De meeste ondernemers denken bij een website aan één bedrag: wat het kost om hem te laten maken. Dat bedrag wordt onderhandeld, goedgekeurd en betaald, en daarna is het onderwerp klaar. Uw budget voor een website verdelen betekent echter dat u vooraf nadenkt over de jaren erna, want een site die niemand onderhoudt, verliest binnen twee jaar een deel van zijn waarde.
Dit stuk gaat over die verdeling. Niet met vaste bedragen, want die verschillen te veel per bedrijf, maar met de vraag waar uw geld naartoe hoort en waar u het beter niet aan uitgeeft.
Waar het geld normaal gesproken heen gaat
Een websiteproject bestaat grofweg uit vijf soorten kosten:
- Eenmalig bouwen. Ontwerp, opbouw, teksten, foto’s, koppelingen en de oplevering.
- Vaste jaarlijkse kosten. Domeinnaam, hosting, SSL-certificaat en licenties voor betaalde plugins of een thema. Deze lopen door of u nu iets doet of niet.
- Technisch onderhoud. Updates, back-ups, beveiliging, foutmeldingen oplossen.
- Doorontwikkeling. Nieuwe pagina’s, aanpassingen aan wat niet werkt, een extra functie.
- Marketing. Advertenties, vindbaarheid, content.
In veel offertetrajecten wordt alleen de eerste post besproken. De tweede staat er ergens klein bij, de derde wordt als optioneel abonnement aangeboden en de vierde en vijfde komen pas ter sprake als het budget al op is. Dat is de kern van het probleem: het geld is uitgegeven voordat de site iets heeft opgeleverd.
Waarom een dure bouw zonder onderhoud slecht uitpakt
Een website is geen brochure die u laat drukken en die vijf jaar in de kast ligt. Het is software die op andere software draait, en die omgeving verandert continu.
Concreet: WordPress komt met nieuwe versies, plugins worden bijgewerkt of juist niet meer onderhouden, PHP-versies lopen af bij uw hoster, en browsers stellen andere eisen. Doet u niets, dan gaat het niet meteen stuk, maar de kans op storingen loopt op en de kosten om het achterstallige werk in te halen ook. Waar dat toe leidt, staat in de case over een site die twee jaar zonder beheerder stond.
Daar komt bij dat een site die niemand aanpast, ook niet beter wordt. De eerste versie van een website is altijd een aanname over wat bezoekers willen. Pas na een paar maanden ziet u waar mensen afhaken. Als er dan geen budget meer is, blijft die aanname staan.
Een werkbare manier om uw budget voor uw website te verdelen
Er bestaat geen formule die voor iedereen klopt. Wel een aantal vragen die de verdeling voor uw situatie bepalen.
- Hoeveel omzet loopt er via de site? Bij een webshop waar alles binnenkomt, mag het onderhoudsdeel fors zijn. Bij een visitekaartjessite van een lokale dienstverlener is dat overdreven.
- Wat gebeurt er als de site een dag stilstaat? Is dat vervelend of kost het direct geld? Dat verschil bepaalt hoeveel u aan monitoring en snelle hulp wilt uitgeven.
- Hoe vaak verandert uw aanbod? Een bedrijf dat elk kwartaal nieuwe diensten of producten heeft, heeft doorlopend werk. Een bedrijf dat al tien jaar hetzelfde doet, veel minder.
- Wat kunt u zelf? Teksten aanpassen en nieuws plaatsen is voor de meeste mensen goed te doen. Dat scheelt echt geld en het gaat sneller.
- Hoeveel maatwerk zit erin? Hoe meer koppelingen en maatwerkcode, hoe meer er kan breken bij een update, en hoe hoger de vaste onderhoudslast.
Een verstandige denkregel: als u een bedrag voor de bouw in gedachten heeft, houd dan bewust een deel achter voor de eerste twaalf maanden na oplevering. Niet omdat er iets mis is met de bouw, maar omdat dat de periode is waarin u leert wat er nog moet gebeuren. Een site die op de dag van oplevering het hele budget heeft opgesoupeerd, is een site die daarna een jaar stilstaat.
Waar u op kunt besparen zonder spijt
Niet alles wat wordt aangeboden, is nodig. Dingen waar u vaak op kunt snijden:
- Een volledig uniek ontwerp. Een goed opgezet thema met uw eigen huisstijl erin is voor veel bedrijven ruim voldoende en scheelt aanzienlijk.
- Functies waarvan u nu al twijfelt of u ze gebruikt. Een klantportaal, een boekingsmodule of een uitgebreide zoekfilter kunt u later toevoegen als blijkt dat er vraag naar is. Elke functie die u niet bouwt, hoeft u ook niet te onderhouden.
- Meertaligheid die u niet bijhoudt. Een halfvertaalde site is slechter dan een site in één taal.
- Dure hosting die u niet nodig heeft, maar let op: te goedkope hosting kost u elders meer. De afweging staat in het artikel over de echte kosten van goedkope hosting.
Waar wij niet op zouden besparen: back-ups die buiten de server staan, een fatsoenlijke laadsnelheid en het bijhouden van updates. Dat zijn de drie posten waar besparen bijna altijd later duurder uitvalt.
Reken ook met wat u zelf investeert
Een post die zelden in een begroting staat, is uw eigen tijd. Teksten schrijven, foto’s aanleveren, meedenken over de opzet en feedback geven: dat kost bij een gemiddeld project een aanzienlijk aantal uren van iemand binnen uw bedrijf.
Neem dat mee in de afweging. Kiest u voor een goedkopere partij die minder meedenkt, dan verschuift dat werk naar u. Dat kan een prima keuze zijn als u de tijd heeft, en een slechte als u die niet heeft.
De verdeling die het langst meegaat
Wat wij in de praktijk zien werken: bouw wat u nu nodig heeft, niet wat u over drie jaar misschien wilt. Houd een deel van het budget vrij voor de periode na de oplevering. En kies een vaste, voorspelbare vorm voor het technische onderhoud, zodat die post niet elk jaar opnieuw ter discussie staat.
Wat zo’n vaste vorm kost, hangt af van de omvang van uw site en van wat u zelf doet. Een indicatie per bedrijfstype vindt u op onze pagina met onderhoudspakketten en wat erin zit, maar het is verstandiger om die naast twee of drie andere partijen te leggen dan om ergens meteen ja op te zeggen.
Concrete volgende stap: pak uw laatste websitefactuur erbij en zoek uit wat u in de twaalf maanden daarna nog aan uw site heeft uitgegeven. Is dat vrijwel niets, dan weet u waar uw budget de volgende keer anders moet.
