De btw-instellingen van WooCommerce zijn een van die dingen die u één keer doet, bij de start van de shop, en daarna nooit meer bekijkt. Tot de boekhouder belt. Of tot een klant een factuur krijgt waarop 21 procent staat over een product dat onder het lage tarief valt. Of tot blijkt dat de verzendkosten al een jaar zonder btw worden berekend, en u dat verschil zelf mag afdragen.

In dit artikel zetten we stap voor stap uiteen hoe u de btw in WooCommerce instelt voor een Nederlandse webshop. Het is geen fiscaal advies; welke tarieven op uw producten van toepassing zijn, bepaalt u met uw boekhouder. Het is wel een technische handleiding voor het correct doorvoeren van die tarieven, met de instellingen die in de praktijk het vaakst verkeerd staan. We beperken ons tot verkoop binnen Nederland; verkoop aan consumenten in andere EU-landen behandelen we in ons artikel over de OSS-regeling in uw webshop.

Stap 1: belasting inschakelen en de basisinstellingen

Ga naar WooCommerce, Instellingen, tabblad Algemeen, en vink “Belastingtarieven en -berekeningen inschakelen” aan. Sla op; er verschijnt een nieuw tabblad Belasting. Daar staan de instellingen die bepalen hoe WooCommerce met btw rekent.

  • Prijzen ingevoerd inclusief belasting: voor een consumentenshop kiest u “Ja”. U voert dan prijzen in zoals klanten ze zien, en WooCommerce rekent de btw eruit. Voor een zakelijke shop (B2B) is “Nee” gebruikelijker: u voert prijzen exclusief in en de btw komt erbovenop.
  • Belasting berekenen op basis van: het factuuradres van de klant is de veilige keuze. Het winkeladres kiest u alleen als u uitsluitend in Nederland verkoopt en geen uitzonderingen heeft.
  • Belastingklasse voor verzending: hierover straks meer; het is de instelling die het vaakst fout staat.
  • Afronding: “Afronden op subtotaalniveau, niet per regel” voorkomt afrondingsverschillen van een cent bij meerdere producten. Uw boekhouder is hier blij mee.
  • Prijzen tonen in de winkel en in de winkelwagen: voor consumenten “Inclusief belasting”, voor B2B “Exclusief belasting”. Dit is een wettelijke kwestie: consumenten moeten de totaalprijs inclusief btw zien.

Ten slotte de suffix. U kunt achter elke prijs een tekst laten tonen, bijvoorbeeld “incl. btw”. Voor een consumentenshop niet verplicht, maar wel netjes.

Stap 2: de tarieven invoeren

WooCommerce werkt met belastingklassen. Standaard zijn er drie: Standaardtarief, Verlaagd tarief en Nultarief. Voor Nederland vult u ze als volgt in, elk in het eigen tabblad:

  1. Standaardtarief: landcode NL, tarief 21, naam “Btw 21%”, prioriteit 1, vinkje bij Verzending aan als u verzendkosten wilt belasten met dit tarief.
  2. Verlaagd tarief: landcode NL, tarief 9, naam “Btw 9%”. Voor levensmiddelen, boeken, geneesmiddelen en een aantal andere categorieën. Welke precies, staat op de site van de Belastingdienst; bij twijfel vraagt u het na.
  3. Nultarief: landcode NL, tarief 0, naam “Btw 0%”. Voor de zeldzame gevallen waarin geen btw geldt, en als klasse voor producten die u btw-vrij levert.

Laat de velden voor staat, postcode en plaats leeg; Nederland kent geen regionale btw-verschillen. Verkoopt u ook aan België of Duitsland, dan komen daar per land aparte regels bij, met de kanttekening dat verkoop aan consumenten in de EU boven een drempel onder de OSS-regeling valt.

Een instelling die vaak vergeten wordt: het vinkje “Samengesteld” moet uit staan. Dat is bedoeld voor belasting over belasting, wat in Nederland niet voorkomt.

