De aanleiding is zelden dramatisch. Het bureau dat uw website bouwde, is verhuisd naar grotere klanten, reageert steeds trager op mails of rekent tarieven die niet meer passen bij wat u krijgt. U wilt verder met iemand anders. Alleen: uw website staat op hun hosting, het domein loopt via hun account en u heeft geen idee welke wachtwoorden er allemaal bestaan.
Uw website overnemen van een ander bureau is in de praktijk vooral een kwestie van de juiste dingen op de juiste volgorde vragen. Het gaat vrijwel altijd goed, mits u weet wat u nodig heeft en de overdracht rustig aanpakt. In dit artikel loopt u het proces stap voor stap door, van de eerste inventarisatie tot de eerste maand bij de nieuwe beheerder.
Stap 1: stel vast wat van u is
Voordat u iets aanvraagt, wilt u weten welke onderdelen van uw website op wiens naam staan. Een website bestaat uit minstens vier losse dingen, en die kunnen bij verschillende partijen liggen:
- Het domein (uw adres, bijvoorbeeld uwbedrijf.nl). Controleer bij SIDN via een whois-opvraging wie de houder is. Staat daar het bureau in plaats van u, dan is dat de eerste prioriteit.
- De hosting (de server waarop de site draait). Vaak een abonnement op naam van het bureau, waarin uw site als een van de vele klanten staat.
- De WordPress-installatie zelf: bestanden en database.
- Licenties van premium thema’s en plugins, die vaak op naam van het bureau zijn gekocht.
Kijk ook in uw eigen contract of offerte. Daar staat meestal iets over eigendom en over wat er gebeurt bij opzegging. Als u een afspraak heeft over een opzegtermijn, respecteer die; een nette overdracht begint niet met een conflict.
Stap 2: vraag de overdracht schriftelijk aan
Stuur het huidige bureau een korte, zakelijke mail. Geen verwijten, gewoon een verzoek. Vraag concreet om:
- een volledige back-up van bestanden en database, of tijdelijke toegang tot de hosting zodat de nieuwe partij die zelf kan maken;
- een beheerdersaccount in WordPress op uw eigen e-mailadres;
- overdracht van de domeinnaam naar een registrar van uw keuze, inclusief de verhuiscode (het zogenoemde token);
- een overzicht van gebruikte premium licenties en of die overdraagbaar zijn;
- de DNS-instellingen, vooral de records voor e-mail, zodat uw mail blijft werken tijdens de verhuizing.
Geef een redelijke termijn, bijvoorbeeld twee weken. De meeste bureaus werken gewoon mee. Het is hun reputatie, en ze weten dat een tegenwerkend bureau een slechte naam krijgt. Reageert het bureau helemaal niet, dan is de situatie anders; daarover leest u meer in het artikel over een verdwenen webbouwer.
Stap 3: kies waar de site heen gaat
Dit is een goed moment om te beslissen of u de hosting ook verhuist. Als de site op hosting van het oude bureau staat, moet dat vrijwel altijd. Staat de site al bij een onafhankelijke hostingpartij op uw eigen naam, dan kunt u blijven waar u zit en hoeft alleen het beheer over te gaan.
Kiest u nieuwe hosting, laat dan de nieuwe beheerder adviseren op basis van wat uw site nodig heeft: een eenvoudige bedrijfssite heeft andere eisen dan een webshop met honderden bestellingen per dag. Let vooral op waar de servers staan, of er dagelijkse back-ups worden gemaakt en of PHP-versies bijgehouden worden.
Zorg dat de nieuwe hosting op uw eigen naam en uw eigen betaalgegevens staat. Dit is dé les van de meeste overnames: laat nooit meer een cruciaal onderdeel op naam van een leverancier zetten. Een beheerder mag toegang krijgen, maar het eigendom blijft bij u.
Stap 4: de technische overdracht
Nu komt het werk van de nieuwe beheerder. Een zorgvuldige overname bestaat uit een aantal vaste handelingen:
- een verse back-up maken bij het oude bureau, vóórdat er iets verandert;
- de site kopiëren naar de nieuwe omgeving en daar testen op een tijdelijk adres;
- e-mailrecords controleren en vooraf klaarzetten, zodat u geen mail mist bij de omzetting;
- de DNS omzetten op een rustig moment, bij voorkeur ‘s avonds of in het weekend;
- na de omzetting alle formulieren, betaalmethoden en koppelingen doorlopen.
Ook bij een verhuizing wilt u dat de oude site nog even blijft draaien, minstens een week. Mocht er iets over het hoofd zijn gezien, dan kan de beheerder daar nog een bestand of instelling ophalen. Vraag het oude bureau dus niet om direct alles te verwijderen.
Stap 5: de eerste maand bij de nieuwe beheerder
Een overgenomen website heeft bijna altijd achterstallig onderhoud. Dat is geen verwijt aan het oude bureau, het is gewoon hoe het gaat als een relatie bekoelt. Reken erop dat de nieuwe partij in de eerste weken een inventarisatie doet: welke versie van WordPress draait er, hoe oud zijn de plugins, welke PHP-versie staat er ingesteld, werkt de back-up, staat er een child-thema? Op basis daarvan volgt een plan om alles bij te werken.
Een praktijkvoorbeeld. Een accountantskantoor in Eindhoven stapte over na drie jaar bij hetzelfde bureau. De overdracht zelf duurde tien dagen. Bij de intake bleek dat de site nog op PHP 7.4 draaide, dat er 14 plugins een jaar of langer niet waren bijgewerkt en dat de “dagelijkse back-up” al maanden faalde zonder dat iemand het zag. Drie weken later was alles bijgewerkt en getest. De site was er niet anders uit gaan zien, maar hij was voor het eerst in jaren echt veilig.
Als u de overname wilt combineren met structureel beheer, is het handig om vooraf te kijken wat een onderhoudspakket met back-ups en monitoring precies dekt: updates, back-ups, monitoring en rapportages horen daar in ieder geval in. Bij WebMaintor is een overname van een andere partij een standaardtraject, inclusief die eerste inventarisatie.
Samengevat
Begin met vaststellen wat op uw naam staat. Vraag de overdracht schriftelijk en vriendelijk aan, met een concrete lijst en een redelijke termijn. Zet de nieuwe hosting en het domein op uw eigen naam. Laat de nieuwe beheerder eerst kopiëren en testen, en pas daarna omzetten. En reken op een inhaalslag in de eerste maand. Wie deze volgorde aanhoudt, houdt de website online, de e-mail werkend en de relatie met het oude bureau netjes.
