Elke WordPress-site verstuurt e-mail: bevestigingen van formulieren, wachtwoordresets, meldingen over nieuwe reacties, orderbevestigingen uit de webshop. Standaard doet de webserver dat zelf, zonder inloggen, zonder handtekening, zonder controle. Dat gaat lang goed en dan opeens niet meer. Berichten komen niet aan, of belanden in spam, en niemand krijgt een foutmelding.

Wie SMTP in WordPress instelt, laat de site zijn e-mail afleveren bij een echte mailserver: die van uw zakelijke mailbox of van een gespecialiseerde maildienst. Dat is de meest betrouwbare oplossing die er is, en het inrichten kost een half uur. Dit is het stappenplan.

Wat SMTP verandert

SMTP is het protocol waarmee mailservers berichten aan elkaar overdragen. Zonder SMTP-instelling gebruikt WordPress de PHP-functie mail(), die het bericht via de webserver de deur uit zet. Met een SMTP-koppeling logt WordPress in op een mailserver, precies zoals uw mailprogramma dat doet, en geeft het bericht daar af. De mailserver zorgt vervolgens voor de aflevering, met de juiste handtekeningen en een reputatie die ontvangers kennen.

Het verschil merkt u meteen: berichten komen in de inbox in plaats van in spam, u ziet in de mailserver wat er is verzonden, en foutmeldingen worden zichtbaar in plaats van weggeslikt. Waarom berichten zonder deze instelling in spam belanden, en welke DNS-records daarbij horen, leest u in ons artikel over SPF, DKIM en DMARC. Hier richten we ons op de koppeling zelf.

Stap 1: kies waar de mail heen gaat

Voordat u een plugin installeert, bepaalt u welke mailserver u gebruikt. Drie gangbare opties:

  • Microsoft 365 of Google Workspace. Geschikt voor bedrijfswebsites met tientallen berichten per dag. U gebruikt een bestaande of speciaal aangemaakte mailbox, bijvoorbeeld website@uwbedrijf.nl. Beide leveranciers beperken het aantal berichten per dag (ruwweg enkele duizenden bij Microsoft, minder bij Google) en zijn strenger geworden over wachtwoordtoegang; een koppeling via OAuth is de nette route.
  • De mailserver van uw hosting. Werkt goed als uw zakelijke mail daar ook draait. U vindt de servernaam, poort en inloggegevens in het hostingpaneel onder E-mail.
  • Een transactionele maildienst zoals Brevo, Postmark, Mailgun, SendGrid of Amazon SES. De keuze voor webshops en sites met veel berichten. Ze hebben gratis of goedkope instapniveaus, houden statistieken bij en verwerken bounces netjes.

Twijfelt u? Een gewone bedrijfswebsite met een contactformulier is prima af met de eigen mailbox. Een webshop kiest een maildienst.

Stap 2: installeer een SMTP-plugin

Er zijn drie plugins die het overgrote deel van de markt bedienen en die alle drie goed onderhouden worden:

  • WP Mail SMTP: het meest gebruikt, uitgebreide wizard, veel kant-en-klare koppelingen. De gratis versie volstaat; de betaalde versie voegt logging en enkele koppelingen toe.
  • FluentSMTP: volledig gratis, inclusief logging en meerdere afzenders naast elkaar. Prettig voor sites die vanaf meerdere adressen mailen.
  • Post SMTP: vergelijkbaar, met een goede diagnosemodule en meldingen bij mislukte verzendingen.

Installeer er precies één. Twee SMTP-plugins naast elkaar geven onvoorspelbare resultaten. Verwijder ook oude “mail fix”-plugins die soms nog van een vorige webbouwer op de site staan.

Stap 3: vul de instellingen in

De plugins hebben een wizard die u langs alle velden leidt, maar het is goed om te weten wat u invult.

  1. Afzenderadres en -naam. Een bestaand adres op uw eigen domein, en de naam van uw bedrijf. Vink “forceren” aan, zodat plugins die een eigen afzender instellen worden overschreven. Dat voorkomt dat een formulier “namens” het Gmail-adres van een bezoeker mailt.
  2. Verzendmethode. Kies uw provider uit de lijst. Voor Microsoft 365 en Google kiest u de OAuth-koppeling en doorloopt u de autorisatie in een apart venster. Voor de mailserver van uw hoster of een onbekende dienst kiest u “Andere SMTP”.
  3. Bij “Andere SMTP”: server, poort en versleuteling. Gangbaar is poort 587 met STARTTLS of poort 465 met SSL. Poort 25 wordt door de meeste hosters geblokkeerd. Vul de servernaam in zoals uw provider die geeft, bijvoorbeeld smtp.uwhoster.nl.
  4. Inloggegevens. De volledige mailboxnaam en het wachtwoord. Gebruik bij voorkeur een apart wachtwoord of app-wachtwoord voor deze koppeling, zodat u het later los kunt intrekken.
  5. Antwoordadres. Laat de plugin het Reply-To-veld met rust; formulierplugins zetten daar het adres van de invuller in, en dat wilt u behouden.

Sommige plugins bieden aan om het wachtwoord in wp-config.php te zetten in plaats van in de database. Dat is veiliger: wie de database inziet, ziet dan geen mailwachtwoord.

Stap 4: testen, echt testen

Elke SMTP-plugin heeft een knop “Testmail versturen”. Die stuurt een bericht naar een adres naar keuze en meldt of de mailserver het heeft geaccepteerd. Dat is stap één, niet de laatste stap. Doe daarna dit:

  • Verstuur de testmail naar een Gmail-adres, een Outlook- of Hotmail-adres en, als u die heeft, een adres bij een Nederlandse provider. Controleer in alle drie de inbox én de spammap.
  • Vul uw eigen contactformulier in vanaf uw telefoon met een privéadres. Komt het bericht bij u aan, en komt de eventuele automatische bevestiging bij de invuller aan?
  • Vraag een wachtwoordreset aan voor een testaccount.
  • Heeft u een webshop: plaats een testbestelling en controleer de orderbevestiging.
  • Zet de logfunctie van de plugin aan en laat die een paar weken meedraaien. U ziet dan precies wat er is verzonden en of iets is geweigerd.

Veelgemaakte fouten

In onze praktijk gaat het na het instellen vooral mis op deze punten. Een verkeerde poort of versleuteling: de testmail geeft dan een verbindingsfout, en de oplossing is een andere combinatie proberen. Een verlopen app-wachtwoord bij Microsoft of Google, waardoor de koppeling na maanden stilletjes stopt. Een hostingpartij die uitgaande SMTP-verbindingen blokkeert; dan helpt alleen overleg met de helpdesk of een dienst die via een API werkt in plaats van via SMTP. En een cacheplugin die de testpagina cachet, wat een schijnbaar mislukte test oplevert terwijl de mail gewoon is verstuurd.

Een kinderopvang in Utrecht had de koppeling zelf keurig ingesteld, maar via een adres dat na een personeelswisseling werd opgeheven. Vier maanden later kwamen aanmeldingen niet meer aan. Niemand keek naar het log. Voor wie de e-mail van de website liever structureel in de gaten laat houden, is een bugfixing- en supportdienst een optie: de koppeling wordt dan bij elke controle meegetest.

Conclusie

SMTP instellen is een van de meest waardevolle half uurtjes die u aan uw website kunt besteden. Kies een mailserver, installeer één plugin, vul afzender en verbinding in, en test vanaf meerdere providers, inclusief de spammap. Noteer daarna in uw documentatie welke mailbox of dienst u gebruikt en wanneer het wachtwoord verloopt, zodat de koppeling niet over een jaar geruisloos stopt.