U vraagt drie offertes aan voor dezelfde website en krijgt drie totaal verschillende documenten terug. Het ene is twee kantjes met een rond bedrag, het andere is elf pagina’s met een specificatie per onderdeel, en het derde noemt alleen een uurtarief. Offertes van webbureaus vergelijken is daarmee vooral een vertaalklus: u moet ze eerst gelijk maken voordat u iets over de prijs kunt zeggen.
Hieronder een werkwijze die u zonder technische kennis kunt uitvoeren. Reken op twee tot drie uur, inclusief de gesprekken die eruit voortkomen.
Stap 1: zorg dat alle drie hetzelfde is gevraagd
De grootste oorzaak van onvergelijkbare offertes ligt bij de aanvraag, niet bij de bureaus. Als u drie partijen los belt en elk gesprek anders verloopt, krijgt u drie verschillende opdrachten terug.
Schrijf daarom eerst één document van maximaal twee pagina’s en stuur dat naar iedereen. Daarin staat:
- Wat uw bedrijf doet en wie uw klanten zijn.
- Wat de site moet bereiken, in gewone taal: meer offerteaanvragen, online verkopen, of vooral geloofwaardigheid.
- Hoeveel pagina’s u ongeveer verwacht en welke.
- Welke koppelingen nodig zijn: boekhouding, betalingen, verzending, agenda.
- Wie de teksten en foto’s levert.
- Wanneer het live moet.
- Uw budgetkader, of in elk geval een orde van grootte.
Dat laatste punt roept weerstand op: “dan vragen ze precies dat bedrag”. In de praktijk werkt het andersom. Zonder kader krijgt u voorstellen die factor drie uit elkaar liggen en waarvan u er twee weggooit. Met kader krijgt u drie voorstellen die u naast elkaar kunt leggen.
Stap 2: zet alles in één overzicht
Maak een tabel in een spreadsheet, met de bureaus als kolommen en deze regels als rijen. Vul per bureau in wat er staat, en zet een vraagteken waar het niet in de offerte staat.
- Eenmalige bouwkosten, exclusief btw.
- Wat er aan ontwerp is inbegrepen: een eigen ontwerp, een aangepast thema, of een sjabloon.
- Aantal pagina’s en wat er gebeurt als het er meer worden.
- Wie de teksten schrijft. Dit is verreweg de grootste verborgen post.
- Wie beeldmateriaal levert en of stockfoto’s zijn inbegrepen.
- Het aantal correctierondes en wat een extra ronde kost.
- Hosting: bij wie, wat per jaar, en of u mag overstappen.
- Onderhoud na oplevering: wat, hoe vaak, en wat per maand.
- Uurtarief voor meerwerk en de kleinste eenheid die wordt gefactureerd.
- Doorlooptijd en wat er gebeurt bij vertraging aan uw kant.
- Eigendom en toegang: staat het domein op uw naam en krijgt u de inloggegevens.
- Betaaltermijnen: hoeveel vooraf, hoeveel bij oplevering.
Als u dit invult, ziet u vanzelf waar de vraagtekens staan. Die vraagtekens zijn geen detail; ze zijn precies de posten waarover later discussie ontstaat. Wat er verder in een goed voorstel hoort, staat in de vragenlijst voor het kiezen van een webbureau.
Stap 3: reken naar dezelfde periode
Een offerte van 4.000 euro met 25 euro onderhoud per maand en een offerte van 6.000 euro met 75 euro per maand zijn na drie jaar niet zo verschillend als ze op het eerste gezicht lijken. Reken daarom altijd door naar een periode van drie of vijf jaar.
Neem daarin mee: de bouw, de hosting, het onderhoud, de licenties, en een realistische schatting van meerwerk. Dat laatste kunt u niet weten, maar u kunt wel vragen: “Wat betaalde een vergelijkbare klant het eerste jaar aan meerwerk?” Een bureau dat daar geen antwoord op wil geven, is op zichzelf informatief.
Het bedrag onderaan is dan pas vergelijkbaar. En vaak schuift de rangorde, omdat de goedkoopste bouw niet de goedkoopste vijf jaar is.
Stap 4: kijk naar wat niet in de prijs staat
Prijs is één dimensie, en meestal niet de beslissende. Deze punten wegen op de lange termijn zwaarder:
Wie is uw aanspreekpunt en hoe bereikbaar is die? Vraag naar de reactietermijn bij een storing en of die schriftelijk vastligt.
Op welke techniek bouwen ze? Een standaard WordPress-installatie met een gangbaar thema kan iedereen overnemen. Een eigen systeem of een obscure pagina-opbouwer zet u vast bij die ene partij.
Wat gebeurt er als u stopt? Krijgt u de bestanden en de database mee, en tegen welke voorwaarden? Vraag dit voordat u tekent, niet erna. Zie het artikel over het opzeggen van een contract met uw webbureau.
Hoe zien hun bestaande sites eruit na twee jaar? Vraag om een referentie van een klant die er al langer zit, niet om de nieuwste oplevering.
Waar u voorzichtig mee moet zijn
Een paar signalen die wij serieus zouden nemen. Een offerte zonder specificatie, waarin alleen een totaalbedrag staat: dan weet u niet wat u koopt en kunt u ook niet vaststellen of iets meerwerk is. Een bedrag dat opvallend ver onder de rest ligt: dat is meestal geen goede deal maar een andere opdracht, met minder werk erin. En een partij die haast maakt met tekenen, met een korting die “alleen deze week” geldt.
Andersom is een hogere prijs geen bewijs van kwaliteit. Vraag door tot u begrijpt waar het verschil in zit. Als het antwoord u overtuigt, is duurder prima.
Wat een reëel bedrag is voor het doorlopende deel, kunt u toetsen aan onze prijsopbouw voor doorlopend websitebeheer. Leg dat naast wat de bureaus vragen; ligt een aanbieding daar ver onder, vraag dan wat er precies wel en niet gebeurt.
Tot slot: neem de tijd
Een website waar u vijf jaar mee werkt, verdient meer dan een week overweging. Voer met de twee overgebleven partijen een tweede gesprek waarin u alleen de vraagtekens uit uw tabel doorneemt. Dat gesprek vertelt u vaak meer over de samenwerking dan het hele voorstel.
Concrete volgende stap: schrijf vandaag die twee pagina’s met wat u wilt. Ook als u nog niet weet wie u gaat vragen, is dat document het stuk waar alles daarna op leunt.
