Op het moment dat uw website en uw online aanwezigheid structureel aandacht nodig hebben, komt de vraag: nemen we daar iemand voor aan of besteden we het uit? De keuze tussen een marketeer in dienst of een bureau wordt vaak gemaakt op basis van het maandbedrag, en dat is precies de verkeerde ingang. Beide vormen hebben kosten die niet op de factuur staan.
Hieronder een vergelijking langs de punten die er in de praktijk toe doen, plus de tussenvormen die vaak beter passen dan een van beide uitersten.
Waar de vergelijking meestal misgaat
De klassieke fout is het brutosalaris naast het maandbedrag van een bureau leggen. Dat is geen vergelijking, want bij een medewerker komen er kosten bij die u niet direct ziet:
- Werkgeverslasten en pensioenpremie bovenop het brutoloon.
- Vakantiedagen, feestdagen en ziekteverzuim, waardoor het aantal daadwerkelijk gewerkte uren lager ligt dan u denkt.
- Een werkplek, licenties voor software en gereedschap.
- Opleiding en bijblijven, want dit vak verandert snel.
- Uw eigen tijd voor begeleiding, zeker in het eerste halfjaar.
- Wervingskosten en de kans dat het niet klikt.
Bij een bureau zit dat allemaal in het tarief verwerkt. Dat verklaart waarom een uurtarief van een bureau hoger ligt dan het “uurloon” van een medewerker, zonder dat het per se duurder uitpakt. Wij zijn geen fiscalisten of arbeidsrechtelijk adviseurs; laat de precieze berekening van werkgeverslasten door uw boekhouder maken voordat u een besluit neemt.
Wat een eigen medewerker beter kan
Uw markt kennen. Iemand die dagelijks bij u rondloopt, hoort wat klanten vragen, weet welke producten lastig zijn en kent de verhalen achter het werk. Dat is precies wat goede content nodig heeft, en het is het lastigste om over te dragen aan een externe partij.
Snel schakelen. Er is morgen een actie, en die staat vanmiddag online. Zonder offerte, zonder wachten.
Doorlopende aandacht. Kleine dingen die niemand opdracht geeft, worden toch opgepakt.
Kennis blijft binnen. Wat opgebouwd wordt, blijft in uw bedrijf, mits u het vastlegt en niet alleen in iemands hoofd laat zitten.
Wat een bureau beter kan
Breedte. Online werk bestaat uit techniek, teksten, vormgeving, advertenties, analyse en soms video. Eén persoon is daar zelden overal goed in. Een bureau heeft die rollen apart, en u betaalt per rol alleen wat u afneemt.
Continuïteit bij afwezigheid. Uw medewerker gaat op vakantie of wordt ziek; dan ligt het stil. Bij een bureau hoort vervanging bij de afspraak.
Ervaring van buiten. Een partij die twintig sites in verschillende branches beheert, ziet patronen die u van binnenuit niet ziet.
Opschalen en afschalen. Drie drukke maanden en daarna rust is bij een bureau een kwestie van afspraken. Bij een medewerker niet.
Techniek die u niet zelf wilt beheersen. Serverbeheer, beveiliging en updates zijn specialistisch en saai. Dat is bij uitstek werk om uit te besteden, ook als u verder alles zelf doet.
De risico’s aan beide kanten
Bij een eigen medewerker: als hij vertrekt, kan er veel kennis met hem meelopen. Zorg dat accounts op de bedrijfsnaam staan, dat wachtwoorden in een gedeelde beheerde omgeving zitten en dat er wordt vastgelegd wat er is gedaan. Hoe u dat regelt, staat in het artikel over documentatie van uw website.
Bij een bureau: afhankelijkheid. Als u niet weet wat er gebeurt en geen toegang heeft tot uw eigen omgeving, zit u vast. Vraag daarom altijd om eigen inloggegevens en om rapportage die u zonder hen kunt lezen.
Bij beide: het ontbreken van een duidelijke opdracht. Een medewerker zonder richting doet vooral leuke dingen; een bureau zonder richting doet vooral wat er in het pakket zit. De sturing blijft in beide gevallen uw taak.
De tussenvormen die vaak beter passen
In de praktijk kiest bijna niemand voor een van de twee uitersten, en dat is verstandig. Vier vormen die goed werken:
- Een parttime medewerker voor inhoud, techniek uitbesteed. Iemand van twee dagen per week die teksten, foto’s en social media doet, met een externe partij voor updates, beveiliging en storingen. Voor veel mkb-bedrijven de beste verhouding.
- Een freelancer op vaste dagen. Meer betrokkenheid dan een bureau, minder verplichtingen dan een dienstverband. Wel afhankelijk van één persoon.
- Zelf doen, met een vast aanspreekpunt achter de hand. U beheert de inhoud, en er is iemand die u belt als er iets stukgaat.
- Een bureau voor een afgebakend project, zelf voor de rest. Bijvoorbeeld een eenmalige verbeterslag, waarna u het onderhoud overneemt.
De vraag die deze keuze het beste stuurt: welk deel van het werk vraagt kennis van úw vak, en welk deel vraagt kennis van techniek? Het eerste doet u beter zelf, het tweede beter niet. Dat onderscheid komt ook terug in de afweging tussen websiteonderhoud zelf doen of uitbesteden.
Wanneer u nog helemaal niets hoeft te kiezen
Als uw site vooral een visitekaartje is, u een handvol aanvragen per maand krijgt en uw klanten vooral via netwerk komen, dan is er geen structurele marketingcapaciteit nodig. Een paar uur per maand van uzelf plus iemand die de techniek bewaakt, is dan genoeg.
Het moment om wel te kiezen komt als u merkt dat dingen blijven liggen die u belangrijk vindt, of als er structureel geld naar advertenties gaat zonder dat iemand ernaar kijkt. Dat is het punt waarop uitstellen duurder wordt dan beslissen.
Kiest u voor uitbesteden van de technische kant, kijk dan wat dat concreet inhoudt en wat het per maand is. Op onze pagina met vaste maandtarieven en wat daar onder valt ziet u welke posten dat zijn, zodat u ze kunt afzetten tegen de uren die iemand intern eraan kwijt zou zijn.
Concrete volgende stap: schrijf op wat er in een maand aan online werk moet gebeuren en zet erachter hoeveel uur dat kost. Als dat onder de acht uur per maand blijft, is aannemen geen serieuze optie en gaat het gesprek over uitbesteden of zelf doen.
