Ouders die opvang zoeken, beginnen vaak al tijdens de zwangerschap. Ze hebben een spreadsheetje met vijf locaties, en per locatie willen ze weten: is er plek, wat kost het per uur, mag ik toeslag krijgen en wat zegt de GGD. Een website voor de kinderopvang die die vragen snel beantwoordt, komt op de lijst voor een rondleiding. Een site met alleen sfeerfoto’s en de tekst “bij ons voelt ieder kind zich thuis” niet. Hieronder leest u wat er op de site van een kinderdagverblijf, bso of gastouderbureau hoort, inclusief een paar dingen die wettelijk geregeld zijn.
Het inspectierapport hoort op de website van uw kinderopvang
Dit is een punt dat veel houders niet weten. Volgens artikel 1.54 van de Wet kinderopvang informeert de houder van een kindercentrum ouders en personeel over het inspectierapport, en doet hij dat door het rapport zo spoedig mogelijk na ontvangst op zijn website te plaatsen. Heeft u geen website, dan legt u het ter inzage op een plek waar ouders en personeel bij kunnen. Voor gastouderbureaus staat een vergelijkbare regel in artikel 1.54a.
Praktisch betekent dit: maak een vaste pagina “Kwaliteit en inspectie” en zet daar per locatie het meest recente GGD-rapport, met de datum. Vervang het als er een nieuw rapport komt, en laat oudere rapporten gerust staan in een archiefje. Staat er in het rapport een verbeterpunt, dan kunt u in twee of drie zinnen uitleggen wat u ermee heeft gedaan. Ouders lezen het rapport toch; uw toelichting ernaast helpt ze het te begrijpen.
LRK-nummer en kinderopvangtoeslag
Ouders kunnen alleen kinderopvangtoeslag krijgen voor opvang die in het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) staat, en bij de aanvraag hebben ze het registratienummer van de locatie nodig. In het LRK staan ook de adresgegevens en inspectierapporten. Zet het LRK-nummer per locatie op de site, bijvoorbeeld op de locatiepagina en bij de tarieven. Dat scheelt u telefoontjes van ouders die op de site van de Belastingdienst vastlopen.
Tarieven, pakketten en uurprijs
De kosten zijn voor ouders een van de eerste dingen die ze willen weten. Laat per opvangsoort (dagopvang, bso, peuteropvang) zien welke pakketten er zijn, hoeveel weken per jaar, welke uren, en wat de uurprijs is. Ouders rekenen met de uurprijs, omdat de toeslag daar ook mee werkt. Leg uit of luiers, voeding en uitstapjes inbegrepen zijn. Een tabel die op een telefoon onleesbaar wordt, kunt u beter vervangen door losse blokken per pakket.
Plaatsing en wachtlijst eerlijk uitleggen
Op veel plekken in het land is er een wachtlijst. Ouders willen weten hoe die werkt: vanaf wanneer kunnen ze inschrijven, krijgen broertjes en zusjes voorrang, is er inschrijfgeld, en hoe lang de wachttijd ongeveer is. Noem geen wachttijd als u die niet kunt onderbouwen, maar beschrijf wel hoe het proces gaat. Een inschrijfformulier dat werkt op de telefoon en direct een bevestiging stuurt, is hier geen luxe.
Foto’s van kinderen: liever niet herkenbaar
Een site over kinderopvang zonder kinderen ziet er leeg uit. Toch is dit het onderwerp waar het het vaakst misgaat. Een foto waarop een kind herkenbaar is, is een persoonsgegeven, en voor kinderen onder de zestien beslissen de ouders over toestemming. Veel opvangorganisaties kiezen daarom voor foto’s waarop kinderen van achteren of van ver te zien zijn, of foto’s van de ruimtes, de tuin en handen die met klei bezig zijn. Gebruikt u toch herkenbare foto’s, leg de toestemming dan schriftelijk vast en spreek af wat u doet als ouders die later intrekken. Meer daarover in foto's van klanten plaatsen met toestemming.
Zet ook nooit namen van kinderen bij foto’s, en kijk bij foto’s van de groep of er geen naamkaartjes, verjaardagskalenders of dagritmekaarten met namen op de achtergrond hangen.
Pedagogisch beleid in gewone taal
Iedere houder heeft een pedagogisch beleidsplan. Dat document van dertig pagina’s als pdf op de site zetten mag, maar weinig ouders lezen het. Maak er daarnaast een pagina van met de kern: hoe een dag eruitziet, hoe u wennen aanpakt, hoe u met ouders communiceert (via een app, overdracht bij het brengen), en hoe de groepen zijn ingedeeld. Concreet beschrijven wat er om half twaalf gebeurt, zegt meer dan een alinea over ontwikkelingsgericht werken.
Oudercommissie, klachten en privacy
Een korte pagina over de oudercommissie, hoe ouders die bereiken en hoe de klachtenregeling werkt, hoort bij een professionele opvangsite. Vermeld bij welke geschillencommissie u bent aangesloten. Daarnaast verwerkt u via de site gegevens over kinderen, soms met medische informatie in het inschrijfformulier. Vraag in het webformulier alleen wat u voor de inschrijving nodig heeft en regel allergieën en medicijnen later bij de intake. Uw privacyverklaring moet dat goed beschrijven; zie een privacyverklaring opstellen.
Werken bij de opvang
Pedagogisch medewerkers vinden is in deze sector een blijvende zorg. Een aparte pagina met vacatures, wat het werk inhoudt, welke diploma’s nodig zijn en hoe het team eruitziet, kan de website een tweede taak geven. Tips daarvoor staan in een werken-bij-pagina opzetten.
Een site die u zelf bijhoudt
Bij kinderopvang verandert er veel: een nieuw inspectierapport, nieuwe tarieven per januari, een locatie die uitbreidt. Een site waar u dat zelf kunt bijwerken, zonder telkens de bouwer te bellen, is daarom belangrijk. Hoe wij een site bouwen en u daarna uitleggen hoe u zelf teksten en documenten aanpast, leest u bij WordPress website laten maken. Bij twijfel over de wettelijke kant, zoals welke gegevens precies op de site moeten, laat u zich adviseren door uw brancheorganisatie.
Vraag een gratis websitecheck aan. Binnen één werkdag weet u waar uw website staat.
