Maandag t/m vrijdag, 09:00 – 18:00 +31 970 1028 0205 WhatsApp
WebMaintorNederland
+31 970 1028 0205 Gratis websitecheck
WooCommerce · wat wij doen

Een koppeling met WooCommerce laten maken: ERP, PIM of groothandel

Producten, voorraad en bestellingen automatisch tussen uw webshop en uw ERP, PIM of groothandel, met een koppeling die meldt wanneer er iets misgaat.

Elke ochtend exporteert iemand een bestand uit het ERP, past twee kolommen aan en importeert het in de webshop. Op een dag vergeet ze het, en de shop verkoopt een middag lang producten die al op zijn. Dat is meestal het moment waarop een ondernemer een WooCommerce-koppeling wil laten maken: een verbinding die gegevens automatisch heen en weer stuurt tussen de webshop en het systeem waar de rest van het bedrijf in draait.

Een koppeling bouwen is het makkelijke deel. Het lastige deel is afspreken welk systeem waarover de baas is, en wat er gebeurt als de verbinding een keer hapert. Daar gaat deze pagina over.

  1. 01

    Wat een WooCommerce-koppeling meestal regelt

    De meeste koppelingen die wij tegenkomen, doen een paar van deze dingen:

    • Producten en prijzen uit een ERP of PIM naar de webshop, inclusief afbeeldingen, kenmerken en varianten.
    • Voorraad uit het magazijnsysteem of van een groothandel, liefst vaker dan één keer per dag.
    • Bestellingen vanuit de webshop naar het ERP, zodat ze daar worden gefactureerd en gepickt.
    • Status terug: verzonden, track-and-tracecode, gedeeltelijk geleverd.
    • Klanten en klantspecifieke prijzen, vooral bij zakelijke verkoop.

    Voor boekhouding, kassa en leveranciersfeeds bestaan vaak al kant-en-klare oplossingen. Daarover schreven wij apart: uw webshop koppelen aan de boekhouding en voorraad koppelen aan uw kassasysteem of ERP. Deze pagina gaat over de gevallen waar zo'n standaardkoppeling niet bestaat of niet voldoet.

  2. 02

    Eén bron van waarheid per gegeven

    De belangrijkste beslissing valt vóór er een regel code is geschreven. Per soort gegeven spreekt u af welk systeem leidend is. Stel: de prijs komt uit het ERP, maar de producttekst wordt in WooCommerce geschreven. Dan mag de koppeling de prijs in de webshop overschrijven, en de tekst nooit.

    Wordt dat niet afgesproken, dan krijgt u het bekende spel: iemand past in de webshop een prijs aan voor een actie, de nachtelijke synchronisatie zet hem terug, en niemand begrijpt waarom de actie maar één dag heeft gewerkt.

    Een simpel overzicht met drie kolommen helpt: gegeven, leidend systeem, richting. Dat blad is later ook goud waard voor degene die de koppeling moet onderhouden.

  3. 03

    Hoe de koppeling technisch praat

    WooCommerce heeft een REST API waarmee een ander systeem producten, bestellingen en klanten kan lezen en wijzigen. Daarnaast kent WooCommerce webhooks: bij een gebeurtenis, zoals een nieuwe bestelling, stuurt de webshop zelf een bericht naar een adres dat u opgeeft.

    Welke route het beste is, hangt af van de andere kant. Sommige ERP-pakketten halen zelf gegevens op. Andere kunnen alleen een bestand op een FTP-server zetten. Een groothandel levert vaak een CSV- of XML-feed op een vaste tijd. Wij kiezen de route die past bij wat de andere partij betrouwbaar aanbiedt, niet de mooiste techniek.

    Grote aantallen

    Bij duizenden producten wilt u niet elke nacht alles opnieuw doorsturen. Beter is alleen wat veranderd is, en het werk in porties op de achtergrond laten draaien. WooCommerce gebruikt daar zelf Action Scheduler voor. Loopt die wachtrij vol, dan merkt u dat aan koppelingen die achterlopen. Zie daarvoor vastgelopen geplande acties in WooCommerce.

  4. 04

    Foutafhandeling: het deel dat vaak ontbreekt

    Een koppeling gaat een keer mis. Het ERP is even onbereikbaar tijdens een update, een product heeft een te lange naam, een SKU bestaat twee keer. De vraag is niet of dat gebeurt, maar of iemand het merkt.

