Een standaard WooCommerce-installatie stuurt uw klant een bevestigingsmail met een overzicht van de bestelling. Dat is geen factuur. Zolang u vijf bestellingen per week heeft, maakt u die er met de hand bij en merkt u het verschil nauwelijks. Bij vijftig per week is het een avondtaak geworden, en bij honderd gaan er dingen zoek.

Een factuur automatisch versturen vanuit WooCommerce is daarom een van de eerste dingen die u wilt regelen als uw shop begint te lopen. Het is geen groot project: een middag werk, en daarna heeft u er jaren rust van. In dit artikel leest u welke keuzes u maakt, wat er op de factuur hoort en waar het in de praktijk stukloopt.

Wat een factuur onderscheidt van een orderbevestiging

De bevestigingsmail die WooCommerce standaard stuurt, is een e-mail met een tabel erin. Er staat geen factuurnummer op, geen doorlopende nummering, en meestal geen volledig adres of btw-specificatie. Voor een consument is dat vaak genoeg, maar zodra u aan zakelijke klanten levert, wordt er om een echte factuur gevraagd. Die klant moet hem in zijn eigen boekhouding kunnen stoppen.

Een factuur heeft een uniek, doorlopend nummer, een factuurdatum, uw volledige bedrijfsgegevens met KvK- en btw-nummer, de gegevens van de klant, een specificatie per regel en de btw per tarief. Als een van die onderdelen ontbreekt, kan uw klant hem in principe niet gebruiken en krijgt u hem terug met een verzoek om aanpassing. Wij zijn geen fiscalisten; laat uw eerste automatisch gegenereerde factuur even door uw boekhouder bekijken.

Een factuur automatisch laten maken met een factuurplugin

Voor de meeste Nederlandse shops is dit de eenvoudigste oplossing. Er zijn een paar veelgebruikte pluginnamen in dit hoekje, waarvan de gratis variant van WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips veruit het meest wordt gebruikt. Wat u ermee inricht:

  1. Kies wanneer de factuur wordt aangemaakt. Bij “betaling ontvangen” is de gebruikelijke keuze. Maakt u hem al aan bij “in behandeling”, dan krijgt u factuurnummers voor bestellingen die nooit betaald worden, en dat geeft gaten in uw nummering.
  2. Stel de nummering in. Kies een reeks per jaar, bijvoorbeeld beginnend met het jaartal, en zet de startwaarde goed voordat de eerste factuur eruit gaat. Achteraf hernummeren is geen pretje.
  3. Vul uw bedrijfsgegevens volledig in, inclusief KvK, btw-nummer en IBAN. Dit vergeten mensen omdat het scherm er ook zonder prima uitziet.
  4. Zet het logo erop in een redelijke resolutie. Een logo van 200 pixels breed ziet er op een afdruk uit als een postzegel.
  5. Hang de pdf aan de juiste mail. Meestal de mail bij een voltooide of betaalde bestelling. Hang hem niet aan alle mails, want dan krijgt de klant hem drie keer.
  6. Zet de pakbon apart. Die hoort bij het pakket, niet bij de klant per mail. Een pakbon met bedragen erop is bovendien ongewenst bij bestellingen die als cadeau worden verstuurd.

Werkt u met een boekhoudpakket dat zelf facturen maakt, dan is er een tweede route: de bestelling doorsturen naar dat pakket en de factuur daar laten ontstaan. Dat geeft één administratie in plaats van twee, maar het maakt u afhankelijk van de koppeling. Wat daarbij komt kijken, staat in het artikel over uw shop koppelen aan de boekhouding.

Waar het misgaat: de bezorging

Een automatisch gemaakte factuur die niet aankomt, is erger dan geen automatisering, want u gaat ervan uit dat het geregeld is. Drie oorzaken komen steeds terug.

De mail vertrekt vanaf uw webserver. WordPress verstuurt standaard via de server waar de site draait, en die staat bij ontvangende partijen zelden goed aangeschreven. Met een pdf-bijlage erbij wordt de kans op de spammap alleen groter. De oplossing is verzending via een echte mailserver of een verzenddienst, iets wat u een keer instelt en daarna vergeet.

Het afzenderadres past niet bij het domein. Verstuurt uw shop namens een adres op uw eigen domein terwijl er geen kloppende afzenderrechten zijn ingesteld, dan filteren grote mailproviders hem weg. Dat is bij Microsoft-omgevingen inmiddels vrijwel standaard.

De bijlage wordt te groot. Een factuur met een logo van drie megabyte en een achtergrondafbeelding komt bij sommige zakelijke mailfilters niet doorheen. Houd de pdf onder de paar honderd kilobyte.

Hoe u de verzending goed inricht, staat stap voor stap in de handleiding voor het instellen van uitgaande mail. Doe dat vóórdat u de facturatie aanzet, niet erna.

Controleren of het klopt

Zet na het inrichten deze controle één keer door, en herhaal hem elk kwartaal.

  • Plaats een testbestelling met een echt betaalmiddel en een klein bedrag, en betaal die ook daadwerkelijk.
  • Kijk of de pdf binnenkomt, en op welk moment in het proces.
  • Open de pdf op een telefoon. Sommige sjablonen zien er alleen op een groot scherm goed uit.
  • Controleer of het factuurnummer aansluit op het vorige nummer.
  • Plaats een tweede bestelling met een zakelijk adres en een btw-nummer, en kijk of dat nummer op de factuur terechtkomt.
  • Doe een creditering en kijk of er een correcte creditnota volgt, met een eigen nummer.

Die laatste twee worden bijna nooit getest en zijn precies de gevallen waarin een klant belt. Een groothandel in bevestigingsmaterialen kwam er pas na acht maanden achter dat het btw-nummer van zakelijke klanten wel werd uitgevraagd maar niet op de pdf verscheen. Alle facturen van dat jaar moesten opnieuw.

Wanneer u dit beter niet automatiseert

Nuance hoort erbij. Heeft u een handvol bestellingen per maand, verkoopt u vooral maatwerk waarbij het eindbedrag pas na overleg vaststaat, of werkt u met deelleveringen en aanbetalingen, dan is een automatische factuur eerder lastig dan handig. U krijgt facturen die niet kloppen met wat er werkelijk is geleverd, en corrigeren kost meer tijd dan het handmatig opstellen ooit deed.

Zit u daartussenin, dan is een middenweg mogelijk: de factuur wordt automatisch aangemaakt, maar niet automatisch verstuurd. U kijkt hem na en drukt zelf op verzenden. Dat kost een minuut per bestelling en houdt de controle bij u.

Wie het wel automatiseert, doet er goed aan de facturatieketen mee te nemen in de vaste controlerondes van het technisch beheer van de webwinkel. WebMaintor test bij shops met facturatie standaard maandelijks één bestelling volledig door, juist omdat een update van de factuur- of mailplugin dit onderdeel stil kan slopen.

Concrete volgende stap: zoek de laatste factuur op die uw shop heeft verstuurd en leg hem naast de eisen hierboven. Ontbreekt er iets, dan weet u meteen welke instelling u vanavond opent.