Bij tien bestellingen per maand is het overtypen van facturen in uw boekhouding hooguit vervelend. Bij honderd is het een avond werk, en bij driehonderd wordt het een structureel probleem: er sluipen fouten in, de btw-aangifte klopt niet meer met de shop, en u bent aan het einde van het kwartaal dagen kwijt aan het rechtbreien.
Een koppeling tussen uw webshop en uw boekhoudpakket lost dat op, maar niet vanzelf. Wij zien geregeld koppelingen die maandenlang stilletjes de verkeerde btw doorgeven, of die dubbele facturen aanmaken zonder dat iemand het merkt. In dit artikel leest u hoe zo’n koppeling werkt, welke keuzes u vooraf moet maken en waar het in de praktijk misgaat.
Wat een koppeling precies doet
De meeste koppelingen werken via een plugin in WooCommerce die op vaste momenten contact legt met uw boekhoudpakket. Zodra een bestelling een bepaalde status krijgt, stuurt de plugin de gegevens door: klantgegevens, regels met producten, aantallen, prijzen, btw-tarieven, verzendkosten en het gebruikte betaalmiddel.
In het boekhoudpakket ontstaat daar een verkoopfactuur of een verkoopboeking van. Sommige koppelingen doen meer: ze maken de klant aan als relatie, koppelen de betaling aan de bankafschrijving, of sturen voorraadwijzigingen terug naar de shop.
Het is dus vrijwel altijd eenrichtingsverkeer van shop naar boekhouding, met soms een terugstroom voor voorraad. Verwacht niet dat een correctie in uw boekhouding automatisch in de shop verschijnt.
De keuzes die u vooraf maakt
Dit is het deel dat mensen overslaan en waar later de problemen ontstaan. Neem er een half uur voor, samen met uw boekhouder.
Op welk moment stuurt u door? De meeste koppelingen laten u kiezen bij welke bestelstatus de factuur wordt aangemaakt. Bij “in behandeling” hebt u de factuur direct, maar staan er ook facturen tegenover bestellingen die later geannuleerd worden. Bij “afgerond” loopt u achter, maar klopt het beter. Voor de meeste shops werkt “in behandeling” goed, mits u annuleringen ook doorstuurt als creditnota.
Welke grootboekrekeningen? Verkoop hoog tarief, verkoop laag tarief, verkoop buiten de EU, verzendkosten: elk hoort op een eigen rekening. Als u dat niet vooraf inricht, komt alles op één verzamelrekening terecht en is de aangifte een puzzel.
Hoe gaat u om met btw? Dit is de grootste bron van fouten. Uw shop moet dezelfde btw-tarieven en dezelfde regels hanteren als uw boekhouding. Verkoopt u aan particulieren in andere EU-landen, dan speelt de drempelregeling mee. Verkoopt u zakelijk met verlegde btw, dan moet de koppeling dat als zodanig doorgeven en niet als nultarief. Over die regels schreven wij apart in ons artikel over het instellen van btw in WooCommerce.
Wie stuurt de factuur naar de klant? Zowel WooCommerce als uw boekhoudpakket kan een factuur mailen. Doen ze het allebei, dan krijgt uw klant twee facturen met verschillende nummers. Kies er één, meestal het boekhoudpakket, en zet de ander uit.
Verschillen tussen de pakketten
De drie pakketten die wij in Nederland het vaakst tegenkomen, gedragen zich niet hetzelfde.
- Moneybird is het toegankelijkst en heeft een prettige koppeling voor kleinere shops. Facturen zien er goed uit en de bankkoppeling werkt soepel. Bij grote aantallen bestellingen kunt u tegen limieten van de koppeling aanlopen.
- e-Boekhouden.nl is prijstechnisch aantrekkelijk en wordt door veel zzp’ers gebruikt. De koppelingen zijn functioneel maar minder verfijnd; let vooral op hoe verzendkosten en kortingen worden doorgegeven.
- Exact Online is de zwaarste van de drie en het meest geschikt als u met een accountant werkt of voorraad in het boekhoudpakket wilt beheren. De inrichting kost meer tijd en vraagt meestal begeleiding.
