De meeste ondernemers stellen dit gesprek te lang uit. De samenwerking loopt al een tijd stroef, aanpassingen duren weken, facturen komen zonder specificatie, maar er is één gedachte die tegenhoudt: “straks blijkt dat ik nergens meer bij kan”. Die zorg is niet onterecht, en juist daarom is de volgorde van handelen belangrijker dan de opzegbrief zelf.

Een webbureau opzeggen is namelijk niet één handeling maar twee: het beëindigen van de overeenkomst en het overnemen van alles wat bij die partij ligt. Doet u het eerste voordat het tweede is geregeld, dan onderhandelt u zonder positie. Dit artikel loopt beide door, inclusief waar u werkelijk recht op heeft.

Stap één: breng in kaart wat er bij hen ligt

Doe dit vóór u iets laat merken. Het gaat niet om wantrouwen maar om voorbereiding. Zoek uit:

  • Op wiens naam het domein staat. Bij een .nl-domein kunt u dit opzoeken via een whois-opvraging of bij SIDN. Staat u er zelf als houder, dan is uw positie sterk.
  • Bij wie de hosting loopt en of het contract op uw naam staat of op dat van het bureau.
  • Of u een beheerdersaccount heeft op uw eigen WordPress-site, en of dat account echt beheerdersrechten heeft.
  • Welke betaalde plugins er draaien en op wiens licentie.
  • Waar uw back-ups staan en of u er zelf bij kunt.
  • Welke externe diensten aan uw site hangen: statistieken, Search Console, nieuwsbrief, betaaldienst.

Maak vervolgens, als u toegang heeft, zelf een volledige kopie van de site en de database en bewaar die buiten de huidige hosting. Dat is geen vijandige daad; het is hetzelfde als een kopie van uw administratie hebben.

Waar u recht op heeft, en waarop niet

Hier bestaan veel misverstanden, in beide richtingen.

Uw eigen gegevens zijn van u. Klantgegevens, bestellingen, e-mailadressen, ingevulde formulieren: daar bent u verwerkingsverantwoordelijke voor. Een verwerker moet die op verzoek teruggeven of verwijderen, en dat staat los van openstaande facturen. Dit is uw sterkste kaart.

Uw domeinnaam is van u als u de houder bent. Staat het bureau als houder geregistreerd, dan is het formeel van hen. In de praktijk werken de meeste registrars mee aan een houderwijziging als u kunt aantonen dat het domein uw handelsnaam is, maar het kost tijd en soms een advocaat.

De teksten en foto’s die u zelf heeft aangeleverd, blijven van u. Het ontwerp en eventuele maatwerkcode niet automatisch: daarvoor geldt wat er in de overeenkomst staat. Staat er niets, dan blijft het auteursrecht bij de maker en heeft u doorgaans een gebruiksrecht. In de praktijk levert dat zelden problemen op bij een WordPress-site die u gewoon meeneemt, maar het is goed om te weten.

Een opzegtermijn is bindend als u die bent overeengekomen. Kijk in uw overeenkomst en let op stilzwijgende verlenging. Voor consumenten gelden strengere regels dan voor bedrijven; als bedrijf zit u vast aan wat er staat.

Openstaande facturen mag een bureau niet gebruiken om uw gegevens te gijzelen, maar wel om aanvullend werk zoals een export op te schorten. Betaal daarom eerst wat u verschuldigd bent; dat haalt het scherpste uit het gesprek.

Stap twee: regel de nieuwe partij voordat u opzegt

Zorg dat er iemand klaarstaat, met een concrete startdatum. Dat voorkomt de situatie waarin uw site een aantal weken bij niemand hoort, wat precies de periode is waarin updates blijven liggen en er storingen ontstaan.

Spreek met de nieuwe partij af wie welke stap doet: het overnemen van de hosting, het instellen van de DNS, het overzetten van licenties en het controleren van de site na de verhuizing. Hoe zo’n overname er in de praktijk uitziet, staat in de uitleg over het overnemen van een website van een ander bureau.

Stap drie: uw webbureau opzeggen, netjes en schriftelijk

Houd de brief of e-mail zakelijk en kort. Wat erin hoort:

  1. De opzegging zelf, met de datum waarop de overeenkomst eindigt, uitgaande van de opzegtermijn.
  2. Een verzoek om een volledige export: bestanden, database, en een lijst van alle diensten en licenties die op uw naam of via hen lopen.
  3. Een verzoek om medewerking aan de houderwijziging van het domein, met een concrete datum.
  4. Een bevestiging dat openstaande facturen worden voldaan, met de datum waarop.
  5. Een vriendelijke afsluiting. U komt elkaar nog tegen, en een bureau dat zich correct behandeld voelt, werkt beter mee.

Vermijd verwijten in deze brief, ook als u ze heeft. Het doel is een soepele overdracht, niet gelijk krijgen. Wilt u toch iets kwijt over de reden, doe dat dan in een apart gesprek.

Als er niet wordt meegewerkt

Het komt voor: geen reactie, of alleen een verwijzing naar voorwaarden. Werk dan deze route af. Stuur eerst een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn, bijvoorbeeld veertien dagen. Benader daarnaast rechtstreeks de registrar en de hostingpartij; die hebben eigen procedures voor houderwijzigingen en zijn niet gebonden aan het conflict. Beroep u op de AVG voor uw klantgegevens, en meld dat u anders een klacht indient. Voor bedragen tot 25.000 euro is de kantonrechter een reële, betaalbare route.

Blijkt de partij daadwerkelijk onvindbaar of gestopt, dan gelden andere stappen; die staan in het stappenplan bij een verdwenen webbouwer.

Na de overdracht: controleer alles

Een overdracht is pas klaar als u dit heeft nagelopen. Staat het domein op uw naam, met een e-mailadres dat u leest? Heeft u zelf een beheerdersaccount? Zijn de accounts van het oude bureau ingetrokken, ook op de hosting en bij externe diensten? Zijn alle wachtwoorden gewijzigd? Werken de formulieren, de betalingen en de mail nog? Draait er een back-upvoorziening waar u zelf bij kunt?

Loop dat rijtje twee weken na de overgang nog eens door. Fouten in DNS en mail komen vaak pas na een paar dagen boven water.

Tot slot: zeg niet op zonder te weten waar u naartoe gaat, en vergelijk de nieuwe afspraak op inhoud in plaats van op maandbedrag. Back-upfrequentie, reactietijd en het aantal uren aanpassingen bepalen het verschil; een uitgesplitst voorbeeld daarvan vindt u bij onze abonnementen en losse tarieven. Zorg vooral dat de nieuwe overeenkomst een korte opzegtermijn heeft, zodat u nooit meer in deze situatie zit.

Concrete volgende stap: zoek vandaag op wie de houder is van uw domeinnaam. Bent u dat zelf, dan is de rest een kwestie van organiseren. Bent u dat niet, dan begint uw overdracht daar en niet bij de opzegbrief.