Een webshop uit Eindhoven verkoopt ontwerpersmeubels. De eerste jaren aan Nederlandse klanten, maar de laatste tijd komen er steeds vaker bestellingen uit België en Duitsland binnen. Leuk, tot de boekhouder vraagt hoeveel er inmiddels aan die klanten is verkocht. Boven een bepaald bedrag geldt namelijk niet meer de Nederlandse btw, maar die van het land van de klant. En dan zijn er twee opties: in elk land apart aangifte doen, of gebruikmaken van de OSS-regeling.
Dit artikel legt uit wat de OSS-regeling inhoudt, wanneer u ermee te maken krijgt en hoe u WooCommerce zo instelt dat de juiste btw wordt berekend. Het is geen fiscaal advies; of u zich moet registreren en wanneer, bespreekt u met uw boekhouder of adviseur. Wel is het een praktische uitleg van de kant die u als shopeigenaar zelf in handen heeft: de techniek die de tarieven correct toepast. En wat de OSS-regeling voor een WooCommerce-shop concreet betekent.
Wat de regeling inhoudt
Sinds 1 juli 2021 gelden in de EU nieuwe regels voor btw bij verkoop op afstand aan consumenten. Vereenvoudigd:
- Verkoopt u per jaar in totaal minder dan 10.000 euro (exclusief btw) aan consumenten in andere EU-landen, dan mag u gewoon Nederlandse btw rekenen en afdragen. Het drempelbedrag geldt voor al uw EU-verkopen samen, niet per land.
- Komt u boven die drempel, dan moet u de btw rekenen van het land waar de klant woont. Een Duitse klant betaalt dan 19 procent, een Belgische 21 procent, een Deense 25 procent.
- Die btw moet u afdragen in dat land. Dat zou betekenen dat u zich in elk land apart registreert, met eigen aangiften in eigen talen.
De OSS-regeling (One Stop Shop, in het Nederlands ook wel “éénloketsysteem”) maakt dat laatste overbodig. U registreert zich eenmalig bij de Nederlandse Belastingdienst, doet elk kwartaal één aangifte waarin u per land opgeeft hoeveel u heeft verkocht en welke btw daarover verschuldigd is, en betaalt het totaal aan de Nederlandse Belastingdienst. Die verdeelt het over de andere landen.
Belangrijk: de regeling gaat over verkoop aan consumenten (B2C). Verkoopt u aan bedrijven met een geldig btw-nummer in een ander EU-land, dan geldt de btw-verlegging en blijft dat buiten OSS. En verkoopt u aan landen buiten de EU, zoals het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland, dan gelden weer andere regels.
Wanneer het voor u gaat spelen
De drempel van 10.000 euro is laag. Een shop die gemiddeld 50 euro per bestelling omzet, zit er na tweehonderd buitenlandse bestellingen per jaar overheen. Dat is bij veel Nederlandse webshops binnen een jaar het geval zonder dat iemand er actief op stuurt, zeker als de shop ook in het Engels beschikbaar is of Belgische klanten trekt.
De praktische vraag is dus niet óf u ermee te maken krijgt, maar wanneer. En dat moment wilt u zien aankomen. Twee dingen die daarbij helpen: in WooCommerce een rapport draaien van de omzet per land (via Analytics of een exportplugin), en met uw boekhouder afspreken wie de drempel in de gaten houdt. Overschrijdt u de drempel halverwege een jaar, dan geldt de nieuwe regel vanaf de bestelling waarmee u eroverheen gaat, niet vanaf het volgende jaar.
WooCommerce inrichten voor OSS
Technisch komt het erop neer dat WooCommerce voor elk EU-land het juiste consumententarief moet kennen en toepassen op basis van het adres van de klant. Dat kan op twee manieren.
Handmatig: tarieven per land invoeren
Op het tabblad Belasting voert u per EU-land een regel in, met landcode en het standaardtarief van dat land. 27 regels voor het standaardtarief, en nog eens 27 voor het verlaagde tarief als u producten verkoopt die daaronder vallen. Het is doenlijk, maar foutgevoelig en het vraagt onderhoud: btw-tarieven in de EU wijzigen af en toe. Wie deze route kiest, doet er goed aan de tabel te exporteren als back-up en jaarlijks te controleren.