Daarnaast zijn er tussenpartijen die als schakel tussen shop en boekhouding staan. Dat is handig als u meerdere verkoopkanalen hebt, bijvoorbeeld ook een marktplaats, maar het voegt wel een partij en een maandbedrag toe.
Waar het in de praktijk misgaat
Vijf problemen die wij telkens terugzien:
- Afrondingsverschillen van een cent. WooCommerce rekent btw per regel, sommige pakketten per factuur. Dat geeft verschillen van een of twee cent die uw boekhouder elke maand handmatig moet corrigeren. Stel in beide systemen dezelfde afrondingsmethode in.
- Verzendkosten met het verkeerde tarief. Verzendkosten volgen in principe het btw-tarief van de producten in de bestelling. Bij een gemengde bestelling wordt dat een verdeling. Veel koppelingen zetten er standaard het hoge tarief op.
- Dubbele facturen na een herstart. Als de koppeling een bestelling niet als verzonden markeert, probeert hij het bij de volgende ronde opnieuw. Controleer of de plugin bijhoudt wat al is verstuurd.
- Testbestellingen in de echte boekhouding. Zet de koppeling uit terwijl u test, of gebruik een testomgeving van uw boekhoudpakket.
- Een verlopen verbinding. Koppelingen werken met een toegangssleutel die na verloop van tijd vernieuwd moet worden. Verloopt hij, dan stopt de koppeling zonder duidelijke melding. Wij hebben shops gezien waar dat drie weken onopgemerkt bleef.
Een praktijkvoorbeeld
Een webshop in verzorgingsproducten uit Venlo koppelde de shop aan het boekhoudpakket en was tevreden: het overtypen was verleden tijd. Bij de kwartaalaangifte bleek er een verschil van bijna achthonderd euro tussen de omzet in de shop en die in de boekhouding.
De oorzaak was tweeledig. Bestellingen naar België werden met 21 procent Nederlandse btw doorgegeven, terwijl daar na het overschrijden van de drempel Belgische btw over verschuldigd was. Daarnaast kwamen annuleringen niet door: de factuur bleef staan, de creditnota kwam nooit. Na het aanpassen van de btw-instellingen en het aanzetten van het doorsturen van annuleringen liep het gelijk. De les: een koppeling die “werkt” is nog geen koppeling die klopt.
Wat u zelf kunt controleren
U hoeft geen boekhouder te zijn om te zien of het goed gaat. Doe elke maand deze controle, hij kost tien minuten:
- Tel de omzet van de afgelopen maand in WooCommerce onder Rapporten.
- Vergelijk dat met de verkoopomzet in uw boekhouding over dezelfde periode.
- Klopt het niet, kijk dan of het aantal facturen overeenkomt met het aantal bestellingen.
- Steekproef: pak drie bestellingen, waaronder een met korting en een naar het buitenland, en vergelijk regel voor regel.
Loopt het uiteen, grijp dan meteen in. Hoe langer u wacht, hoe meer boekingen er gecorrigeerd moeten worden.
Wanneer u hulp inschakelt
Een eenvoudige koppeling met een Nederlands pakket voor een shop die alleen binnen Nederland aan particulieren verkoopt, kunt u met de handleiding zelf inrichten. Reken op een dagdeel, inclusief testen.
Het wordt ingewikkelder zodra u zakelijk verkoopt, buiten Nederland levert, met meerdere btw-tarieven werkt of voorraad in beide systemen wilt bijhouden. Dan is het verstandig om het samen met uw boekhouder in te richten en de techniek te laten controleren. Bij professioneel WooCommerce-onderhoud hoort het bewaken van dit soort koppelingen erbij, juist omdat ze na een update van de shop of het pakket stilletjes kunnen stoppen.
Uw volgende stap
Hebt u nog geen koppeling, begin dan niet met het kiezen van een plugin maar met een gesprek van een half uur met uw boekhouder over grootboekrekeningen en btw. Hebt u er al een, doe dan deze maand de omzetvergelijking. In onze ervaring loopt ruwweg een op de drie koppelingen die wij voor het eerst nakijken op een of ander punt uiteen met de werkelijkheid.