Stap 3: producten aan de juiste klasse koppelen

Elk product heeft in het tabblad Algemeen twee velden: Belastingstatus (Belastbaar, Alleen verzending, Geen) en Belastingklasse. Standaard staat elk nieuw product op Belastbaar met het Standaardtarief. Verkoopt u producten onder het lage tarief, dan zet u ze per product op Verlaagd tarief.

Bij veel producten doet u dat niet één voor één. Selecteer in het productoverzicht alle producten van een categorie, kies Bewerken bij de bulkacties en wijzig de belastingklasse in één keer. Controleer na een productimport altijd de klasse; importbestanden zetten producten regelmatig op het verkeerde tarief.

Variabele producten hebben een extra valkuil: elke variatie kan een eigen belastingklasse hebben, standaard “Zelfde als bovenliggend”. Wijzigt u de klasse van het hoofdproduct, controleer dan of de variaties meegaan.

Stap 4: verzendkosten en btw

Verzendkosten zijn in Nederland belast met het tarief van de producten in de bestelling. Bestaat een bestelling uit producten met 21 procent, dan geldt over de verzending ook 21 procent. Bestaat de bestelling uit producten met 9 procent, dan 9 procent. Bij een gemengde bestelling wordt het ingewikkelder; in de praktijk hanteren veel shops dan het hoogste tarief of verdelen ze naar rato, in overleg met de boekhouder.

In WooCommerce regelt u dit met de instelling “Belastingklasse voor verzending” op het tabblad Belasting. De optie “Belastingklasse voor verzending gebaseerd op winkelwagenartikelen” doet precies wat de naam zegt en is voor de meeste shops de juiste keuze. Kiest u een vaste klasse, dan geldt die altijd, ongeacht de inhoud.

Controleer daarnaast per verzendmethode (bij Verzending, Zones) of “Belastbaar” is aangevinkt. Staat dat uit, dan worden verzendkosten zonder btw berekend, en dat verschil is voor uw rekening.

Stap 5: controleren met een testbestelling

Instellingen zijn pas goed als de factuur klopt. Plaats drie testbestellingen en bekijk telkens de orderdetails in het beheer:

  • Eén product met 21 procent, met verzendkosten. Klopt het btw-bedrag, ook over de verzending?
  • Eén product met 9 procent. Wordt het lage tarief toegepast, ook op de verzending?
  • Een gemengde bestelling met een kortingscode. Wordt de korting verdeeld en klopt de btw daarna nog?

Vergelijk de bedragen met wat uw boekhouder verwacht. Kleine verschillen van een cent wijzen op de afrondingsinstelling. Grote verschillen wijzen op een product in de verkeerde klasse of op verzendkosten die niet belast worden.

Veelvoorkomende fouten

  • Prijzen ingevoerd exclusief terwijl “inclusief” was ingesteld, of andersom. Alle prijzen kloppen dan met 21 procent verschil. Herstel de instelling, niet de prijzen.
  • Btw-instellingen gewijzigd zonder de cache te legen. Klanten zien oude prijzen. Leeg alle cachelagen na elke wijziging.
  • Een tarief met een verkeerde prioriteit. Twee tarieven met dezelfde prioriteit worden bij elkaar opgeteld. Geef elk tarief in een klasse een eigen prioriteit.
  • De koppeling met de boekhouding negeert klassen. Sommige koppelingen zetten alles op één btw-code. Controleer de eerste facturen in uw boekhoudpakket na het inrichten.

Btw-instellingen veranderen zelden, maar wanneer ze fout staan, kost dat geld en tijd bij de aangifte. Neem ze daarom op in de jaarlijkse controle van uw shop, en zeker na een grote WooCommerce-update, een productimport of een wijziging in uw assortiment. Bij onderhoud van een drukke WooCommerce-webshop is dit een vast controlepunt na updates, maar u kunt het met de drie testbestellingen hierboven prima zelf doen. Het kost een half uur, en het is een van de weinige controles die uw boekhouder u uit zichzelf niet zal vragen.