Bol koppelen aan WooCommerce: voorraad en bestellingen op één plek

1. Voorraad naar bol. Als in WooCommerce de voorraad verandert, door een verkoop, een retour of een nieuwe levering, wordt het aantal op bol bijgewerkt.
2. Bestellingen van bol naar WooCommerce. Een bol-bestelling verschijnt als gewone order in uw beheer, zodat u één lijst heeft om te picken en te verzenden.
3. Verzending terug naar bol. Als u de order verzendt, krijgt bol de melding met vervoerder en track-and-tracecode.
4. Annuleringen en retouren. Een klant die op bol annuleert of retourneert, moet ook in WooCommerce zichtbaar zijn, en de voorraad moet kloppen.

Daarnaast kan een koppeling aanbiedingen (prijs, levertijd, conditie) vanuit WooCommerce op bol zetten. Of u dat wilt, hangt af van hoe u werkt. Veel verkopers houden prijzen op bol bewust anders dan in hun eigen shop.

Dat klinkt als een technisch detail, maar het verklaart veel problemen. Een koppeling die het antwoord "ontvangen" opvat als "gelukt", denkt dat de voorraad op bol nul is, terwijl bol de wijziging om een of andere reden heeft afgewezen. De koppeling moet dus na een poos terugkijken, en bij een mislukking opnieuw proberen of alarm slaan.

Bol heeft een demo-omgeving om te testen of de koppeling de juiste berichten verstuurt. Een volwaardige testwinkel met echte bestellingen is er volgens de documentatie niet. Testen met echte orders gebeurt dus voorzichtig, op de live omgeving.

• Snel bijwerken. Een voorraadwijziging in WooCommerce gaat direct naar bol, niet pas bij een nachtelijke ronde.
• Bestellingen vaak ophalen. Hoe sneller een bol-bestelling in WooCommerce staat, hoe sneller de voorraad in uw eigen shop daalt.
• Een buffer. Bij producten waarvan u er maar een paar heeft, kunt u op bol een lager aantal tonen dan u echt heeft. Bij de laatste twee stuks staat bol dan al op nul.
• Eén voorraadbron. Werkt u ook met een kassasysteem of een magazijn, spreek dan af welk systeem de echte voorraad bijhoudt. Twee systemen die elkaar corrigeren, gaan vroeg of laat door elkaar lopen.

Klopt de voorraad in WooCommerce zelf niet, dan helpt geen enkele koppeling. Veelgemaakte fouten daarin staan in voorraadbeheer in WooCommerce.

• Zorg dat elk product dat u op bol verkoopt in WooCommerce een EAN heeft, en dat die op beide plekken gelijk is. Bol werkt met EAN's; zonder die code kan de koppeling producten niet aan elkaar knopen.
• Maak in het verkopersaccount van bol API-gegevens aan op een account van het bedrijf, niet op het persoonlijke account van een medewerker.
• Noteer welke producten u via Logistiek via bol verstuurt en welke zelf. Voor die eerste groep loopt de voorraad anders.
• Kijk hoe uw verzendkoppeling werkt. Komt de track-and-tracecode uit Sendcloud, MyParcel of PostNL, dan moet die code ook bij de bol-order terechtkomen. Zie Sendcloud of MyParcel voor de verschillen.

Maatwerk is zinvol als u een afwijkende werkwijze heeft, bijvoorbeeld bundels die op bol als één product staan maar in uw magazijn uit drie onderdelen bestaan. Hoe wij een koppeling op maat aanpakken, staat bij een koppeling met WooCommerce laten maken.

Daarna houden wij de koppeling in de gaten als onderdeel van het onderhoud van uw WooCommerce-shop: na elke update doen wij een testbestelling en controleren wij of de voorraad naar bol blijft gaan. Wilt u eerst overleggen? Stuur ons een bericht met hoeveel producten u op bol heeft en welke verzendkoppeling u gebruikt.