Verplichte gegevens op uw website: wat er volgens KVK en ACM moet staan

De footer van een bedrijfswebsite is zelden het spannendste deel van het ontwerp. Toch staat daar vaak precies wat de wet vraagt, of juist niet. We komen geregeld sites tegen zonder KvK-nummer, met het verkeerde btw-nummer, of met alleen een contactformulier en geen e-mailadres. Dit artikel is een checklist van de verplichte gegevens op uw website, gebaseerd op wat de KVK, de Autoriteit Consument en Markt (ACM) en de Belastingdienst er zelf over schrijven. Het is geen juridisch advies; bij twijfel over uw eigen situatie laat u zich adviseren.

Waar de verplichtingen vandaan komen

Er zijn twee hoofdbronnen. De eerste is de regel uit het handelsrecht dat uw KvK-nummer op uw zakelijke communicatie moet staan. De KVK schrijft op haar site dat het KVK-nummer volgens de wet op brieven, offertes, facturen, uw website en zakelijke e-mails moet staan. De tweede is artikel 3:15d van het Burgerlijk Wetboek, dat geldt voor wie diensten via internet aanbiedt. Daarin staat welke gegevens over uw bedrijf makkelijk en permanent te vinden moeten zijn. De ACM houdt toezicht op die regels richting consumenten.

De checklist

1. Uw naam

• De naam waaronder u bij de KVK staat ingeschreven. Gebruikt u een handelsnaam die anders is dan de statutaire naam van uw bv, vermeld dan beide.

2. Uw KvK-nummer

• Het nummer van acht cijfers uit het Handelsregister. Volgens de KVK geldt de plicht niet voor verenigingen en stichtingen zonder onderneming, verenigingen van eigenaars, de overheid en kerkgenootschappen. Een stichting die wel een onderneming heeft, valt er dus wel onder.

3. Uw adres

• Het vestigingsadres: het adres waar uw bedrijf daadwerkelijk wordt gerund. De ACM noemt dat bij online verkoop uitdrukkelijk; een postbus alleen is niet genoeg.
• Bij een bv of nv ook de statutaire vestigingsplaats, volgens het ondernemersloket van de overheid (business.gov.nl).

4. Hoe men u bereikt

• Een e-mailadres. Artikel 3:15d BW noemt het elektronische postadres met zoveel woorden. Een contactformulier alleen voldoet daar niet aan.
• Een telefoonnummer of een andere manier om snel en direct contact te krijgen. De ACM noemt het telefoonnummer in haar overzicht voor online verkoop.

5. Uw btw-identificatienummer

• Verkoopt u producten of diensten online, dan hoort uw btw-id op de site. Zowel de KVK als het Ondernemersplein van de overheid noemen de website als plek voor dit nummer.

6. Vergunning, toezicht en beroep

• Heeft u voor uw werk een vergunning nodig, dan vermeldt u de gegevens van de toezichthouder. Oefent u een gereglementeerd beroep uit, zoals advocaat, notaris of bepaalde zorgberoepen, dan horen ook uw beroepsorganisatie, uw titel en de beroepsregels erbij. Dat volgt uit hetzelfde artikel 3:15d BW. Uw beroepsorganisatie weet precies wat er voor uw vak moet staan.

7. Geschillencommissie

• Bent u aangesloten bij een geschillencommissie, dan vermeldt u dat. De ACM noemt dit in haar overzicht van bedrijfsgegevens.

Het verschil tussen btw-id en omzetbelastingnummer

Dit is de fout die we het vaakst zien bij eenmanszaken. Sinds 1 januari 2020 heeft een eenmanszaak twee nummers. Het btw-identificatienummer gebruikt u naar buiten: op facturen, offertes en uw website. Het omzetbelastingnummer is alleen voor contact met de Belastingdienst. Volgens de KVK staat in dat omzetbelastingnummer uw burgerservicenummer. Wie het verkeerde nummer in de footer zet, publiceert dus zijn BSN. Beide nummers vindt u in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Werkt u vanuit huis?

Veel zzp’ers willen hun woonadres liever niet op internet. De KVK biedt eigenaren van een eenmanszaak de mogelijkheid om het bezoekadres in het Handelsregister te laten afschermen, ook als dat het woonadres is. U moet dan wel een openbaar postadres opgeven dat niet uw woonadres is. De KVK wijst er zelf op dat afschermen weinig zin heeft als hetzelfde adres gewoon op uw website of in bedrijvengidsen staat.

Hoe dat zich verhoudt tot de plicht uit artikel 3:15d BW om een vestigingsadres te vermelden, is een vraag waar de bronnen geen eenduidig antwoord op geven. Verkoopt u aan consumenten en twijfelt u, vraag het dan na bij de KVK of een jurist voordat u uw adres weghaalt.

Waar zet u het neer?

De gegevens moeten makkelijk vindbaar zijn. Het simpelst is de footer, die op elke pagina staat, aangevuld met een contactpagina met alles bij elkaar. De ACM noemt de footer of een kopje “Contact” of “Bedrijfsgegevens” als logische plek. Verstop het niet in de algemene voorwaarden of in een pdf.

Zet het KvK-nummer ook in de handtekening van uw zakelijke e-mail, want ook die valt onder de regel.

Wat er nog meer bij een website hoort

Naast bedrijfsgegevens zijn er andere verplichtingen die met uw site te maken hebben, zoals een privacyverklaring als u persoonsgegevens verwerkt (en dat doet u al met een contactformulier). Hoe u die opstelt, leest u in een privacyverklaring voor uw website opstellen. Gebruikt u cookies of scripts van anderen, dan komt ook de vraag of u een cookiemelding nodig heeft op tafel. Heeft u een webshop, dan gelden er nog meer regels over prijzen, bedenktijd en de bestelknop; die staan in het overzicht van wettelijke eisen voor webshops.

Snelle controle van uw eigen site

1. Open uw site op een willekeurige pagina en scrol naar beneden. Ziet u naam, adres, e-mail, telefoon, KvK-nummer en btw-id?
2. Begint het btw-nummer met NL en eindigt het op B gevolgd door twee cijfers? Dan is het waarschijnlijk uw btw-id.
3. Klopt de naam precies met uw inschrijving bij de KVK?
4. Is het adres nog actueel na uw laatste verhuizing?
5. Staan de gegevens ook in uw e-mailhandtekening?

Bij een nieuwe website meteen goed

Voor een starter is dit het moment om het één keer goed te regelen. Bij een nieuwe site zetten wij de bedrijfsgegevens op één centrale plek, zodat ze overal tegelijk kloppen en u ze bij een verhuizing op één plek aanpast. Wat een nieuw bedrijf verder nodig heeft, leest u bij een website laten maken als starter.