    Een voorbeeld uit WooCommerce zelf: volgens de ontwikkelaarsdocumentatie wordt een webhook standaard uitgeschakeld als het ontvangende adres na vijf pogingen nog steeds een foutmelding of geen antwoord geeft. Hij gaat daarna niet vanzelf weer aan. Zonder melding ziet u pas dagen later dat er geen bestellingen meer in het ERP zijn binnengekomen.

    Daarom bouwen wij in elke koppeling:

    • een logboek met wat er is verstuurd en wat het antwoord was;
    • een melding per e-mail als iets meerdere keren achter elkaar mislukt;
    • een manier om een mislukte bestelling of product opnieuw te versturen, zonder dubbelingen;
    • een dagelijkse controle die telt of de aantallen aan beide kanten kloppen.
  5. 05

    Als de andere kant verandert

    Een koppeling heeft twee kanten, en u beheert er maar één. Het ERP krijgt een nieuwe versie, de groothandel voegt een kolom toe aan de feed, een API-sleutel verloopt. Vraag uw leverancier of zij wijzigingen vooraf aankondigen, en wie bij u die aankondiging leest.

    Leg ook vast waar de inloggegevens en sleutels staan, en op wiens naam. Een koppeling die draait op de API-sleutel van een oud-medewerker, stopt op de dag dat dat account wordt opgeheven. Hoe u een koppeling op lange termijn bijhoudt, staat in het artikel over een leverancierskoppeling onderhouden.

  6. 06

    Zo bouwt WebMaintor uw koppeling

    Wij beginnen met een intake waarin wij het overzicht maken: welke gegevens, welke richting, welk systeem leidend. Wij bekijken de documentatie van de andere kant en vragen zo nodig een testomgeving of testaccount aan. Daarna krijgt u een vaste prijs, en pas als u akkoord bent beginnen wij.

    • Bouwen en testen gebeurt op een kopie van uw shop, met testbestellingen die door de hele keten gaan.
    • De koppeling krijgt een logboek en meldingen bij fouten.
    • U krijgt het overzicht van gegevens en richtingen, en de broncode.

    Valt uw shop onder ons WooCommerce-onderhoud, dan houden wij de meldingen van de koppeling in de gaten en testen wij hem bij elke grote update. Wij werken alleen aan de WooCommerce-kant; het ERP zelf blijft bij uw eigen leverancier.

Kennisbank

Verder lezen

Meer voor webshops

Andere onderwerpen

Bol-koppeling Verkoopt u op bol en in uw eigen webshop? Met een goede koppeling deelt u één voorraad en komen de bol-bestellingen gewoon in WooCommerce binnen. Checkout aanpassen Minder overbodige velden, adres aanvullen op postcode en huisnummer, de juiste betaalmethoden: de afrekenpagina aangepast zonder dat er bestellingen sneuvelen. Abonnementen verkopen Koffie per maand, een box per kwartaal, een lidmaatschap: abonnementen in WooCommerce met terugkerende betalingen die blijven lopen, ook na een update. Boekingen verkopen Workshops, verhuur, rondleidingen of consulten: boekingen met tijdsloten en capaciteit in uw WooCommerce-shop, betaald in dezelfde checkout. Productconfigurator Maat, materiaal, kleur en extra's kiezen, met een prijs die meteen meerekent en een order waarin de werkplaats alles terugvindt. SEO voor uw webshop Categoriepagina's die als landingspagina werken, productpagina's die Google begrijpt en filters die geen duizenden overbodige adressen opleveren. Alles over WooCommerce-onderhoud Terug naar het overzicht
FAQ

Veelgestelde vragen

Is er niet gewoon een plugin voor mijn ERP?

Voor bekende pakketten vaak wel, en dan raden wij die eerst aan. Maatwerk is pas zinvol als de bestaande plugin niet doet wat u nodig heeft, of als het om een minder bekend systeem gaat.

Hoe vaak wordt de voorraad bijgewerkt?

Dat spreken wij met u af en hangt af van wat de andere kant toelaat. Sommige systemen sturen een wijziging direct door, andere leveren een bestand op vaste tijden. Hoe vaker, hoe kleiner de kans dat u iets verkoopt wat op is.

Wat als de koppeling uitvalt tijdens een drukke dag?

De webshop blijft bestellingen aannemen. De koppeling houdt bij wat niet is verstuurd en probeert het opnieuw. Lukt dat niet, dan krijgt u of uw onderhoudspartij een melding.

Vragen over uw webshop?

Vraag een gratis websitecheck aan. U ontvangt binnen één werkdag een helder rapport, zonder verplichtingen.

Gratis websitecheck +31 970 1028 0205
Reactie binnen 4 werkuren
WhatsApp