Een klant bestelt op zaterdag een cadeauset. Maandag ontdekt u dat het laatste exemplaar vrijdag al over de toonbank ging in de winkel. U mailt een excuus, biedt een alternatief aan en de klant bestelt uiteindelijk bij een ander. Of het omgekeerde: een product staat als “uitverkocht” terwijl er nog twintig in het magazijn liggen, en niemand merkt het omdat niemand zoekt naar wat niet te koop is.

Voorraadbeheer in WooCommerce is technisch niet ingewikkeld, maar het zit vol instellingen die op het eerste gezicht onschuldig lijken en toch omzet kosten. In dit artikel leg ik uit hoe het systeem werkt, waar het in de praktijk misgaat en wat u kunt regelen zodat de voorraad in uw shop klopt met de voorraad op de plank.

Hoe WooCommerce voorraad bijhoudt

WooCommerce heeft twee niveaus. Op shopniveau, onder WooCommerce, Instellingen, Producten, Voorraad, zet u voorraadbeheer aan of uit en bepaalt u de algemene regels: hoelang een product in een winkelwagen gereserveerd blijft, bij welke aantallen u een melding wilt en of uitverkochte producten zichtbaar blijven. Op productniveau geeft u per product (of per variatie) aan of de voorraad bijgehouden moet worden en hoeveel er is.

Zodra een bestelling binnenkomt en de betaling wordt bevestigd, verlaagt WooCommerce het aantal. Bij een annulering of terugbetaling gaat het, afhankelijk van uw instellingen, weer omhoog. Zo eenvoudig is het in theorie. In de praktijk zitten de problemen in de uitzonderingen: onbetaalde bestellingen, variabele producten, koppelingen met kassa’s en handmatige correcties.

Vijf fouten die wij het vaakst tegenkomen

1. Voorraad wordt afgeboekt bij bestelling, niet bij betaling

Standaard reserveert WooCommerce voorraad zodra iemand een bestelling plaatst, ook als de betaling nog niet binnen is. Dat is bewust: anders zouden twee klanten hetzelfde laatste exemplaar kunnen afrekenen. Maar als de instelling “onbetaalde bestellingen vasthouden” op een hoog aantal minuten staat, of als mislukte iDEAL-betalingen niet netjes op “geannuleerd” komen, blijft voorraad onterecht geblokkeerd. Het product staat als uitverkocht terwijl het gewoon op de plank ligt. Controleer daarom hoe uw betaalplugin omgaat met afgebroken betalingen en houd de reserveringstijd kort, bijvoorbeeld tien tot vijftien minuten.

2. Variaties zonder eigen voorraad

Bij een T-shirt in vijf maten en drie kleuren heeft u vijftien variaties. Als u de voorraad alleen op het hoofdproduct bijhoudt, kan een klant maat XL bestellen terwijl alleen S nog op voorraad is. Voorraad hoort op variatieniveau te staan. Dat is meer werk bij het invoeren, maar het is de enige manier om nee-verkopen te voorkomen.

3. Uitverkochte producten verborgen

De instelling “uitverkochte producten verbergen” klinkt netjes, maar heeft twee nadelen. Ten eerste verdwijnen de pagina’s uit Google, en met hen de vindbaarheid die u had opgebouwd. Ten tweede ziet u zelf niet meer wat er ontbreekt. Beter is om uitverkochte producten zichtbaar te laten met een duidelijke melding en, als u ze gaat aanvullen, een verwachte leverdatum of een “houd me op de hoogte”-optie.

4. Handmatige correcties zonder log

Een retour komt binnen, iemand zet het aantal met de hand één omhoog. Een collega doet een week later hetzelfde voor dezelfde retour. Zonder afspraak wie corrigeert en waar dat wordt genoteerd, sluipt de fout erin. WooCommerce houdt van zichzelf geen geschiedenis van voorraadwijzigingen bij; als dat belangrijk is voor u, heeft u een plugin of een koppeling nodig die dat wel doet.

5. Kassa of magazijn niet gekoppeld

Verkoopt u ook fysiek, dan is de webshop maar één plek waar voorraad verandert. Zonder koppeling met de kassa of het voorraadsysteem loopt het uit elkaar, en dan is het niet de vraag of maar wanneer u een product dubbel verkoopt. Een koppeling kan rechtstreeks (veel kassasystemen hebben een WooCommerce-koppeling) of via de boekhouding; welke route logisch is, hangt samen met hoe u uw webshop aan de boekhouding koppelt.

Wat “achteraf bestellen” met uw voorraad doet

WooCommerce kent per product de optie om nabestellingen toe te staan: klanten kunnen bestellen terwijl de voorraad op nul of eronder staat. Handig voor producten die u snel kunt bijbestellen, maar het vraagt discipline. De voorraad wordt dan negatief, en u moet zelf bijhouden wat er nog geleverd moet worden. Zet dit alleen aan voor producten waarvan u de levertijd echt kent, en communiceer die levertijd op de productpagina. Een klant die na twee weken belt waar zijn bestelling blijft, kost u meer dan de verkoop opleverde.

Wat u zelf kunt controleren

Een korte lijst die u zonder technische kennis eens per maand kunt nalopen:

  • Onder WooCommerce, Rapporten of Analyse: welke producten staan op lage voorraad of uitverkocht? Klopt dat met het magazijn?
  • Onder WooCommerce, Bestellingen, filter op “in afwachting van betaling”: staan daar bestellingen ouder dan een dag? Die blokkeren waarschijnlijk voorraad.
  • Steekproef: kies vijf willekeurige producten en tel ze fysiek na.
  • Controleer bij variabele producten of elke variatie een eigen voorraadaantal heeft.
  • Kijk of de drempel voor “lage voorraad”-meldingen realistisch is en of de meldingen naar een mailadres gaan dat iemand leest.

Wanneer u hulp inschakelt

Zolang het om instellingen gaat, kunt u veel zelf. Schakel hulp in als de voorraad structureel afwijkt zonder dat u de oorzaak vindt, als een koppeling met kassa of magazijn hapert, of als u na een pluginupdate ineens andere aantallen ziet. Dat laatste komt vaker voor dan u denkt: een kassakoppeling die na een update de voorraad in de verkeerde richting synchroniseert, kan in een weekend uw hele assortiment op nul zetten.

Een tuincentrum uit Apeldoorn dat wij onderhouden had precies dat: na een update van de kassakoppeling stonden maandagochtend driehonderd producten op “uitverkocht”. De koppeling had de webshopvoorraad als leidend genomen in plaats van de kassa. Een back-up van zondagnacht en een correcte instelling losten het in een uur op, maar zonder die back-up was het handmatig nalopen geweest. Dit soort controles na updates hoort standaard bij onderhoud van een drukke WooCommerce-webshop, juist omdat de schade zich zo stil opbouwt.

Volgende stap: open vandaag nog de lijst met bestellingen “in afwachting van betaling”. Als daar iets ouder dan een dag in staat, heeft u uw eerste verbeterpunt al gevonden.