U verkocht altijd aan particulieren, en toen kwam de eerste inkoper van een installatiebedrijf langs die vroeg of hij vijftig stuks kon bestellen tegen een andere prijs, op factuur, met een week betaaltermijn. U regelde het met de hand: een offerte per e-mail, een handmatige order, een kortingscode die u snel aanmaakte. Dat werkt bij één klant. Bij twintig klanten kost het u elke week een dagdeel.

Zakelijk verkopen vraagt eenvoudigweg andere functies dan consumentenverkoop. Prijzen verschillen per klant, btw werkt anders bij buitenlandse bedrijven, en een inkoper wil geen iDEAL maar een factuur. B2B in WooCommerce is goed te doen, maar het is geen knop die u aanzet. In dit artikel leest u welke onderdelen erbij komen kijken, welke keuzes u vooraf maakt en waar het in de praktijk vastloopt.

Eerst de vraag: wilt u één shop of twee?

De belangrijkste keuze maakt u voordat u ook maar één plugin installeert. Verkoopt u aan beide groepen, dan kunt u dat op drie manieren inrichten.

  1. Eén shop, prijzen per klantgroep. Bezoekers zien consumentenprijzen inclusief btw; ingelogde zakelijke klanten zien hun eigen prijzen exclusief btw. Dit is verreweg de meest gekozen route en meestal ook de goedkoopste in onderhoud.
  2. Eén shop, maar zakelijke prijzen pas na inloggen. Niet-ingelogde bezoekers zien alleen productinformatie en een knop “vraag prijs aan”. Handig als u niet wilt dat concurrenten uw inkoopprijzen kunnen lezen, lastig voor Google en voor nieuwe klanten.
  3. Twee losse shops. Twee installaties, twee domeinen, twee keer onderhoud. Alleen zinvol als het assortiment, de merknaam of de logistiek echt verschilt.

Voor de meeste Nederlandse mkb-shops is optie één de juiste. U houdt één catalogus, één voorraad en één set updates. Kies pas voor een tweede shop als u er echt niet omheen kunt, want alles wat u dubbel bouwt, moet u ook dubbel testen na elke update.

Klantgroepen en prijslijsten in de praktijk

WooCommerce kent van zichzelf geen klantgroepen. U voegt ze toe met een B2B-plugin (bijvoorbeeld B2B for WooCommerce, Wholesale Suite of een vergelijkbare oplossing) of met een eigen uitbreiding. Wat u daarmee inricht, komt meestal neer op drie lagen.

De groep. U maakt rollen aan zoals “installateur”, “dealer” of “groothandel”. Elke geregistreerde zakelijke klant krijgt zo’n rol. Nieuwe registraties zet u standaard op “in afwachting”, zodat u eerst het KvK-nummer controleert voordat iemand inkoopprijzen ziet.

De prijs. Per groep stelt u in wat er met de prijs gebeurt: een vast percentage korting op de hele catalogus, een afwijkende prijs per productcategorie, of een concrete prijs per artikel. Dat laatste is het meest precies en het meest werk. In onze ervaring werkt een percentage per categorie voor de meeste shops prima, met een handvol uitzonderingen op artikelniveau.

De staffel. Zakelijke klanten kopen in aantallen. Een staffel (“vanaf 10 stuks 5 procent, vanaf 50 stuks 10 procent”) verlaagt uw orderkosten en verhoogt de gemiddelde orderwaarde. Toon de staffel op de productpagina; een korting die pas in de winkelwagen zichtbaar wordt, overtuigt niemand.

Let bij dit alles op één ding dat vaak wordt vergeten: uw cachingplugin. Als pagina’s voor iedereen hetzelfde worden gecachet, ziet een zakelijke klant ineens consumentenprijzen of andersom. Sluit ingelogde gebruikers uit van de paginacache, of gebruik een cacheoplossing die per rol kan variëren. Dit is de fout die wij het vaakst tegenkomen bij B2B-shops die “soms rare prijzen” laten zien.

Btw: inclusief, exclusief en verlegd

Op dit punt gaat het het vaakst mis, en de gevolgen zijn vervelend, want btw-fouten komen pas bij de aangifte boven water.

Weergave. Consumenten hebben recht op prijzen inclusief btw; zakelijke inkopers rekenen liever exclusief. WooCommerce kan prijzen exclusief btw tonen aan een bepaalde klantgroep en inclusief aan de rest. Zorg dat op elk scherm duidelijk staat welke van de twee er getoond wordt, ook in de winkelwagen en op de bevestigingsmail.

