Vraag een willekeurige ondernemer waar zijn website draait en u krijgt verrassend vaak hetzelfde antwoord: “dat regelt mijn webbouwer”. Zolang die webbouwer bereikbaar is en netjes werkt, is daar weinig mis mee. Het wordt pas een probleem op het moment dat u hem nodig heeft en hij er niet is. Toegang tot domein en hosting is dan geen technisch detail meer, maar de sleutel tot uw eigen bedrijfsmiddelen.
Dit artikel is een checklist. Geen theorie over DNS of nameservers, maar een lijst met dingen die u opzoekt, vastlegt en één keer per jaar controleert. Reken op een uur werk, en op een paar telefoontjes als er iets niet blijkt te kloppen.
Waarom dit ertoe doet
Uw website bestaat uit drie losse onderdelen die vaak bij drie verschillende partijen liggen: de domeinnaam, de hosting waar de bestanden en de database staan, en de e-mail. Ze werken samen, maar ze zijn los te verplaatsen en los te verliezen.
De situaties waarin dat pijn doet, komen vaker voor dan u denkt:
- Uw bureau stopt ermee, wordt overgenomen of neemt de telefoon niet meer op.
- U wilt overstappen naar een andere partij en krijgt geen medewerking.
- De site ligt eruit op zaterdagochtend en u kunt zelf niets nakijken.
- De verlengfactuur van het domein gaat naar iemand die er niet meer werkt.
- U verkoopt uw bedrijf en de koper vraagt om de overdracht van uw online bezittingen.
In vrijwel al die gevallen is het probleem niet de techniek maar de administratie. Wie kan inloggen, en op wiens naam staat het?
De checklist voor toegang domein en hosting
Werk deze punten één voor één af. Noteer per punt de partij, de inlognaam en waar het wachtwoord staat.
- Zoek op waar uw domein geregistreerd staat. Een whois-opvraging op uw domeinnaam laat de registrar zien. Bij een .nl-domein toont SIDN ook de houder. Staat daar uw bedrijfsnaam, of die van iemand anders?
- Controleer de tenaamstelling. Dit is het belangrijkste punt van de hele lijst. De houder van het domein is juridisch de baas over die naam. Staat er een andere partij, vraag dan om een verhuizing van de tenaamstelling naar uw bedrijf.
- Zorg dat u zelf een account bij de registrar heeft waarmee u de vervaldatum en de contactgegevens kunt zien. Alleen een factuur ontvangen is niet hetzelfde als toegang hebben.
- Kijk welk e-mailadres bij de registrar als contactpersoon geregistreerd staat. Zet er een adres neer dat blijft werken, dus niet een adres op het domein zelf en niet dat van een oud-medewerker.
- Zoek uit bij welke partij uw hosting draait. Vaak staat dat in een jaarfactuur. Zo niet, dan geeft de partij achter uw IP-adres een aanwijzing.
- Vraag om een eigen account op het hostingpaneel. DirectAdmin, cPanel, Plesk of een eigen omgeving: welk paneel het ook is, u hoort een eigen login te hebben. Sommige bureaus werken met resellerpakketten waar dat lastiger ligt; vraag dan schriftelijk om te bevestigen dat u op verzoek een eigen omgeving krijgt.
- Leg vast waar de DNS wordt beheerd. Dat kan bij de registrar zijn, bij de hosting, of bij een tussenpartij als Cloudflare. Wie de nameservers beheert, bepaalt waar uw verkeer naartoe gaat.
- Regel toegang tot uw e-mail apart. Draait uw mail bij Microsoft 365 of Google Workspace, zorg dan dat er een beheerdersaccount op uw eigen naam bestaat. Wat er bij die keuze komt kijken, staat in het overzicht van zakelijke e-maildiensten.
- Zorg voor een beheerdersaccount in WordPress zelf op uw eigen e-mailadres, met een sterk en uniek wachtwoord.
- Bewaar alles in een wachtwoordmanager, niet in een spreadsheet en niet in uw mailbox. Zet er een noodtoegang op voor een tweede persoon binnen uw bedrijf.
Hoe u controleert of het echt werkt
Een genoteerd wachtwoord is nog geen werkende toegang. Test het daarom een keer, op een rustig moment.
Log in bij de registrar en kijk of u de vervaldatum ziet. Log in op het hostingpaneel en kijk of u de bestanden en de database ziet staan. Log in op WordPress met uw eigen account en controleer of u de rol beheerder heeft. Duurt dat samen tien minuten en komt u overal binnen, dan bent u klaar.
Loopt u ergens vast, dan is dat precies de informatie die u zocht. Los het nu op, niet op het moment dat er iets kapot is. En noteer meteen of er tweestapsverificatie op de accounts staat en waar de codes vandaan komen, want een wachtwoord zonder de bijbehorende authenticatie-app helpt u niet verder.
Wat u redelijkerwijs mag vragen aan uw bureau
Er bestaat soms terughoudendheid bij bureaus, en niet altijd uit onwil. Een klant die zelf in het hostingpaneel gaat rommelen, kan schade aanrichten die het bureau daarna moet herstellen. Dat is een reëel bezwaar.
Een werkbaar compromis: u krijgt de toegang en de tenaamstelling, maar spreekt af dat u niets wijzigt zonder overleg. U heeft dan de sleutel in handen zonder dat er dagelijks aan de knoppen wordt gedraaid. Weigert een partij dit categorisch, dan is dat op zichzelf informatie. Wat u dan kunt doen, leest u in de uitleg over eigendom van een website.
Een voorbeeld: een schildersbedrijf uit Twente wilde overstappen naar een andere partij en ontdekte dat het domein op naam van de oude bouwer stond, met diens e-mailadres als contact. De verhuizing kostte uiteindelijk drie weken en een aangetekende brief. Met de tenaamstelling vooraf goed geregeld was het een kwestie van een verhuiscode geweest.
Eén keer regelen, jaarlijks controleren
Dit is geen doorlopende taak. U doet het één keer goed en zet daarna een jaarlijkse herinnering in uw agenda om te controleren of de gegevens nog kloppen: staat het domein nog op uw naam, werkt het contactadres nog, en zijn de accounts van vertrokken medewerkers ingetrokken.
Bij partijen die het beheer van sites doen, hoort dit overzicht bij de basis. Wij leggen bij WebMaintor per site vast waar domein, hosting en mail staan, juist omdat het bij een storing scheelt of u binnen twee minuten of binnen twee dagen bij de juiste partij bent. Dat hoort wat ons betreft gewoon bij dagelijkse ondersteuning op uw WordPress-site, ongeacht wie die levert.
Concrete volgende stap: zoek nu uw eigen domeinnaam op via een whois-dienst en kijk naar de houder. Klopt die naam niet, dan weet u meteen wat er vandaag geregeld moet worden.
