De inhoud van een website-offerte bepaalt hoeveel discussie u de komende maanden gaat voeren. Staat er alleen “bouw van een nieuwe website, 5.500 euro”, dan is elke aanname die u en de bouwer verschillend hebben ingevuld straks een meningsverschil. Staat er een specificatie, dan kunt u erop terugvallen.

Dit is een checklist. Loop hem langs bij elk voorstel dat u krijgt en zet een streep bij alles wat ontbreekt. Vraag daarna om aanvulling; een partij die dat niet wil, vertelt u iets.

De twaalf punten

  1. Een omschrijving van het doel. Eén alinea waarin staat wat de site moet bereiken. Dat lijkt overbodig maar het is de toets waaraan later alles wordt gemeten.
  2. Een opsomming van wat er wordt opgeleverd. Aantal pagina’s, welke functionaliteit, welke koppelingen, en of er een mobiele weergave apart wordt ontworpen.
  3. Wie wat aanlevert. Teksten, foto’s, logo’s, productgegevens. Dit is de post die de meeste projecten laat uitlopen.
  4. Hoeveel correctierondes inbegrepen zijn, en het tarief voor een extra ronde. Zonder dat is “even nog een aanpassing” een oneindig begrip.
  5. De planning, met daarbij wat er gebeurt als u zelf te laat aanlevert. Een eerlijke offerte noemt dat expliciet.
  6. De prijs, gesplitst per onderdeel. Ontwerp, opbouw, content, koppelingen, testen. Niet omdat u op elke post gaat onderhandelen, maar omdat u dan ziet waar het geld zit.
  7. Het uurtarief voor meerwerk en de kleinste eenheid die wordt gerekend. Een tarief per kwartier is iets anders dan een minimum van een uur per verzoek.
  8. De doorlopende kosten. Hosting, domein, licenties en onderhoud, per jaar en per maand.
  9. Wat er na oplevering gebeurt. Zit er een garantieperiode op, en wat valt daaronder? Een fout in het geleverde werk hoort daarin te vallen, een nieuwe wens niet.
  10. Op welke techniek wordt gebouwd. Welk systeem, welk thema, welke pagina-opbouwer, welke betaalde plugins. Dit bepaalt of een andere partij het later kan overnemen.
  11. Eigendom en toegang. Op wiens naam komt het domein, van wie is de code, en krijgt u de inloggegevens bij oplevering.
  12. Betaalafspraken en geldigheidsduur. Hoeveel vooraf, hoeveel bij oplevering, en tot wanneer het voorstel geldt.

Twaalf punten klinkt veel, maar het past prima op drie pagina’s. Voorstellen die veel langer zijn, bestaan meestal voor de helft uit verkoopteksten die u kunt overslaan.

Zinnen waar u even bij stilstaat

Sommige formuleringen komen zo vaak voor dat ze normaal lijken, terwijl ze in de praktijk voor rekening van u komen.

“Inclusief zoekmachineoptimalisatie.” Dat kan alles betekenen, van het instellen van een plugin tot maandenlang werk. Vraag wat er concreet wordt gedaan.

“Responsive ontwerp.” Dit is al jaren de standaard en hoort geen aparte post te zijn. Als het als extra wordt verkocht, is dat een signaal.

“Teksten in overleg.” Betekent vrijwel altijd dat u ze schrijft.

“Onbeperkte pagina’s.” Technisch waar, maar het bouwen van elke pagina kost tijd. Vraag hoeveel er in de prijs zitten.

“Onderhoud optioneel.” Vraag dan wat er gebeurt als u het niet afneemt: wie doet de updates, en wie is aanspreekbaar bij een storing?

“Hosting inbegrepen bij ons.” Vraag of u kunt overstappen en of u de bestanden en de database meekrijgt, en tegen welke voorwaarden dat gebeurt.

Wat er niet in hoeft

Om het eerlijk te houden: er zijn ook dingen die u niet hoeft te verwachten, en waarvan het onredelijk is om ze te eisen.

  • Een gegarandeerde positie in Google. Niemand kan dat beloven, en wie het wel doet, moet u niet inhuren.
  • Een gegarandeerd aantal aanvragen. Dat hangt van te veel factoren af die buiten de bouwer liggen.
  • Een volledig uitgewerkt ontwerp voordat u opdracht geeft. Dat is dagen werk; dat doet niemand gratis.
  • Een vaste prijs voor werk dat nog niet gedefinieerd is. Als u zelf nog niet weet welke koppeling u wilt, kan er geen bedrag onder.

Een goede offerte durft ook nee te zeggen. Als er in het voorstel staat dat een bepaalde wens buiten scope valt, of dat iets pas na oplevering zinvol is, is dat een teken dat er is nagedacht.

Het verschil tussen een offerte en een voorstel

Er zijn bureaus die eerst een plan schrijven en pas daarna een prijs noemen. Dat kost u wat meer tijd aan het begin, maar het levert doorgaans een scherper resultaat op, omdat er is nagedacht over wat u nodig heeft in plaats van over wat u vroeg.

Krijgt u binnen een dag na uw eerste mail een offerte terug, dan is die gebaseerd op aannames. Dat hoeft geen probleem te zijn bij een eenvoudige site, maar bij iets met koppelingen of een webshop is het te snel.

Bewaar het document

Een offerte is niet alleen een prijsvoorstel, het is de omschrijving van de opdracht. Zet hem in dezelfde map als het getekende akkoord en pak hem erbij zodra er discussie ontstaat over wat er wel of niet was afgesproken.

Datzelfde geldt voor de doorlopende afspraken daarna. Wat er onder onderhoud valt, hoort net zo goed op papier te staan als wat er bij de bouw hoorde; welke posten dat zijn en wat ze ongeveer kosten, ziet u op onze pagina met pakketten en wat er per pakket in zit. Gebruik die als ijkpunt bij het lezen van andermans voorstellen.

Overweegt u nog of een nieuwe site wel het antwoord is, kijk dan eerst naar de afweging tussen een nieuwe site en het verbeteren van de bestaande. Dat scheelt soms het hele offertetraject.

Concrete volgende stap: pak het laatste voorstel dat u heeft ontvangen erbij en streep de punten uit deze lijst aan die erin staan. Bij minder dan acht van de twaalf heeft u werk te doen voordat u tekent.