Btw-verlegd binnen de EU. Verkoopt u aan een bedrijf in een andere EU-lidstaat met een geldig btw-identificatienummer, dan verlegt u de btw naar de afnemer: 0 procent op de factuur, met de vermelding “btw verlegd” en het btw-nummer van de klant. Uw shop moet dat nummer controleren via de Europese VIES-dienst. Doet u dat niet, dan draait u zelf op voor de btw als het nummer ongeldig blijkt. Vrijwel elke serieuze B2B-plugin kan die controle uitvoeren; zet hem aan en test hem met een echt buitenlands nummer.

Buiten de EU. Levering aan bedrijven buiten de EU is doorgaans belast met 0 procent, maar dan moet u wel het uitvoerbewijs kunnen tonen. Regel dat in uw administratie, niet in uw webshop.

Overlegt u bij twijfel met uw boekhouder. Wij richten de techniek in, maar de fiscale keuze is aan u en uw accountant. Wat wij wel adviseren: laat na elke grote update van WooCommerce of van uw btw-plugin één testbestelling doen met een buitenlands btw-nummer. Zie ook hoe u de btw-instellingen van uw shop opzet, want de basis moet kloppen voordat de B2B-uitzonderingen erop passen.

Betalen op factuur en andere zakelijke gewoonten

Betalen op factuur, met een termijn van veertien of dertig dagen, is in B2B de norm. Technisch is dat eenvoudig: u zet een betaalmethode “op rekening” aan die alleen zichtbaar is voor goedgekeurde klantgroepen. Zakelijk is het lastiger, want u loopt kredietrisico. Werk daarom met een limiet per klant en met handmatige goedkeuring van nieuwe accounts.

Verder zijn er een paar gewoonten die zakelijke klanten verwachten en die u met kleine ingrepen kunt bieden:

  • Bestellen op ordernummer. Een extra veld op de afrekenpagina voor het inkoopordernummer van de klant, dat meeloopt naar de factuur. Kost tien minuten, scheelt uw klant een discussie met zijn crediteurenadministratie.
  • Snel herbestellen. Een knop “bestel opnieuw” bij eerdere orders, of een besteltabel waarin men artikelnummers en aantallen kan intypen. Zakelijke klanten kopen vaak precies hetzelfde als vorige maand.
  • Offerte aanvragen. Voor grote aantallen of maatwerk: een winkelwagen die u omzet in een offerte in plaats van een bestelling.
  • Meerdere gebruikers per bedrijf. De inkoper bestelt, de magazijnmedewerker volgt de zending. Eén account per bedrijf met meerdere logins voorkomt gedeelde wachtwoorden.

Elk van deze functies komt uit een plugin, en elke plugin is iets wat kan breken bij een update. Houd het aantal beperkt en test na elke WooCommerce-update minstens één zakelijke bestelling van begin tot eind. Wie dat niet zelf wil bijhouden, besteedt het uit; een onderhoudsabonnement voor WooCommerce betekent in de praktijk vooral dat iemand die testronde structureel voor u draait op een staging-omgeving.

Wat u vooraf vastlegt

Een B2B-inrichting die later pijn doet, is bijna altijd een inrichting die nooit is opgeschreven. Leg daarom vast: welke groepen er zijn, welke korting bij welke groep hoort, wie nieuwe accounts goedkeurt en welke betaalmethoden per groep zichtbaar zijn. Eén document van twee pagina’s volstaat.

Een voorbeeld uit de praktijk: een groothandel in bevestigingsmaterialen in Brabant had over drie jaar tijd elf klantgroepen opgebouwd, waarvan er vier nog maar één actieve klant hadden. Bij elke prijswijziging moesten alle elf worden nagelopen. Na het terugbrengen naar drie groepen met staffels was een prijsronde nog een kwestie van een halve dag in plaats van twee dagen.

Tot slot

B2B in WooCommerce is geen aparte wereld, maar wel een stapel extra regels bovenop uw gewone shop: groepen, prijzen, btw en betaalvoorwaarden. Begin klein. Richt twee of drie klantgroepen in, zet de VIES-controle aan, regel betalen op factuur en kijk een kwartaal hoe het loopt voordat u er functies bij bouwt.

Concrete volgende stap: doe deze week één testbestelling als zakelijke klant met een buitenlands btw-nummer, en controleer of de factuur klopt, of de btw verlegd is en of de prijzen in de bevestigingsmail dezelfde zijn als op de productpagina. Klopt er iets niet, dan weet u meteen waar u moet beginnen. Loopt u aan tegen prijzen die per bezoeker verschillen, kijk dan eerst naar hoe uw afrekenpagina is opgebouwd voordat u aan de plugins gaat sleutelen.