Minder jargon, meer duidelijkheid: de website van een boekhouder

Een ondernemer die een nieuwe boekhouder zoekt, heeft vaak een reden. De vorige stopt, reageert niet meer, of was te duur voor wat hij deed. Of het bedrijf groeit en de schoenendoos met bonnetjes is niet meer te doen. Die ondernemer wil vooral rust: iemand die het regelt en uitlegt in gewone taal. Een website als boekhouder moet die rust al uitstralen. Dat lukt verrassend vaak niet, omdat de site vol staat met vaktermen en algemene beloftes. Hieronder leest u wat wel werkt.

Voor wie bent u de boekhouder?

“Wij verzorgen de administratie voor het mkb” zegt weinig. Bijna elk administratiekantoor zegt het. Een ondernemer zoekt iemand die zijn situatie kent. Een kapper met twee medewerkers, een zzp’er in de bouw, een webwinkel met verkopen in heel Europa en een agrarisch bedrijf hebben totaal andere vragen.

Werkt u veel voor een bepaalde groep, maak daar dan een eigen pagina voor. Noem de onderwerpen die bij die groep spelen, zonder ze helemaal uit te leggen. Een webwinkelier die op uw site leest dat u bekend bent met btw bij verkopen aan consumenten in andere EU-landen, weet dat hij niet bij nul hoeft te beginnen.

Vaste prijzen per pakket

Boekhouders rekenen vaak per uur, en ondernemers zijn daar huiverig voor. Ze weten niet wat het jaar gaat kosten. Pakketten met een vaste prijs per maand of per jaar, met daarbij wat er wel en niet in zit, nemen die zorg weg. Bijvoorbeeld een pakket voor een eenmanszaak met de btw-aangiftes en de aangifte inkomstenbelasting, en een pakket voor een bv met jaarrekening en loonadministratie.

Zet er duidelijk bij wanneer iets extra kost. Een achterstand van twee jaar wegwerken, een bezwaar maken, een overname begeleiden. Een klant die dat vooraf weet, voelt zich niet overvallen.

Schrijf zoals u het aan tafel uitlegt

Het grootste probleem op boekhoudsites is taal. “Wij ontzorgen u op het gebied van uw financiële administratie en fiscale verplichtingen.” Een ondernemer leest daaroverheen. “U stuurt ons uw bonnetjes en bankafschriften, wij doen elk kwartaal de btw-aangifte en u hoort van ons als er iets opvalt” is veel concreter.

Gebruik vaktermen alleen als het moet, en leg ze dan in één zin uit. Uw klanten zijn ondernemers, geen collega’s. Hoe u teksten schrijft die iedereen begrijpt, leest u in schrijven op B1-niveau voor uw website.

Documenten aanleveren: niet via het contactformulier

Dit is een punt waar een boekhoudsite echt anders is dan andere bedrijfssites. Klanten sturen u gevoelige stukken: loonstroken, aangiftes, bankafschriften, soms kopieën van identiteitsbewijzen met burgerservicenummer. Wij zien nog regelmatig sites waarop het contactformulier een uploadveld heeft “voor uw documenten”. Die bestanden komen dan als gewone mail binnen, of blijven op de webserver staan zonder dat iemand weet hoe lang.

Gebruik voor het aanleveren een omgeving die daarvoor bedoeld is, zoals het klantportaal van uw boekhoudpakket of een beveiligde uploaddienst, en verwijs daar vanaf uw site naar. Leg op uw site uit hoe klanten veilig stukken aanleveren en wat u daarna met die stukken doet. Daar wordt een nieuwe klant rustig van. Laat u bij twijfel over de AVG adviseren; als boekhouder verwerkt u veel persoonsgegevens.

Met welke software werkt u?

Een ondernemer die al een pakket gebruikt, wil weten of hij dat kan blijven doen. Noem de boekhoudprogramma’s waarmee u werkt, en of klanten zelf kunnen meekijken of boeken. Voor sommige ondernemers is dat juist de reden om voor u te kiezen: ze willen hun cijfers zelf kunnen zien zonder te hoeven bellen.

Overstappen zonder gedoe

De drempel om van boekhouder te wisselen is groot. Mensen zijn bang voor een rommelige overdracht, voor gemiste aangiftes, voor dubbele kosten. Een pagina die uitlegt hoe een overstap bij u gaat, neemt die angst weg. Wat heeft u van de klant nodig, wat regelt u zelf met de vorige boekhouder, en per wanneer neemt u het over? Die pagina kan meer nieuwe klanten opleveren dan uw homepage.

Nieuwsartikelen die verouderen

Veel kantoren hebben een nieuwsrubriek met fiscale updates. Goed bedoeld, maar gevaarlijk als het niet wordt bijgehouden. Fiscale bedragen veranderen bijna elk jaar. Zo veranderen de grensbedragen van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek jaarlijks, en geldt voor logies sinds 1 januari 2026 een btw-tarief van 21% in plaats van 9%. Een artikel uit 2023 met oude bedragen dat in Google hoog staat, kan een ondernemer op het verkeerde been zetten. En het is uw naam die erboven staat.

Zet daarom altijd het jaar in de titel van zo’n artikel, plaats een datum en verwijder of herschrijf stukken die niet meer kloppen. Vijf actuele artikelen zijn beter dan vijftig verouderde.

Wie zit er achter het bureau?

Ondernemers geven u inzicht in hun hele financiële situatie. Ze willen weten wie u bent. Laat uw team zien met namen en een foto, en zeg wie de vaste contactpersoon wordt. Voert u een beschermde titel, noem die dan. Voert u die niet, gebruik dan geen titels die erop lijken. Meer over hoe u op een site vertrouwen opbouwt, staat in vertrouwen wekken op uw website.

Een kantoorwebsite laten bouwen

Een boekhoudsite hoeft niet groot te zijn: een paar doelgroeppagina’s, pakketten met prijzen, een overstappagina en heldere contactinformatie. Hoe wij zo’n site opzetten en wat u daarna zelf kunt bijwerken, leest u op de pagina over een WordPress-website laten maken.