteen in de nieuwe begroting past.

Concrete volgende stap: maak vandaag het overzicht met de drie kolommen, dus naam, betaler en toegang, voor uw domeinen, hosting, licenties en e-mail. Of u nu koopt of verkoopt: dat document bepaalt hoe soepel de overdracht verloopt.