Bijna niemand houdt website documentatie bij, en dat is volkomen logisch. Zolang de site draait, is er niets om op te zoeken. Het dossier is pas iets waard op de dag dat u het nodig hebt, en op die dag hebt u meestal haast: de site ligt eruit, de vaste ICT-man is ziek, of er zit een nieuwe partij aan tafel die vraagt waar de dingen staan.

Wij komen bij overnames van bestaande sites regelmatig situaties tegen waarin de eerste twee werkdagen opgaan aan uitzoeken hoe het in elkaar zit. Niet aan werken, aan reconstrueren. Dat is zonde van uw geld en het is met een uur werk grotendeels te voorkomen. Hieronder staat wat er in zo’n dossier hoort, in welke vorm, en hoe u het actueel houdt zonder dat het een project wordt.

Waarom het meestal misgaat

Documentatie sneuvelt zelden bewust. Ze sneuvelt omdat kennis in hoofden zit. De eigenaar weet welke hostingpartij het is, de marketingmedewerker weet hoe de nieuwsbrief gekoppeld is, en de externe bouwer weet waarom die ene plugin niet mag worden bijgewerkt. Zolang alle drie beschikbaar zijn, werkt het.

Het gaat mis bij verloop, ziekte, vakantie en het wisselen van leverancier. En bij een storing komt daar tijdsdruk bovenop: op vrijdagmiddag om vijf uur wilt u niet moeten uitzoeken bij welke partij uw DNS staat. Wat een kwartier had moeten kosten, kost dan een dag.

Het tweede probleem is dat wat er wél ligt, verouderd is. Een document uit 2021 dat een hostingpartij noemt waar u twee verhuizingen geleden zat, is erger dan geen document: het stuurt mensen de verkeerde kant op.

Wat er in het dossier hoort

Houd het beperkt. Een dossier van veertig pagina’s wordt niet bijgehouden en niet gelezen. Twee tot vier pagina’s met de juiste dingen erin is beter. Neem deze onderdelen op.

De basis

  • Domeinnamen: welke u hebt, bij welke registrar ze staan, wie de houder is en wanneer ze verlopen. Ook de domeinen die alleen doorverwijzen.
  • Hosting: welke partij, welk pakket, wat het kost, en of het op uw eigen naam staat.
  • DNS: waar de zone wordt beheerd. Dit is vaak een andere plek dan de hosting en het is de vraag die bij storingen het vaakst blijft hangen.
  • E-mail: bij welke partij, en of het losstaat van de webhosting.
  • SSL-certificaat: waar het vandaan komt en of het automatisch wordt vernieuwd.

De techniek

  • Thema: welk thema, welke versie, of er een child-thema is en waar aanpassingen zitten.
  • Pagebuilder: Elementor, Divi, Gutenberg of iets anders. Dit bepaalt hoe iemand een pagina moet aanpassen.
  • Betaalde plugins en licenties: naam, licentiehouder, verloopdatum.
  • Maatwerk: welke code speciaal is geschreven, waarvoor, en door wie.
  • Koppelingen: boekhouding, betaaldienst, verzendpartij, CRM, nieuwsbrief, Analytics.

De afspraken en de eigenaardigheden

Dit is het deel dat nergens anders staat en het meeste waard is. Schrijf op wat afwijkt van het normale: dat plugin X niet bijgewerkt mag worden omdat de offertemodule dan stukgaat, dat de nachtelijke voorraadimport om 03:00 draait en de site dan even traag is, dat het contactformulier via een externe verzenddienst loopt met een apart account. Elk zinnetje hier bespaart later een uur zoeken of voorkomt een storing.

Noteer ook wie wat doet: wie voert updates uit, wie maakt back-ups, wie is aanspreekpunt bij de hosting, en welke reactietijd is afgesproken.

Waar u het bewaart

Twee regels. De eerste: geen wachtwoorden in het document. Verwijs naar de kluis waar ze staan; hoe u die inricht leest u in het artikel over inloggegevens veilig bewaren en delen. Een dossier met wachtwoorden erin wordt namelijk niet meer gedeeld, en dan leest niemand het.

De tweede: het mag niet alleen op de website zelf staan. Een handleiding in een besloten WordPress-pagina is prettig, tot de site eruit ligt en u er juist bij moet. Zet het ergens los: een document in uw Microsoft 365- of Google-omgeving, een notitie in uw projectomgeving, of desnoods een pdf in de map met bedrijfsdocumenten. Print bij wijze van vangnet één exemplaar en leg dat bij de bedrijfspapieren.

Zo maakt u het in een uur

  1. Open een leeg document met de kopjes hierboven. Vul in wat u uit uw hoofd weet; dat is meer dan u denkt.
  2. Doe een whois op uw domein voor houder, registrar en vervaldatum.
  3. Log in op WordPress en noteer via Weergave en Plugins welk thema en welke plugins actief zijn. Zet een sterretje bij wat betaald is.
  4. Kijk in Gereedschap, Sitegezondheid, Info voor PHP-versie, serverinformatie en databasegegevens. Dat scheelt speurwerk bij de hosting.
  5. Bel of mail één keer met uw hostingpartij voor de dingen die u niet zeker weet, bijvoorbeeld waar de DNS staat.
  6. Vraag uw webbouwer om de eigenaardigheden. Eén mail met de vraag “wat moet mijn opvolger weten om niets kapot te maken” levert vaak het meest waardevolle deel op.
  7. Zet de datum bovenaan en een agendaherinnering over twaalf maanden.

Actueel houden zonder dat het werk wordt

Documentatie die u alleen jaarlijks bijwerkt, klopt elf maanden per jaar niet helemaal. Dat is acceptabel voor de basis, maar niet voor wijzigingen. Spreek daarom af dat er één regel bijkomt bij elke verandering die iemand anders moet weten: een nieuwe plugin, een verhuizing, een nieuwe koppeling. Datum, wat, waarom. Een logboek van tien regels per jaar is genoeg.

Werkt u met een vaste onderhoudspartij, vraag dan of zij dit voor u bijhouden. Bij professionele ondersteuning voor uw WordPress-site hoort een actueel dossier eigenlijk standaard bij de dienst, al is het maar omdat het hun eigen werk sneller maakt. Bij WebMaintor staat dit in het klantdossier en gaat het bij vertrek gewoon mee.

Een tandartspraktijk in Breda merkte het verschil toen de praktijkmanager onverwacht drie maanden uitviel. De site gaf een foutmelding na een update. Omdat er een dossier lag met de opmerking dat het afsprakensysteem via een externe koppeling met een eigen API-sleutel liep, was de oorzaak binnen twintig minuten gevonden. Zonder dat briefje was het een middag proberen geweest, met de agenda offline.

Volgende stap

Maak vandaag een document met vijf regels: domein, registrar, hostingpartij, waar de DNS staat, en wie u belt als de site eruit ligt. Dat is het minimum en het dekt de meest urgente vragen af. De rest vult u aan wanneer u toch in het beheerscherm zit. Een dossier dat half af is, is oneindig veel beter dan geen dossier.