Met een plugin
Er zijn plugins die de EU-tarieven bijhouden en automatisch bijwerken, zoals de EU VAT-modules van bekende belastingplugins, of een dienst als de belastingfunctie van WooCommerce zelf (in bepaalde landen beschikbaar). Het voordeel is minder onderhoud en minder kans op een verouderd tarief. Het nadeel is een extra plugin op de checkout, met alles wat daarbij hoort. Kies er een die actief onderhouden wordt en die u kunt testen op een staging-omgeving.
In beide gevallen zet u “Belasting berekenen op basis van” op het verzend- of factuuradres van de klant, niet op het winkeladres. Anders wordt altijd Nederlandse btw gerekend, ongeacht wat u aan tarieven heeft ingevoerd. Hoe die basisinstellingen werken, staat in ons artikel over btw instellen in WooCommerce voor Nederland.
Prijzen: inclusief of exclusief, en wat de klant ziet
Hier zit een keuze die uw marge raakt. Als u prijzen inclusief btw invoert (gebruikelijk voor een consumentenshop), dan houdt WooCommerce standaard de verkoopprijs gelijk in elk land en varieert het btw-deel. Een product van 121 euro brengt in Nederland 100 euro exclusief op, in Denemarken (25 procent) 96,80 euro. Uw marge verschilt dus per land.
Wilt u dat niet, dan kunt u in de belastinginstellingen kiezen voor het aanpassen van de prijs op basis van het land van de klant. De consument in Denemarken ziet dan een hogere prijs. Dat is fiscaal netjes maar commercieel soms onhandig. Er is geen goed of fout; wel moet u de keuze bewust maken en met uw boekhouder bespreken.
Let er ook op dat de prijs die een klant vóór het invullen van een adres ziet, gebaseerd is op het standaardland (meestal Nederland). Verandert de prijs op de checkout zodra iemand een Duits adres invult, dan wilt u dat netjes uitleggen, bijvoorbeeld met een korte tekst bij de prijs.
De rapportage en de aangifte
Elk kwartaal heeft u voor de OSS-aangifte een overzicht nodig van de omzet en de btw per land. WooCommerce Analytics kan filteren op land, maar niet altijd in de vorm die de Belastingdienst wil. Veel shops gebruiken een exportplugin of laten de koppeling met de boekhouding dit doen; goede koppelingen met Exact, Moneybird of e-Boekhouden kunnen orders per land en per btw-tarief boeken.
Controleer na de eerste inrichting minstens één kwartaal handmatig: klopt het aantal orders per land, kloppen de tarieven, en sluit het totaal aan bij wat u aan btw heeft berekend? Fouten die u in het eerste kwartaal vindt, zijn te herstellen. Fouten die drie jaar doorlopen, niet zonder pijn.
Wat u vandaag kunt doen
- Draai een omzetrapport per land over de afgelopen twaalf maanden en kijk hoe ver u van de 10.000 euro zit.
- Bespreek met uw boekhouder of registratie voor OSS nu of binnenkort nodig is.
- Controleer de belastinginstellingen in WooCommerce: berekening op klantadres, tarieven per land aanwezig, verzendkosten belast.
- Plaats een testbestelling met een Duits en een Belgisch adres en controleer het btw-bedrag op de order.
De OSS-regeling is administratief eenvoudiger dan het lijkt, mits de techniek klopt. De risico’s zitten in verouderde tarieven, een verkeerde berekeningsbasis en een checkout die na een update de landregels kwijt is. Daarom hoort een controle van de belastinginstellingen bij elke grote update van uw shop; het is een vast onderdeel van WooCommerce-onderhoud zoals wij dat doen, maar het is met de vier stappen hierboven ook zelf te controleren. Verkoopt u vooral aan Nederlandse klanten en zit u ver onder de drempel, dan hoeft u nu niets te doen, behalve het rapport per land één keer per jaar draaien. Verkoopt u al regelmatig over de grens, dan is dit het moment om de instellingen na te lopen. Meer over de administratieve kant vindt u in ons artikel over uw webshop koppelen aan de boekhouding.
